DOT: Suunnittelupäivien evoluutio

Yliopiston ensimmäiset jakson suunnittelupäivät järjestettiin 28.–29. syyskuuta 2022. Tai jos SAFeksi käännetään: ensimmäisen inkrementin PI Planning -tilaisuus pidettiin tuolloin. Tätä kirjoittaessa takana on jo kolme suunnittelusessiota ja kokemus on karttunut huimasti matkan varrella.

Jakson 1 suunnittelu

Ensimmäisiin suunnittelupäiviin valmistautuminen käynnistyi heti kesälomilta palattua. Järjestettävänä oli itse suunnittelutilaisuuden lisäksi myös SAFe for Teams -koulutus suunnittelupäiviin osallistuville. Hyvänä tukena työssä meillä oli ulkopuolinen SAFe-konsultti, jolta saatiin hyvä runko valmistautumiseen ja pohdiskelun apua.

Tähän ensimmäiseen suunnitteluun mukaan tulivat tutkimuksen ja yliopistopalveluiden digikehityskokonaisuudet: 39 kehityskokonaisuutta (epicciä) tohtorikoulun hakujärjestelmän uudistuksesta tiedonhallintamalliin, monimenetelmäiseen tunnistamiseen (MFA) ja asianhallintajärjestelmä Astan käyttöönottoon. Kuvaavaa on, että vaikka kouluttamisen kehityskokonaisuudet eivät vielä olleet mukana, niin siitä huolimatta Peppi ja Digivisio 2030 olivat jo listalla. Kehityskokonaisuudet ovat monesti niin läpileikkaavia, etteivät ne esimerkiksi digipalveluissa kosketa vain yhtä toimintoa, vaan – niin kuin tässäkin näkyy – jakautuvat monelle eri toiminnolle.

Suunnittelupäiviin siis valmisteltiin tuo kehityskokonaisuuksien listaus. Käytännössä homma etenee niin, että digipalveluiden palvelupäälliköt yhdessä omistajien (business owner eli toimialojen johto ja asiantuntijat) kanssa käyvät läpi, mitä tekemistä jaksoon olisi tulossa ja sitten keskustellaan näiden prioriteeteistä. Listat kerätään aluksi toiminnoittain (tutkimus, yliopistopalvelut) ja sitten digipalveluiden joryssä muodostetaan näistä vielä yksi yhteinen lista. Tämä tarvitaan siksi, että tekemiset tosiaan limittyvät ja lomittuvat ja yhden työntekijän tehtävälistalla voi olla tekemistä eri toiminnoista – kiireen koittaessa on työntekoa helpottaa, kun tietää jo valmiiksi, mikä on tehtävien prioriteettijärjestys.

Mitä muuta tätä kaksipäiväistä tilaisuutta varten tarvittiin? Ihmiset! Suunnitteluun tarvittavien ryhmien muodostaminen oli ihan oma pähkinänsä purtavaksi, koska meillä on tyypillistä, että sama henkilö tekee töitä useampaan kehityskokonaisuuteen. Muutaman henkilön osalta päädyttiin lopulta siihen lopputulokseen, että he kuuluvat useampaan ryhmään. Ei muuten ollut ensimmäinen kerta, kun kloonauskoneelle olisi ollut käyttöä.

Lisäksi tarvittiin tila. Yrittäkääpä löytää kesken lukuvuoden molempina päivinä samana pysyvä tila, johon mahtuu 40 henkilöä, jossa on yhteinen tila, mutta myös monta pienempää vetäytymistilaa ryhmätyöskentelyä varten, seinäpinta-alaa ja näyttöjä… Kun kehityskokonaisuudet, ihmiset ja tila olivat lopulta järjestyksessä, tarvittiin vielä aikataulu, tarjoilut ja puheenvuorot… muun muassa. Hienoa oli, että saimme rehtorin mukaan pitämään avauspuheenvuoron!

Tämä ensimmäinen suunnittelu päädyttiin järjestämään ihan ei-sähköisillä työvälineillä. Toimistotarvikevarasto siis tyhjeni tusseista, tarralapuista ja fläppitauluista. Paperinen suunnittelu toimi näin ensimmäisellä kerralla, koska menetelmä oli niin helpompi hahmottaa, mutta nopeasti kuitenkin heräsi kaipuu sähköiseen maailmaan: ”Pitääkö tää nyt kirjoittaa uudestaan koneelle?”, ”Miten näitä seurataan jakson aikana, kun laput jäi sinne saliin?”, ”Tää olis helpompi jakaa sähköisenä”.

Kaiken kaikkiaan ensimmäinen suunnittelu meni innostuneissa merkeissä ja vaikka se aikamoista opettelua ja häsläystä olikin, suunnitelmat saatiin tehtyä.  Yksi suuri saavutus oli, että suunnittelun aikana huomattiin – nyt onneksi jo etukäteen – syntymässä olevia ongelmatilanteita, kuten se, että yhtä henkilöä tarvittaisiin kolmessa eri tehtävässä ja aikaa on vain yhteen (kloonauskone…). Omistajien kanssa käytyjen priorisointikeskustelujen ja tehtävien uudelleen jakamisen jälkeen tähänkin onnistuttiin löytämään ratkaisu. Ratkaisu löydettiin myös kateissa olevaan ilmastointiin (kiitos tilapalveluille nopeasta reagoinnista!) ja uhkaavaan kahvipulaan. Jälkitunnelmat päivien päättyessä olivat väsyneet mutta toiveikkaat: vaikka kehittämistä vielä riittää, niin kyllä tämä kokeilemisen arvoinen toimintamalli tuntuisi olevan.

Jakson 2 suunnittelu

Toiseen jakson suunnittelupäiviin saavuttiin luottavaisemmin mielin, olimmehan jo kokeneita SAFeilijoita. Valmistautuminenkin oli ollut suoraviivaisempaa, kun edellisen kierroksen pohjalta oli jo muodostunut runko tekemiselle: kerätään kehityskokonaisuudet, tehdään niistä priorisoitu lista ja käsitellään se hallintoryhmässä. Tällä kertaa kuitenkin huomasimme, että kehityskokonaisuuksia oli listalla reippaasti yli sata, kun mukaan tähän jaksoon tulivat aiempien lisäksi myös koulutuksen ja henkilökohtaisen IT:n digikehityskokonaisuudet. Vaikka myöhemmin lopulliseksi lukemaksi osoittautui 83 kehityskokonaisuutta, niin esittelepä tällainenkin määrä hallintoryhmässä parissakymmenessä minuutissa…

Suunnittelemassa meillä oli tällä kerralla reilut 60 henkilöä, ainakin digipalveluista, koulutuksen toimialalta, tutkimuksen toimialalta, kirjastosta, henkilöstöpalveluista ja asiakirjapalveluista. Näistä muodostui 12 ryhmää, joita nyt siis kutsuttiin ryhmiksi eikä tiimeiksi. Sanastoa oli selkeytetty tähän suunnitteluun, koska tiimi-sana sekoittui edellisellä kerralla muihin organisaation tiimeihin, jotka eivät kuitenkaan olleet suunnittelussa mielekkäitä ryhmiä. Puhuttiin myös sprinteistä sen sijaan, että edellisen kerran tapaan olisi puhuttu sekaisin iteraatioista ja sprinteistä.

Ilmeet tällä toisella suunnittelukerralla olivat tuimemmat ja tunnelmakin välillä kiristyi, kun puheenvuorot venyivät, tilan ilmanvaihto ei riittänyt näin isolle porukalle ja sähköisten työvälineiden opettelu hidasti tekemistä. Toimintaa ei varmasti auttanut sekään, että osa porukasta tutustui SAFeen vasta tässä tilaisuudessa ja avainhenkilöitä oli etäyhteyden päässä. Palautetta saatiinkin sitten ruhtinaallisesti, toista sataa kehitysideaa. Kahvia sentään oli viime kerrasta oppineena onnistuttu tilaamaan tarpeeksi (ravintolalle lähti tilaus ”kahvia pienelle armeijalle”) ja tällä kertaa ohjelmassa oli myös taukoja…

Suunnitelma saatiin tälläkin kerralla kaikesta huolimatta aikaiseksi, kokonaisaikataulussa pysyttiin ja tälläkin kerralla saatiin ennalta ehkäistyä tuloillaan olleita ongelmia. Prosessi oli aiemmin osallistuneille jo tutumpi ja odotukset selkeämmät, mutta päälimmäiseksi anniksi kyllä ainakin omassa mielessä tästä suunnittelusta jäi kirkas näkemys siitä, mikä kaikki pitäisi saada kuntoon ennen kuin seuraavan kerran kokoontuisimme näissä merkeissä.

Jakson 3 suunnittelu

Kolmas kerta toden sanoo. Kolmanteen jaksoon tullessa oli kovat paineet saada suunnitteluun osallistuville järjestettyä mukava tilaisuus. Ei uusia työvälineitä, selkeämmät ohjeistukset, väljempi aikataulu, napakammat puheenvuorot (ja muutakin kuin vain vegaanista tarjottavaa). Vähän suorastaan pelotti, että miten käy, kun päätimme kokeilla suunnittelua täysin ilman program boardia (uudelta nimeltään ART planning boardia) eli näitä tämän jutun kuvissakin näkyvää digijunan suunnittelutaulua.

Jotta suunnitteluun käytettävä aika saatiin maksimoitua, kaikki muu ohjelma minimoitiin. Mitä jäi jäljelle? Alustuspuheenvuorot koettiin tarpeelliseksi, koska yhdessä tässä kuitenkin on tarkoitus asioita tehdä ja on tarpeellista tietää vähän siitäkin, mitä muutkin ovat tekemässä. Samoin junakuski piti oman puheenvuoronsa, jossa käytiin läpi suunnittelupäivien kulkua, työkaluja ja muita huomioitavia asioita. Loppupäivä olikin suunnittelua ryhmien omaan tahtiin, ainoana väliohjelmanumerona puolen päivän aikaan ryhmien koordinaattorien (joita ei siis kutsuta nimellä Scrum Master) tilannekatsaus. Päivä päättyi siihen, että kokoonnuttiin saliin käymään läpi alustavat suunnitelmat. Oli iloinen yllätys, että paikalle saapui valtaosa suunnittelupäivien osallistujista (ja osa lisäksi etänä), vaikka osallistumista edellytettiin vain ryhmien valitsemalta edustajalta ja oman ryhmän suunnitelmien esittelyn aikana muiltakin ryhmäläisiltä. Toinen suunnittelupäivä eteni melko tavalla samalla kaavalla. Lämmöllä edelleen muistelen sitä, kun aamulla saavuin paikalle ja jo kaukaa kuului kahvipöydistä iloista puheensorinaa. Näin etätyöhön painottuneena aikana tuo laittoi ajattelemaan, että tällaiset jakson suunnittelupäivät ovat oikeastaan aivan mainio tilaisuus työyhteisön ja yhteisöllisyyden näkökulmasta: siellä on hyvä mahdollisuus olla yhdessä ja laatia suunnitelmia yhdessä työkaverien kanssa, tutustua uusiin työkavereihin yhteisen tekemisen kautta ja keksiä ja oppia ihan uutta satunnaisten käytäväkeskustelujen johdosta.

Tehdyt muutokset kannattivat. Näin jälkikäteen päällimmäisenä sanana päivistä tulee mieleen ”rauha”. Tekeminen oli rutinoitunut hyvässä mielessä. Nyt tiedettiin, mitä ollaan tekemässä ja mitä pitää mihinkin mennessä saada tehtyä. Työskentelytilat ja kehityskokonaisuuksien featuret/tavoitteet oli valmisteltu etukäteen, mikä mahdollisti suunnittelun vauhdikkaan liikkeellelähdön, saman tien itse asiaan pääsyn. Työvälineet olivat tuttuja ja niiden käyttämiseen oli löydetty hyviä, yhteisiä käytäntöjä. Aikaa oli tarpeeksi suunnitteluun (vaikka ainahan sitä saisi enemmänkin olla) ja leppoisaan yhdessäoloonkin. Kehitettävää toki löytyi tälläkin kertaa ja hyvä niin: seuraavalla kerralla olemme tiiviimmin samoissa tiloissa emmekä ympäri rakennusta, ja kokeilemme sitä, että suunnittelupäivien välissä on yksi päivä ajatuksena, että sitä voi käyttää juoksevien asioiden hoitamiseen ja tarvittaessa suunnitelmien tarkentamiseen. Yhä edelleen myös mietimme, millä keinoin saisimme houkuteltua mukaan enemmän omistajia eli mikä tekisi tilaisuuden heille mielekkäämmäksi. Digipalvelujen kehittäminen kun on yhteistyötä ja parhaat ratkaisut löytyvät keskustelemalla, yhteisen ymmärryksen myötä.