Digiohjelmasta käytäntöön

Turun yliopiston digiohjelma valmistui helmikuussa 2022. Miten se saataisiin muutettua suunnitelmasta todeksi? Tarvittiin toimintamalli toteuttamisen ohjaamiseksi ja seuraamiseksi. Olimme kuulleet, että Jyväskylän yliopistossa oli otettu käyttöön Scaled Agile Frameworkiin perustuva DUO-ohjausmalli. SAFe-mallia oli päädytty käyttämään myös kaikkien Suomen korkeakoulujen yhteisessä Digivisio 2030 -hankkeessa. Kun vielä kuulumiset yritysmaailmastakin olivat lupaavia, totesimme, että kannattaa sitä ainakin tutustua kyseiseen ketterän kehittämisen viitekehykseen.

Tutustumisessa alkuun pääsemiseksi järjestimme hieman ennakoiden, aivan joulun korvilla 2021 kaksipäiväisen SAFe-koulutuksen. Koulutuksen tarkoitus oli selvittää, voisiko SAFe-malli olla meillä kokeilemisen arvoinen ja niinpä mukaan oli pyydetty niin digipalvelujen toimintojen vetäjiä, asiantuntijoita digipalveluista ja muistakin yksiköistä, sekä digiohjausryhmästä asiasta kiinnostuneita. Pari päivää kouluttajan kanssa ajatuksia vaihdettuamme totesimme, että toimintamalli vaikutti ihan kokeilemisen arvoiselta. Itselleni valkeni koulutuksen aikana, että SAFe tosiaan kokoaa yhteen skaalautuvaksi kokonaisuudeksi monet viime aikoina pinnalla olleet ketterän kehittämisen menetelmät Leanistä Scrumiin ja palvelumuotoilusta DevOpsiin. Ihanaa, että joku on nähnyt vaivan sovittaakseen nämä hyvät käytännöt yhteen koko organisaation johtamiseen soveltuvaksi toimintamalliksi!

Digiohjelman valmistuttua ryhdyimme toden teolla miettimään, millaiseksi SAFe taipuisi meidän organisaatiossamme. Taivuttelua ja jumppaa se vaatikin, mutta vähitellen viikkojen ja kuukausien aikana alkoi muodostua oheisen kuvan kaltainen ymmärrys siitä, mitä SAFe-viitekehyksen eri elementit meillä voisivat tarkoittaa. Tämä meille sovitettu toimintamalli sai nimekseen digiohjelman toteutusmalli eli DOT. Sovitustyö jatkuu edelleen, mutta jatkossakin viitekehyksenä on SAFe. Sovituksista esimerkkinä voisi nostaa esille sanaston, jota jonkin verran on taivuteltu meidän suuhumme sopivammaksi. Inkrementtien sijaan puhumme jaksoista, epicit tunnetaan myös nimellä kehityskokonaisuudet, ARTin sijaan puhumme digijunasta ja toimintojen vetäjät oli jo käytössä oleva termi Product Managementille. Edelleen toivon, että jonain päivänä löydän luontevan käännöksen featureille (osakokonaisuus on lähin toistaiseksi löytynyt…) tai RTElle (tai voihan olla, että ajan kanssa alan kokea itseni veturinkuljettajaksi).

Kesän lähestyessä ja ajatusten kirkastuessa alkoi tuntua siltä, että olemme tarpeeksi valmiit hyppäämään SAFen kanssa syvään päähän ja kokeilemaan uimista. Koska valmistelu oli tehty pitkälti digipalveluissa, keskustelutimme kuitenkin ensin ajatuksiamme muissa yksiköissä, yliopistopalveluissa, yliopiston toimialojen johdossa ja lopulta myös yliopiston hallintoryhmässä. Tämä siksi, että digikehityshankkeiden toteuttamisessa keskeistä on yhteistyö asianomistajien kanssa: digipalvelut tuntee tekniikan, omistajat tarpeet ja paras tulos syntyy näiden kahden yhteistyöllä. Jo digiohjelmaa laadittaessa todettiin, että sen tavoitteita ei saavuteta yksin digipalvelujen työllä, vaan ohjelman toteuttamiseen tarvitaan koko yliopistoa. Digiohjelman toteutusmalli antaa meille rakenteet ja prosessit tämän yhteistyön tekemiseen.

Tässä vaiheessa tarvitsee todeta, että tarve digiohjelman toteutusmallille juontaa todellisuudessa juurensa osin kauemmas kuin vain digiohjelman syntyaikoihin. Koska tekemistä on jo pitkään riittänyt enemmän kuin mihin on tekijöitä, on kaivattu selkeitä prioriteetteja, mihin käytettävissä oleva työaika yliopiston näkökulmasta kannattaa kohdistaa. On myös ollut epäselvää, miten asioita saa tapahtumaan eli millä periaatteilla se oma toive päätyy toteutukseen tai jää toteuttamatta – tavoite on siis lisätä läpinäkyvyyttä. Toiveissa on myös työhyvinvoinnin lisääntyminen, kun yhdessä sovittujen prioriteettien ja läpinäkyvyyden myötä on selvempää, mitä on realistista saada aikaiseksi ja odottaa tapahtuvaksi. Näin toivottavasti myös tekijöiden työmäärä saadaan pysymään kohtuullisena ja he voivat keskittyä joka puolelta tulvivien vaatimusten välillä tasapainoilun sijaan etukäteen yhdessä sovittujen tehtävien tekemiseen.

Kun yliopiston suunnasta oli saatu suunnitelmille vihreää valoa, päätettiin, että ensimmäiset jakson suunnittelupäivät (PI Planning) pidettäisiin syyskuun 2022 lopussa. Siitä se kello lähti tikittämään: miten käytännössä järjestettäisiin tilaisuus, jossa neljäkymmentä pilotoinnin ensimmäisessä vaiheessa mukana olevaa henkilöä laatisivat yhdessä realistisen suunnitelman seuraaville kuukausille. Tästä lisää seuraavassa postauksessa!