Tikusta asiaa: digiyhteistyö yliopistolla – kehittämisajatukset tervetulleita!
Digitaalisten ratkaisujen kehittäminen on yhteistyötä. Tarvitaan se, joka tietää, mitä tarvitaan – ja sitten tarvitaan se, joka osaa auttaa tarpeiden toteuttamisessa. Tiedekunnissa ja yksiköissä asuu viisaus siitä, minkälaiset ratkaisut voisivat helpottaa arkea tai mitä tarvittaisiin aivan uusien asioiden tekemiseen. Digipalvelut puolestaan on se taho, joka auttaa yliopistolaisia näiden kehitysajatusten toteuttamisessa.
Syksyllä kokeillaan uusia yhteistyötapoja
Digipalveluissa on nyt syksyn aikana alettu miettiä uusia tapoja tehdä yhteistyötä tiedekuntien ja erillislaitosten kanssa. Olemme sopineet kunkin tiedekunnan kanssa, että digipalveluiden johtoryhmän edustajat tulevat tapaamaan tiedekunnan väkeä sellaiseen tapaamiseen, joka tiedekunnan näkökulmasta on toimivin. Meidät on esimerkiksi kutsuttu keskustelemaan useamman tiedekunnan laajennetussa johtoryhmässä – kiitos kutsusta!
Kauppakorkeakoululla kävimme jo keväällä henkilöstöinfossa kertomassa ajankohtaisista digiasioista ja kuuntelemassa kauppakorkeakoululaisten mieliä askarruttavia asioita. Olemme myös tavanneet erillislaitosten väkeä. Itse muistelen lämmöllä tapaamista Kieli- ja viestintäopintojen keskuksen väen kanssa: oli huikeaa nähdä, mitä kaikkea digiin liittyvää Kievissä on tehty ja valmisteilla! Etenkin 2digi2-sivustolle opettajille online-opettamisen tueksi laaditut materiaalit tekivät vaikutuksen – ja herättivät ajatuksen, että noitahan voisi hyödyntää myös vaikka digipalveluidenkin järjestämissä koulutuksissa – ja uskoakseni koko yliopistolla, kannattaa siis käydä tutustumassa ja laittaa sana kiertämään!
Näissä tapaamisissa tahdomme kuulostella tiedekunnilta ja erillislaitoksilta, minkälaisen yhteistyön he kokevat tarpeelliseksi ja toimivaksi. Minkälaisista asioista halutaan keskustella tai vaihtaa tietoa ja minkälaiset foorumit palvelisivat parhaiten tätä tarkoitusta. Asian pohtiminen toivottavasti jatkuu myös tapaamisten jälkeen – pidetään keskusteluyhteys avoinna 😊
Tiku-toiminnasta eteenpäin
Tässä vaiheessa jollakulla voi soida päässä kellot, että tämähän kuulostaa tutulta: onhan digipalvelut jo aiemminkin tavannut tiedekuntien ja erillislaitosten sekä hallinnon yksiköiden väkeä säännöllisissä tapaamisissa. Ja näin tosiaan on. Vuodesta 2015 lähtien digipalvelut on järjestänyt muutaman kerran vuodessa Tiku-kierroksia🔒. Nimi juontaa alunperin juurensa digipalveluiden silloiseen Tietohallinto-nimeen, mutta sulavasti jossain vaiheessa se kääntyi lyhenteeksi TIedekuntaKUmppanista. Tiedekunnille, erillislaitoksille ja hallinnon yksiköille on nimetty digipalveluissa yhteyshenkilö, niin kutsuttu ”tiku”, joka on sopinut tapaamisista kunkin organisaatioyksikön nimeämän tiku-ryhmän kanssa.
Näiden tiku-tapaamisten pohjana on ollut tikujen kokoama setti ajankohtaisista digiasioista, ja lisäksi on keskustelu kunkin ryhmän esille nostamista ja toivomista asioista. Jokainen ryhmä on ollut omanlaisensa: toisissa ryhmistä on ollut mukana väkeä tiedekunnan johdosta lähtien, kun taas toiset ryhmät ovat painottuneet it-henkisiin, digiä kädet savessa työssään tekeviin henkilöihin. Tiku-toimintaan osallistuminen on koettu yhtä kaikki hyödylliseksi. Kuitenkin sen vaikuttavuus on mietityttänyt: on ollut tiedekuntia, joiden dekaani ei keskustellessa ole kuullutkaan kyseisestä toiminnasta, mikä on herättänyt ajattelemaan, miten yhteistyötä voisi tiivistää. Mainittakoon kuitenkin, että on myös tiedekuntia, joissa jokaisesta tiku-tapaamisesta on laadittu henkilöstölle lähtenyt koonti tiedekunnan kannalta keskeisimmistä asioista.
Tiku-porukoiden ja tiedekuntien hallintopäälliköiden kanssa keskusteltuamme päädyimme siis siihen, että lähdemme nyt kokeilemaan uusia lähestymistapoja yhteistyöhön. Jos tiku-porukalla tapaaminen on edelleen se toimivin tapa, niin sitten jatketaan sitä, mutta herätellään nyt myös keskustelua uudenlaisista tavoista. Henkilöstöinfoihin mukaan tuleminen on tosiaan yksi tiedekunnista herännyt idea, samoin johtoryhmän tapaamiseen osallistuminen. Tiedekuntien hallintopäälliköiden kanssa olemme tavanneet nyt muutamaan otteeseen ja tuntuu siltä, että tapaamisia kannattaa jatkaa.
Tiku-toiminnan uudistamista käynnistettäessä oli ajatuksia myös kaikille yliopistolaisille suunnatuista digi-ajankohtaiskatsauksista webinaareina, mutta – kiitos tiku-porukoille ajatusten vaihtamisesta! – alkoi tuntua siltä, että muunlaiset tapaamiset voisivat olla tehokkaampia yhteistyön tiivistämisessä. Koulutukset ovat yksi tapa vaihtaa kokemuksia ja keskustella tarpeista: henkilöstökoulutuksia🔒 järjestetään digiasioihinkin liittyen ja yksiköt voivat myös tilata itselleen tarvitsemastaan aiheesta koulutusta🔒. Mainittakoon tässä, että digipalvelut ei tosiaan ole ainoa taho, joka tarjoaa koulutusta digiasioihin liittyen, vaan kyllä digiasioihin tutustutetaan koko yliopiston voimin. Esimerkiksi kirjaston koulutustarjonnassa on ihan valtavan paljon ja tosi hyviä tekoälykoulutuksia!
Yhteistyötä monilla eri tahoilla
Kuten alussa mainitsin – digipalveluja tehdään yhteistyössä. Digipalvelujen yhteistyö yksiköissä ei siis rajaudu vain näihin tapaamisiin ja koulutuksiin, vaan tosiasiassa yhteistyö on ihan päivittäistä. Helpdesk auttaa päivittäin yliopistolaisia ja sidosryhmäläisiäkin löytämään ratkaisuja ja välineitä eri tilanteisiin. Koulutuksen toimialan ja digipalveluiden yhteinen Opetuki-tiimi🔒 auttaa opettajia opetuksen kehittämisessä, myös digitaalisissa ympäristöissä, ja tuo opettajien käyttöön digitaalisia työvälineitä ja oppimisympäristöjä sekä teknistä tukea näiden käyttöön. Tutkimuksen IT🔒 tukee tutkijoita tutkimuksen tekemisessä, esimerkiksi kehittämällä ohjelmisto- ja tietokantaratkaisuja suoraan tutkimushankkeille, ylläpitämällä ja kehittämällä tutkimusta palvelevia järjestelmiä (esim. UTUCRIS-tutkimustietojärjestelmää) sekä osallistumalla tutkimusdatanhallinnan ekosysteemin kehitykseen yhdessä kirjaston, tutkimuspalveluiden ja muiden yksiköiden kanssa.
Jokaisella digipalveluiden toiminnolla🔒 on oma kohderyhmänsä: henkilökohtaisen IT:n toiminnan keskiössä on yksittäinen yliopistolainen, kun taas esimerkiksi digialustat ja järjestelmät -toiminto toteuttaa ratkaisuja yhteistyössä muiden yliopistopalveluita tarjoavien yksiköiden kanssa. Näkymättömämpää päivittäistä yhteistyötä teet puolestaan tätäkin lukiessasi IT-infrastruktuurista vastaavien toimintojemme kanssa: käytät mahdollisesti yliopiston laitetta, joka on yhteydessä yliopiston langattomaan tai langalliseen verkkoon ja luet tätä blogipostausta, joka on kulkenut yliopiston tietoliikenneyhteyksien kautta konesalimme palvelimilta näkyvillesi. Jos tässä yhteistyössä on häiriöitä, kuulemme siitä yleensä heti 😊
Projekteissa, joihin liittyy digitekemistä, teemme tiivistä yhteistyötä omistajayksikköläisten kanssa, ja siinä samalla, kun päivittäinkin ollaan moneen kertaan yhteydessä, tulee vaihdettua myös muita kuin projektiin liittyviä kuulumisia. Eikä yhteinen tekeminen rajoitu projekteihin: jo olemassa olevien ratkaisujen ylläpito ja kehittäminen yhteistyössä asianomistajien kanssa on sekin ihan jatkuvaa toimintaa.
Viime aikoina näkyvin ilmentymä digiyhteistyöstä on ollut DOT-toimintamalli🔒, josta tämä digiblogikin pitkälti kertoo. Digipalvelujen palvelupäälliköt kokoavat digikehitystoiveet omistajayksiköiltä. Yliopiston hallintoryhmä hyväksyy kehitystehtävien priorisoinnin ja saa siten myös tietoa siitä, mitä kaikkea yliopistolla on tapahtumassa seuraavassa jaksossa. Neljästi vuodessa järjestettävillä suunnittelupäivillä digipalvelut ja asianomistajat yhdessä sopivat ja suunnittelevat, miten nämä priorisoidut asiat käytännössä toteutetaan.
Digiyhteistyötä tehdään myös yliopiston erilaisissa toimikunnissa ja ohjausryhmissä – tässä mainittakoon muutamia niistä. Digijohtajamme on rehtorin suorana alaisena mukana yliopiston hallintoryhmässä ja johtoryhmässä. Digiohjausryhmä🔒 kokoaa tiedekunnat, TYY:n ja digipalvelut yhteen keskustelemaan erityisesti digiohjelman toteuttamiseen liittyvistä asioista. UTU AI -ryhmissä🔒 edistetään yhdessä tekoälyn käyttöä yliopistolla – mitä työtä tehdään kyllä muuten laajasti ihan koko yliopistossa, ei vain näissä ryhmissä. Aivan äskettäin julkaistiin yliopiston kyberturvallisuuspolitiikka🔒, Dentalia-rakennushankkeessa on tärkeää huomioida myös digiasiat ja yliopiston vaaleihin🔒 liittyy niihinkin digiä – ja lista sen kuin jatkuu. Oma lukunsa on kansallisella tasolla ja toisten korkeakoulujen kanssa tehtävä yhteistyö – siitä sitten ehkä lisää toisella kertaa.
Jossain mielessä digi taitaa olla melko lailla kaikessa yliopiston toiminnassa mukana tavalla tai toisella – eikä sen käyttö ole vähenemään päin. Jatketaan siis yhdessä ideoimista ja toistemme digiasioissa tukemista eri yhteyksissä 😊 Digiarkkitehtina tehtäväni on koordinoida yliopiston digitalisaation edistämistä, levittää tietoa digiasioista ja yhdistää digitoimijoita. Jos tämän jutun myötä sinulle siis heräsi ajatuksia yhteistyön kehittämiseen liittyen, niin kerro niistä ihmeessä vaikka minulle, niin mietitään yhdessä, miten asiaa lähdetään edistämään.