Asta – yliopiston asiakirjat haltuun ja talteen

Ensin yliopistolla alettiin puhua TOSeista ja asianhallinnasta. Sitten mukaan puheisiin ilmestyi Asta. Viime aikoina on jälleen noussut esille uusi termi, UTUmeeting, ja huhut kertovat, että työpajoja järjestetään kiihtyvään tahtiin tulevan lukuvuoden aikana. Mitä tämä kaikki tarkoittaa ja miten Asta liittyy yliopistolaisiin? Kävimme jututtamassa asiakirjapalveluista tiedonhallinnan asiantuntija Petra Virtaa tämän selvittämiseksi.

Mikä on Asta ja mitä sillä tehdään?

– Asta on sähköisen asiakirjahallinnan kokonaisuus, johon tallennetaan asiakokonaisuudet, jotka yliopisto itse ottaa tai yliopiston ulkopuolinen toimija antaa käsiteltäväksi. Astassa esimerkiksi laaditaan ja valmistellaan asiakirjoja sekä hallitaan sopimuskokonaisuuksia koko elinkaaren ajalta. Asta on siis pääasiassa valmistelijan ja päätöksentekijän työkalu.

Asianhallinnan lisäksi kokonaisuuteen kuuluvat myös asiointipalvelu sekä sähköinen arkisto, jotka takaavat, että koko asiakirjaprosessi on vireilletulosta arkistointiin asti sähköinen. Astaan liittyy kiinteästi yliopiston tiedonohjaussuunnitelma (TOS) sekä sähköinen kokousympäristö UTUmeeting.

Asta ei ole siis vain yksi järjestelmä, vaan monesta eri osasta koostuva kokonaisuus?

– Periaatteessa näin, vaikkakin käyttäjälle Asta näyttäytyy yhtenä järjestelmänä, koska suurinta osaa toiminnallisuuksista käytetään Astasta käsin. Esimerkiksi sopimuksille ei ole erillistä sopimushallintaa, vaan niitä käsitellään asianhallinnassa. Sähköinen arkisto on yksi tietokanta Astassa, ja päätökset voidaan allekirjoituttaa UTUsignilla suoraan Astasta.

Asiointipalvelulle sekä UTUmeetingille on lisäksi Astasta erilliset, omat järjestelmänsä, koska niitä käyttävät valmistelijoiden ja päätöksentekijöiden lisäksi myös muut toimijat. Esimerkiksi asiointipalvelu tulee koskemaan erilaisten hakemusten, kuten tietopyyntöjen, eettisen ennakkoarvioinnin ja dosentuurin tekijöitä ja hakijoita, UTUmeeting taas yliopiston hallituksen ja tiedekuntien johtokuntien toimielinten jäseniä. Tiedonohjausjärjestelmä toimii Astan taustalla ja tuottaa TOSin mukaiset käsittelysäännöt ja säilytysajat.

Olen kuullut, että Astassa on myös kokoushallinta. Korvaako se Zoomin ja Teamsin?

– Astassa on tosiaan kokoushallinnaksi kutsuttu toiminnallisuus, jota voidaan hyödyntää kokousten ja kokousasioiden käsittelyssä sellaisissa yliopiston toimielimissä, jotka tekevät päätöksiä. Kokoushallinta itsessään on kokousjärjestelijän ja sihteerin työkalu, jolla esimerkiksi koostetaan esityslista ja pöytäkirja, jotka myös arkistoituvat automaattisesti.

Kokousjärjestelijän on mahdollista julkaista kokous sähköisen kokouksen ympäristö UTUmeetingiin, jonne on pääsy vain toimielimen jäsenillä. Se toimii kokousosallistujien työkaluna, ja osallistujat löytävät sieltä helposti ja tietoturvallisesti kokoukseen liittyvät asiakirjat ja pystyvät tekemään omia muistiinpanojaan. Myös äänestäminen, vastaesitysten tekeminen ja kokouksen aikainen keskustelu toisen jäsenen kanssa on mahdollista. Lisäksi sihteeri pystyy kirjaamaan päätökset pöytäkirjaan reaaliaikaisesti.

Kumpikaan näistä ei kuitenkaan korvaa Zoomia tai Teamsia, koska niiden kautta ei saada ääni- tai videoyhteyttä. Varsinaiset etäkokoukset pidetään siis jatkossakin muilla välineillä.

Miten Asta liittyy yliopiston digitalisoitumiseen?

– Astan käyttöönoton myötä asiakirjaprosessit saadaan sähköistettyä ja pitkälti keskitettyä yhden järjestelmän piiriin. Tälläkin hetkellä suurin osa asiakirjoista syntyy toki sähköisenä, mutta ne ovat asiayhteydestään erillään esimerkiksi eri verkkolevyillä. Jatkossa asiakirjojen etsiminen on helpompaa ja Astaan tallennettujen asiakirjojen todistusvoimaisuuteen voidaan luottaa.

Astassa asiakirjojen oikea-aikainen hävittäminen tai arkistoiminen tapahtuu automaattisesti, eikä asiakirjoja tarvitse enää jälkikäteen toimittaa arkistoitavaksi, jos niitä on käsitelty Astassa. Vielä tällä hetkellä verkkolevyille tallennetaan paljon pysyvästi säilytettävää aineistoa, ja ne tullaan tuomaan jälkikäteen sähköiseen arkistoon. Näin huolehditaan siitä, että myös ennen Astan käyttöönottoa sähköisesti laaditut asiakirjat tulevat asianmukaisesti arkistoiduiksi.

Mikä muuttuu Astan myötä yliopistolaisten näkökulmasta?

– Näkyvin muutos on se, että jatkossa asioiden ja asiakirjojen käsittely ja valmistelu tullaan keskittämään pääosin Astaan. Asioita käsitellään reaaliaikaisesti, eikä asiakirjoja tallenneta enää jälkikäteen kirjaamon toimesta. Asiakirjat laaditaan edelleen Wordissä, mutta se tehdään Astan kautta. Lisäksi kaikki asian käsittelyyn osallistuvat tai siitä tiedon tarvitsevat valmistelijat ja päätöksentekijät pääsevät seuraamaan asian etenemistä reaaliaikaisesti itse Astasta.

Miten Asta näkyy yliopistolaisen arjessa?

– Astan näkyminen arjessa riippuu yliopistolaisen työtehtävistä. Jos työtehtäviin kuuluu asioiden valmistelu ja asiakirjojen laatiminen, Asta tulee olemaan kiinteä osa työarkea. Muut työntekijät saavat asiakirjoista tehtyjä jakeluja tai kommentteja sähköpostiinsa ja voivat etsiä tietoa Astasta.

Mitä uutta apua Astasta on yliopistolaiselle?

– Asiakirjojen laatiminen helpottuu, kun Astasta on löydettävissä valmiit kohdistetut asiakirjapohjat, joille saadaan nousemaan osa tiedoista automaattisesti. Asiakirjat voidaan lähettää allekirjoitettavaksi Astan kautta suoraan UTUsignilla, eikä niiden arkistoimisesta tarvitse enää erikseen huolehtia. Lisäksi Astassa on mahdollista tehdä itselleen tai valitsemalleen käyttäjäryhmälle sähköpostimuistutuksia sopimusten tai erilaisten määräaikojen umpeutumisesta.

Miten toimin, jos mietin, pitäisikö asiakirja tallennetaan Astaan?

– Jotta asiakirja voidaan viedä Astaan, niin ensin TOSiin on pitänyt luoda asiakirjaprosessi, johon asiakirja liittyy. Asiakirjaprosesseja sovitetaan Astaan prosessi- ja prosessikokonaisuus kerrallaan työpajoissa. Voit ottaa yhteyttä asiakirjapalveluihin (asiakirjapalvelut@utu.fi), niin selvitämme, onko kyseessä Astaan sovitettava prosessi.

Jos et ole vielä käynyt Asta-työpajoissa ja mietit, pitäisikö laatimasi asiakirja rekisteröidä ja tallentaa Astaan, voit aina kysyä neuvoa kirjaamosta (kirjaamo@utu.fi).

Mihin suuntaan Astan kehittäminen jatkuu?

– Astan on tarkoitus olla laajasti hallintohenkilökunnan käytössä loppuvuoteen 2025 mennessä. Ennen sitä heille järjestetään prosessikohtaisia työpajoja, joissa prosessit sovitetaan Astaan ja koulutetaan käyttäjät. Esimerkiksi tiedekuntien johtokunnat ottavat kokoushallinnan käyttöön ensi syksyn aikana.

Samalla kun Astaa otetaan prosessikohtaisesti käyttöön, sovitamme Astan eri toiminnallisuuksia vastaamaan paremmin yliopiston tarpeita. Itse järjestelmän lisäksi kehittämisen kohteena ovat myös asiakirjahallintaan liittyvät toimintatavat, joiden toimivuutta sähköisessä ympäristössä tarkastellaan käyttöönoton yhteydessä.

Työpajoja on järjestetty nyt reilun vuoden verran, ja niiden perusteella Astaa on pystytty kehittämään yliopistolle sopivammaksi, kiitos asiantuntevien, innostuneiden osallistujien. Keskeistä onkin, että Astaa kehitetään yhdessä käyttäjien kanssa, jotta siitä saadaan aidosti toimiva ja työarkea helpottava järjestelmä.