Jakso 6: rutinoitumista ja uusia tuulia

Jakson 6 (18.12.23-8.3.24) suunnittelupäivissä huomasi, että homma pyörii jo hyvällä rutiinilla: olemme löytäneet meille toimivan tavan hyödyntää SAFea. Kehittämisideoita silti on edelleen. Tässä jaksosuunnittelussa suurimpana muutoksena oli se, että tilaisuuden vetikin uusi RTE. Pidemmän aikaa olemme tiedostaneet, että on aikamoinen riski tilaisuuden onnistumisen kannalta, jos RTE sattuu vaikkapa sairastumaan juuri suunnittelupäivien aikaan. Nyt siis suunnittelupäivien valmistelu tehtiin kahden RTEn voimin ja itse tilaisuudessa päästiin nauttimaan uuden RTEn myötä uusista tuulista. Vanha RTE (allekirjoittanut) pääsi puolestaan ensimmäistä kertaa osallistumaan suunnittelupäiviin suunnittelijana, mikä sekin puolestaan herätti ajatuksia suunnittelupäivien kehittämiseksi… Kaikin puolin onnistunut kokeilu siis!

Ensimmäisen suunnittelupäivän päättyessä huomasimme ensimmäistä kertaa, että esille ei ollut noussut ongelmia, joita palvelupäällikköjen ja omistajien kesken olisi tarvinnut ratkoa. Siinä sitten mietimme, että onko niin, että ryhmät ovat löytäneet ratkaisut itse vai ovatko ongelmat vain jääneet piiloon. Tästä keskustelu eteni riippuvuuksiin ja siihen, miten ensimmäisen päivän aikana olisi tärkeää saada ne tunnistettua, jotta sitten jälkimmäisen päivän aikana ei enää nousisi eri henkilöiden työmäärään vaikuttavia yllätyksiä, jotka pahimmillaan voivat laittaa koko suunnitelman uusiksi. Tuumimmekin, että ensimmäisen päivän aikana olisi hyvä järjestää ”riippuvuustyöpaja” eli koota jälkimmäisellä puoliskolla päivää ihmiset kokoon käymään läpi havaitsemiaan riippuvuuksia. Tähän tarpeeseen vaikuttanee myös se, että käytännön syistä johtuen suunnittelua on nyt tehty vaikkakin saman katon alla, niin kuitenkin erillisissä huoneissa, jolloin toiseen ryhmään liittyvän riippuvuuden käsittely helposti jää alkutohinoiden jalkoihin.

Ensimmäinen kokonainen DOT-vuosi on nyt päättymässä. Vuoden päättyessä keskustelu on kääntynyt jo ajatuksiin tulevalle vuodelle. Keskusteluissa eniten ovat olleet pinnalla työhyvinvoinnin kehittäminen ja portfolion hallinta. Työhyvinvoinnin keskiössä on riittävä aika asioiden tekemiselle ja myös uuden opettelemiselle – näissä on vielä kehittämistä. Portfolion hallintaan liittyen ensi vuonna yliopistossa käynnistyy strategian päivitystyö ja toiveissa on, että saisimme strategisia teemoja ja arvovirtoja sen myötä kirkastettua ja tiivistettyä digiohjelman toteuttamisen ja strategisten projektien portfolionhallinnan yhteyttä.

Jakson 6 suunnitelma

✅ = uskotaan, että saadaan valmiiksi; ⚡ = epävarmuuksia; ⛔ = ei toteudu tässä jaksossa