Jakso 8: kohti kesää hyvässä yhteistyössä

10.6.2024 Elina Toivanen

Lähestyvä loma-aika näkyi suunnittelupäivillä 50 kehityskokonaisuuteen lyhentyneellä listalla. Makkaransyönti- ja lomasuunnitelmien oheen mahtui myös liuta kesän aikana edistettäviä asioita. Liekö seurausta auringosta tai lyhyemmästä tehtävälistasta, kaikkiaan tuntui siltä, että tunnelma oli tällä kertaa erityisen rento ja aikaa jäi myös tutustumisiin ja syventäviin keskusteluihin. Lisäksi huomattiin, että asiat ottivat spurttia jo suunnittelupäivien aikana, kun asioita sai jouhevasti edistettyä kaikkien, niin digipalvelulaisten kuin asiaomistajienkin, ollessa paikalla – kiva oli tehdä hommia yhdessä!

Tässä suunnittelijoilta kerättyjä terveisiä seuraavasta jaksosta:

Huolehditaan, että järjestelmät pysyvät kunnossa lomienkin aikana (tähän liittyen heitettiin vertaus häivehävittäjiin: näkymättömyys on onnistuminen – eli kun kaikki toimii, kukaan ei kiinnitä siihen huomiota). Huomio kiinnittyy tänä kesänä erityisesti rajapintoihin niiden hallintajärjestelmän uusimisen myötä – ilman rajapintoja iso osa yliopiston järjestelmistä lakkaisi toimimasta.
Syksyllä otetaan käyttöön sähköiset todistukset ja siihen liittyen organisaatiokortit odottavat jo jakeluaan – pitäkää hyvää huolta aktivointikoodeistanne kesän ajan! Syksyllä koulutuksen toimiala järjestää koulutusta näiden käyttöön.
Jatkuvaa oppimista lähdetään kehittämään viestintävetoisesti, sillä on saatu paljon palautetta, ettei se ole tarpeeksi hyvin näkyvillä
Prosessien sähköistäminen ja automatisointi keskusteluttaa monella taholla – keskitetyn ratkaisun hankkimista vauhditetaan mahdollisuuksien mukaan, tarve on kova.
Organisaatiotietojen käyttöönotto tutkimustietojärjestelmässä on ollut iso rutistus ja toivottavasti päästään juhlimaan sen onnistumista – tämäkin näitä yliopistolaisille tässä vaiheessa melko näkymättömiä asioita, joilla luodaan pohja mukaville uusille asioille jatkossa
Tila/huonetietoja tarvitaan useammassa järjestelmässä. Yliopiston moninaiset tilavarausjärjestelmät aiheuttavat turhautumista taholla jos toisellakin.
Kumppanuuksienhallintajärjestelmän käyttöönotto lähestyy ja siihen liittyvät projektit lähtevät myös kunnolla käyntiin. Uusi verkkolahjoituspalvelu voi luoda uusia mahdollisuuksia esim. varainhankinnan kampanjoihin.
Tiedonhallintamallin työstössä otetaan pieniä askeleita eteenpäin.
Asiointipalvelun eteenpäin saaminen lämmittää mieltä – sitä on odotettu pitkään.

Lisäksi kerrottiin terveiset, että uusi kemikaalitietokanta on käytössä ja vaikuttaa toimivan hyvin – palaute on ollut positiivista. Pyydettiin välittämään kiitokset käyttäjille ja seläntaputukset onnistuneesta käyttöönotosta kaikille siihen osallistuneille ympäri yliopiston! 😊

Jakson 8 suunnitelma

✅ = uskotaan, että saadaan valmiiksi; ⚡ = epävarmuuksia; ⛔ = ei toteudu tässä jaksossa

ID	Epic	Featuret	Tavoitteet/hyöty
0	Digiohjelma	✅ Tekoäly- ja oppimisanalytiikka-ohjaus- ja -työryhmien toiminnan käynnistys ✅ Digipalveluiden visiotyö käynnistetty ✅ Suunnittelupäivien kehittäminen: tapaaminen JYU:n SAFe-porukoiden kanssa	Tekoälyn ja oppimisanalytiikan ryhmät tavanneet ensimmäiset kerrat ja muodostettu hahmotus etenemisestä. Muodostettu näkemys siitä, mitä digitalisaationäkökulmasta olisi tarpeen saada kirjattua stragegian toimenpideohjelmaan.
1	API Gateway uudistus	✅ testin viimeistely ✅ rajapintojen kirjaaminen testiympäristöön ✅ tuotannon asennus ✅ rajapintojen kirjaaminen tuotantoympäristöön ✅ liikenteen siirto ja käyttäjien kontaktointi ⚡ UTU-kirjautuminen hallintaan ja developer portaliin ⚡ ohjeiden kirjoittaminen Intraan yms.	Jos ei tehdä, yliopiston rajapinnat ja sen myötä iso osa järjestelmistä lakkaa kesäkuussa toimimasta
2	Sähköisen tutkintotodistuksen käyttöönotto	✅ Organisaatiokorttien, kortinlukijoiden ja allekirjoituksessa tarvittavien ohjelmistojen hallinnointi ja jakelu allekirjoittajille ✅ Arkistointegraation testaus ja toiminnan varmistaminen ✅ Ensimmäisten sähköisten todistusten myöntämisen tuki	Tutkintotodistusuudistus valmiiksi
3	ALV prosentti muuttuu. Tarkistettava, että järjestelmät pystyvät käsittelemään desimaaleja alveissa	✅ Huolehditaan, että on käyty läpi kaikki järjestelmät, joissa käsitellään alveja ja tehty tarvittavat toimenpiteet, jotta toiminta jatkuu ALV-muutoksen jälkeenkin	Lainmukaisuus, toimintavarmuus
4	AbloyOs Medisiinan päivitys	⛔ Toimittaja vaihtuu, tuote pysyy samana, mutta migroidaan uuden toimittajan palvelimelle – pallo toimittajalla, tuskin valmistuu
5	MFA kaikkiin järjestelmiin	✅ Käyttöönotto eri järjestelmiin ✅ MFA-keinojen poisto itsepalveluna ✅ Uuden VPN-ratkaisun etsiminen ✅ eduVPN	Suojataan yliopistoa. Mahdollistetaan itsepalvelua.
6	RedHateistä luopuminen	✅ etenee, tavoite saada valmiiksi
7	Tiedolla johtaminen	✅ Opintopisteraporttien datan validointi ja julkaisu ✅ Panos/tuotos -mittarien määrittely ⚡ Vipusen datan tuomisen selvitys	Yliopiston päätöksenteossa ja johtamisessa tarvittava tieto on helposti saatavilla ja oikeaan aikaan käytettävissä.
8	Opas.utu.fi -uudistus tuotantoon	✅ uusiopas.utu.fi -> opas.utu.fi -siirto	Teknisesti kokonaan uudistettu palvelu
9	SSO-kehitys	✅ M365 ja Viiman siirto Keycloakiin ✅ Keycloak-päivitys ✅ SAML-metadatojen käsittelyn kehitys	Parempi tietoturva ja käyttökokemus. Ajantasainen SSO. Palvelujen parempi hallinta.
10	Asta versionpäivitys 10.3 -> 10.4	✅ Astan versionpäivitys, testaus ja pääkäyttäjäkoulutukset ✅ Rajapintojen päivitykset UTUn järjestelmiin: UTUforms, Atomi, UTUsign ✅ Asiointi: palvelun osoite, sähköposti, Suomi.fi-tunnistautuminen ja kertakirjautuminen	Loppukäyttäjille parempia toiminnallisuuksia ja käytettävämpi järjestelmä. Asioinnista loppukäyttäjille ajansäästö, mm. eettisen ennakkoarvioinnin osalta n. 1h / hakemus.
11	Kumppanuuksien hallinta	✅ Uutiskirje-osio ✅ Yritysten ja yhteisöjen tietojen tuonti CRM:ään – selvittelyt, mm. 18.9. Astan rajapinta ✅ Projektien tietojen tuonti yrityksille ja yhteisöille ✅ Käyttöönottoajankohdan sopiminen jaksoon 9 ✅ Sidos-portaali ja sen testaaminen ⛔ Tuotantoympäristön pystytys – ei tarvita vielä ⚡ Hyväksyntätestaus (UAT)	Tekninen tuotantovalmius on saavutettu (alumnit, uutiskirje, sidos-portaali) ja käyttöönottoajankohta on hahmottunut. Yritykset ja yhteisöt -kokonaisuutta, joka sisältää myös projektit, on saatu eteenpäin.
12	Hakemusten käsittelyjärjestelmän kehitys	✅ Välttämättömät jatkokehityskohteet ✅ Monistaminen tohtorikouluhakemusten käsittelyyn	Eri opiskelupaikkahakemusten käsittelyn tehostuminen
13	Prosessiautomaatiojärjestelmä	✅ Syvennytään yhteen valittuun tuotevaihtoehtoon	Saadaan lisätietoa tuotevalintaan
14	Aineistoinventaari ja metadata-alusta	✅ Aineistoinventaari: Kokonaisuuden tarkistus ja sisällöllisiä ja rakenteellisia päivityksiä nykyiseen ratkaisuun (tietosuojavastaavan määritysten mukaan). ⚡ Metadata-alusta:Ratkaisuvalinta tehty syyskuun alussa, huomioiden mm. kansallinen yhteensopivuus. (soveltuva mahdollisesti DSpacea & Converista hyödyntävä yhdistelmä) ✅ Jos tehdään päätös edetä, jakson aikana voidaan laittaa käyttöönotto alulle ja tarkentaa suunnitelmia.	Aineistoinventaari: Pidetään yllä rekisteri henkilötietoa sisältävistä tutkimusaineistoista. Metadata-alusta: Mahdollistetaan tutkimusaineistojen metatietojen kirjaaminen yliopiston omaan tietokantaan/alustaan. Vaatimusmäärittely on valmis ja vaihtoehdot esitelty.
15	SAP Analytics Cloud	✅ Kertakirjautumisen selvitykset ✅ Tarkempi käsittely kesäkuussa, syksyllä tarvitaan pitkän aikavälin ennuste Power Bi raportti, Topi, SAP ja SAC sekä Data SACista tietovarastoon ja sieltä kuutioiksi
16	Ristiinopiskelupalvelun käyttöon TY:n ja ÅA:n välille	✅ Tuki organisaatioiden väliseen käyttöönottoon (palvelu itsessään on käytössä)	Manuaalisen työn väheneminen hallinnossa
17	CATS-työaikakirjausjärjestelmän käyttöönotto	✅ tuotannon datan integrointi tietomalliin ✅ datan/raportin validointi
18	Digivisio	✅ Pilotti 3.0 työskentely (Opin.fi -kehittäminen) ✅ Käyttöönottoon valmistautuminen ✅ Jatkuvan oppimisen markkinointitiimin työskentelyyn osallistuminen ✅ Jatkuva oppiminen ja Opin.fi -kehittäminen ✅ Viestintä- ja markkinointityö
19	UTUCRIS ja Tutkimustietovaranto	✅ Tutkitaan mahdollisuudet noutaa julkaisujen tietoja automaattisesti esim. CrossRefin rajapinnasta ✅ Projektien näkyvyys -asian mieleenpalauttelu
20	Integraatioiden hallinnan kehittäminen	✅ valitaan konsteja aineistokuvauksiin liittyen (esim. henkilötiedot) ✅ käydään läpi eri järjestelmäintegraatioiden monitorointitavat sekä selvitetään mahdolliset kehitystarpeet
21	Tiedonhallinta	✅ Tiedonhallintamallin arkkitehtuurin viitekehyksen valinta ✅ Arkkitehtuurin viitekehys yliopiston kontekstissa: HERM-mallin kyvykkyyksien ja yliopiston toimintojen keskinäinen tarkastelu ✅ Integraatioiden hallinnan kehittäminen: Henkilötietojen liikkuminen järjestelmissä	Tukee työtä tiedonhallintamallin ja tiedonhallintalain mukaisissa vaatimuksissa. Auttaa ymmärtämään järjestelmien välisiä suhteita ja datan liikkumista. Helpottaa virheiden selvittämistä.
22	Asset Managerin (Snipe-IT) käyttöönotto	✅ Ohjelmistolisenssit ✅ Tila-integraatio	Päätelaitteiden hallinnan edellytys. Lisenssienhallinnan järkevöittäminen.
23	Opetustilojen asennukset	✅ Yliopiston opetustilojen windows päivitykset versioon LTSC 2021	Mm. Teamsin käytön mahdollistaminen opetuksessa tulevalla lukukaudella
24	WIN11 käyttöönoton suunnittelu	✅ Käyttöönoton suunnittelu ja lanseeraus	Siirtyminen uusimman windows version käyttöön ja win10 tuen loppumisen ennakointi. Vaikutus kaikkiin yliopiston henkilökohtaisiin ja opetustilojen laitteisiin.
25	Peppi-kehitys DOT8	✅ Pepin raporttien päivitys Opensearchiin: analyysi ja päivityksen aloittaminen ✅ Ylläpidon dokumentoinnin parantaminen ✅ ”Siivoustalkoot” ✅ Tekeytymistoiminto demo- ja testiympäristöihin
26	Vierailijatunnuskäytäntöjen parantaminen	✅ Mahdolliset vierailijasopimusmuutokset	Seuraavan versiopäivityksen mahdollistaminen. Toiminnan tehostuminen paremman dokumentaation ja vanhan siivouksen myötä.
27	Webhotellin alustauudistus ja teemauudistus	✅ vanhojen hotellien siirtoa (rhel->ubuntu), fail2ban/ddos-suojaus ✅ Teema gitlabiin, jakopalvelun sisältötoteutus, sisältömallien valmistelu jakopalveluun ja koulutus- ja workshopaikataulu	Alustauudistus: Legacystä eroon pääsy ja toimintavarmuuden parantaminen. Teemauudistus: eema ja sen jakopalvelu valmiina, jaksoon 9 ohjeiden/videoiden yms työstäminen.
28	IdM-kehitys DOT8	✅ 1. Wiki sisällön tarkastus, muutokset, korjaukset ja arkistointi ⛔ 2. Siirtyy tulevaisuuteen. Helpdesk-käyttäjätilien raportointi ja sulkeutuminen ✅ 3. Vierailijan esimiehen informointi alaisia koskien sopimuksen vaihtuessa ja sopimusmuutoksien helpottaminen kuten myös nopeuttaminen. ✅ 4. Kansalaisuus liittyy dataryhmän (44 Raportointi: Henkilöstölistaus turvallisuushenkilöille) ✅ 5. idm.utu.fi -sivun muutokset ja saavutettavuusselvitys ✅ 6. Henkilön tietojen poistot ✅ 7. Snapshot kanta ja sen käyttö ✅ 8. Testitunnusten (IdM ylläpitämät) läpikäynti ja tilanteen päivittäminen wikiin ✅ 9. IdMGroups AD-ryhmien ajantasaisuuden selvittäminen ✅ 10. IdM käyttäjätietojen käsittelyn looginen kuvaus ✅ 11. Diakriittisten merkkien käsittely IdM:ssä.
29	Kemikaalitietokannan uudistus	✅ Uusien yksiköiden tuonti (KEK, Fysiikka) ✅ Ohjeiden kääntäminen suomeksi ✅ Työterveyden oikeudet ja koulutus ✅ SDS tiedostojen siirtäminen Site-tasolle	Kaikki kemikaalit pitää olla tietokannassa. Käyttökokemuksen parantaminen. Työterveyden tukeminen. SDS-määräysten täyttäminen ja käytön helpottaminen.
30	Jatkuvan oppimisen haku www.utu.fi	✅ Toteutetaan uusi sisältötyyppi Drupaliin ja sen eri kentät. Muotoillaan jatkuvan oppimisen koulutuskorttien visu (teemapalkki, 6kpl ikoneita ja infobox). ✅ Toteutetaan haku kyseisistä sisältötyypeistä näkymänä (Elasticsearch View) ja tehdään sille oma alasivu. ✅ Sisältötyyppi pitää saada julkaistuksi/ei-julkaistuksi aikataulun mukaan automaattisesti. (Käytetään uutisten scheduleria tukena).
31	Converis-UTUpub-yhteys	⛔ siirtyy jaksoon 9
32	Peppi-integraatiot	✅ Peppi-Moodle – kohortti-integraatio -> tuotantoon ✅ Ristiinopiskeluun liittyvät Exam/Moodle- suoritusrajapintojen muutokset ⚡ Sähköposti kurssin perustajalle/opettajalle (Peppi) ⚡ Tutkitaan Pepin tietokantaa ja rajapintoja Peppi-Echo – tilavarausten synkronoinnin näkökulmasta ⚡ Yksilöllinen järjestely Examissa – prosessin suunnittelu Mikon A, Helyn kanssa ⚡ Arviointisiirrot Examista ja Pepistä à korjaus, jolla HYL- arvo ei pidetä suorituksena
33	ToDon käyttöönotto	✅ Kaikille käyttäjille valmiiksi oikeudet TY-projektiin ✅ Ohjeistus intraan käyttäjille ✅ Viestintä uudesta palvelusta ✅ Helpparille koulutus järjestelmän käyttöön ja mahdollisiin ongelmiin ✅ Teknisen vastuuhenkilön määritys	Voimme luopua Kanbanista
34	Www-kehittäminen	✅ Päivitetään Drupal
35	Tapahtumahallinta ja henkilöstökoulutukset (CRM)	✅ Päätös koko henkilökunnan viemisestä Microsoftin pilveen ✅ Microsoftille puutteista tiketin luominen ⚡ Toimittaja rakentaa tapahtumahallinnan ensimmäistä versiota jakson aikana ensimmäisen työpajan perusteella ✅ DPIA ✅ Henkilöstökoulutuksien digitaalisen palvelun hankinnan muistilistan täyttäminen ⚡ Asioiden selvitystä, mutta ei välttämättä vielä toteutusta	Päätös koko henkilökunnan viemisestä pilveen mahdollistaa myös henkilöstökoulutusten siirtämiseen uuteen järjestelmään. Ensimmäisen tapahtumahallinan version pohjalta voidaan arvidoida palvelun helppokäyttöisyyttä. Henkilöstökoulutusten palvelun hankintaa edistetään muistilistan täyttämisellä.
36	Moodlen kehittäminen (Moodlen integraatiot)	⛔ Siirtyy seuraavaan jaksoon – Moodle- Echo integraatio -henkilökunta/opiskelija tieto
37	Arkin laitosjohtajien ja dekaanien tiedot käyttöön	✅ Tuki aineiston tuottamiselle ✅ Tarvittavat pienet trimmaukset integraatioon
38	Verkkolahjoitukset	✅ DPIA valmiiksi ja sisällön hyväksyminen ✅ HECVATin vastausten arviointi ja mahdolliset jatkokysymykset ✅ Dokumentaatio ✅ Lokituskysymykset ✅ Muut jatkokysymykset: saavutettavuus, kirjautuminen… ✅ Toimittajan onboarding-vaiheen aikataulun sopiminen ⚡ Tietosuojailmoitus ⚡ Käyttöönotto	Konstan korvaava palvelu yliopiston verkkolahjoituksille, jotta Konstassa olevien palveluiden määrä voidaan karsia.
39	Flywire	✅ Dokumenttien tarkistus kun saadaan ne	Koulutuksen toimialalle halutaan kansainvälisten maksujenvälitysjärjestelmä, ja olisi hyvä lisä meidän maksupalvelupalettiin.
40	Tekoäly opetuksessa	✅ Jatkuu Microsoft Copilot opiskelijoille (Tunnisteattribuutin vieminen 18-vuotta täyttäneistä Azure AD:hen.) – voidaan uutisoida opiskelijoille lukuvuoden alussa ✅ chat.ai.utu.fi palvelun pilotointi: digipalvelut ja kirjasto ✅ Moodlen tekoäly-pluginien testaus ja käyttömahdollisuuksien kartoitus: OpenAI chat block – päästään kokeilemaan moodlen testipuolella; AI text to questions generator ja AI Text-to-image repository – kokeillaan käyttökelpoisuutta	Tarjotaan opiskelijoille ilmainen ”ChatGPT”. Tämä toteuttasi linjausta tekoälyn käyttämisestä Turun yliopiston opetuksessa ja koulutuksessa. Mahdollistetaan ChatGPT kokelut ja käytön turvallisessa ympäristössä. Selvitetään onko Moodlen AI-pluginit kehityskelpoisia. Selvitetään myös olisiko Moodlen ohjeet mahdollista tarjota tekoälyn avulla.
41	Moodlen kehittäminen	✅ Kuormankeston testaaminen jatkuu ✅ Moodlen etu- ja kirjautumissivujen päivitys -> suunnitelma valmistellaan kesällä, tehdään Mediamaisterin kanssa. Käyttöönoton aikataulu vuodenvaihde. ✅ Moodlen käyttöehtojen hyväksyntä kaikille käyttäjille. -> käyttöön lukuvuoden alkuun eli elokuun puoliväliin	Varmistetaan että Moodlen kuormankesto on riittävä myös tulevaisuudessa. Parannetaan Moodlen käytettävyyttä. Varmistetaan että käyttäjät tuntevat käyttöehdot.
42	UTUsign-Elsa integraation ryhmätoiminnallisuus	✅ ELSA-AD-ryhmän hallinta tn. IDM:n käyttövaltuustoiminnallisuudella
43	Puro	✅ Digitaalisen palvelun hankinnan muistilistan täyttäminen	Tilauslomakkeen korvaaminen
44	Raportointi: Henkilöstölistaus turvallisuushenkilöille	✅ Raportin esiselvitys ja datan kokoaminen	Raportin avulla saadaan keskitetty kokonaiskuva tiettyyn yksikköön liitetyistä henkilöistä ml. henkilökunta, opiskelijat, vierailijat, yo-sitoumuksella olevat
45	TalentAdoren OKM raportit	✅ Mepcon koulutustietojen tuonti tietomalliin ⚡ Mepcon koulutustietojen vienti raportointiin
46	Oppimisanalytiikka	✅ Peppi-Moodle -kohortti-integraatio: Pepistä siirtyy kohortit Moodleen ja lääketieteellinen tiedekunta voi hyödyntää niitä kurssien pääsynhallintaan. ⛔Kohorttien testaus mRaportoinnilla. -> jaksoon 9	Mahdollistetaan Moodlessa erilaisten asioiden tarkistelu mReport-työkalulla ryhmittäin (esim. tiedekunnan tietty saapumisryhmä jne.) Opetusta suunnittelevat voivat itse tehdä Pepissä ryhmän, johon lisätään tietyillä kriteereillä opiskelijat. Ryhmä membereineen siirretään automaattisesti Moodleen.
47	Tallennustilojen hallinnan kehitys	⚡ Lomakkeen käyttäjälistan populointi – frontti tekemättä ⚡ Logit (Splunk) ⚡ Tilauslomakkeen RT-lähetyksen testaus ⚡ Bugikorjaukset ⚡ Lomakkeen ohjeistukset ✅ Olemassa olevien tilavarausten vienti alustettu (import-kelpoinen excel valmis)	Tallennustilojen hallintaa ja seurantaa tukeva työkalu.
48	Näytteidenhallinnan järjestelmä	✅ Suunnittelua miten PowerFreezer korvataan ChemInventorylla
49	Datanhallinnan työkalujen ja palveluiden kehittäminen	✅ Kierros yksiköissä: verkostoitumista, tarvekartoitusta, olemassaolevien palveluiden esittely ✅ Kokonaisuuden kuvausta (liittyy DataUTU-uudelleenorganisoitumiseen) ✅ MyResearchData-sivuston viimeistely	Tarjotaan tutkijoille datanhallinnan työkalut ja palvelut, jotka muodostavat selkeän kokonaisuuden ja kattavat tutkimuksen koko elinkaaren.