Jakso 11: uusia kokeiluja

Jakson 11 suunnitelmat nyt uudessa muodossa! Tähän asti kehityskokonaisuudet on priorisoitu excelissä. Prosessi on kulkenut niin, että digipalvelujen palvelupäälliköt eli toimintojen vetäjät ovat ensin yhdessä omien substanssiyksiköidensä kanssa tavanneet ja keskustelleet kehityskokonaisuuksista ja niiden priorisoinnin perusteista. Tämän jälkeen digipalveluiden johtoryhmässä, johon palvelupäälliköt kuuluvat, on käyty kehityskokonaisuudet yhdessä läpi tunnistaen mahdollisia riippuvuuksia ja yhteistyön mahdollisuuksia toimintojen välillä. Tässä yhteydessä erilliset listat on aiemmin siis koottu yhdeksi numerojärjestykseen priorisoiduksi taulukoksi, joka on viety yliopiston hallintoryhmään eli yliopistopalveluiden yhteiseen foorumiin katselmointia ja viimeistä hyväksyntää varten. Tarkoituksena tässä on ollut luoda selkeyttä eri tahojen kehitystoimenpiteiden priorisoimiseen ja lisätä läpinäkyvyyttä siitä, mitä digipalveluissa on työn alla.

Lähes alusta lähtien on kuitenkin ollut halua hyödyntää ToDo-tehtävienhallintasovellusta🔒 tehokkaammin priorisoinnin avuksi, koska itse suunnittelu ja tehtävät sitten lopulta kuitenkin kirjataan ToDoon. Päädyimme siis kokeilemaan tällä kertaa uudenlaista tapaa priorisointiin. Yhden listan sijaan kehityskokonaisuudet (epicit) on nyt ryhmitelty mukailemaan digipalveluiden toimintoja. Sama kehityskokonaisuus voi olla useammankin toiminnon listalla. Tämä tuo näkyväksi sitä, miten asioita tehdään yli toimintorajojen ja toisaalta miten yliopiston näkökulmasta korkeallakin prioriteeteissä olevat kehityskokonaisuudet vaikuttavat ehkä vain yksittäisten toimintojen väkeen. Esimerkiksi tällä hetkellä odotetuimpien tekoälyratkaisujen edistäminen painottuu Tutkimuksen IT ja Oppimisen IT -toimintoihin, vaikka muissakin toiminnoissa tekoälyasioita tehdään. Infra-toiminnossa puolestaan on ensin otettava käyttöön uusi virtualisointialusta, jotta tekoälypalvelimet saadaan asennettua ympäristöömme.

Priorisoinnin lopputulos on esitetty alla olevassa kuvassa. Kuva on aika iso – kannattaa joko zoomata näkymää tai avata kuva uudessa ikkunassa, jotta teksteistä saa selvää. Kehityskokonaisuuksien edessä oleva numero (0-5) kuvaa yleisellä tasolla prioriteettejä: 1 – Toiminta pysähtyy, jos ei tehdä, 2 – Pitää tehdä, laki tmv., 3 – Olisi hyvä tehdä, 4 – Ei ole pakko tehdä ja 5 – Ei Tehdä. Prioriteetti 0 on käytännössä varattu digiohjelmalle, jonka ”sisällä” näiden muiden asioiden edistämistä tehdään ja prioriteetti 5:n asioita valmiille listalle ei päädy. Lisähuomiona vielä, että lappujen joukossa on myös featureja – tämä siksi, että oli selkeyden vuoksi tarve nostaa esille yksittäisiä alakokonaisuuksia. Tekoäly-featuret ovat tästä hyvä esimerkki.

Näin lopullisen priorisoinnin esittelijän näkökulmasta on tämä taulu kyllä aikamoinen esiteltävä. Myös suunnittelun lopputuotosten kokoaminen ja esittäminen täällä blogissa vaati aivan uudenlaista lähestymistapaa, kun suunnitelmia ei koottukaan wiki-taulukoihin, vaan tehtävänhallintasovelluksen lapuiksi. Priorisointiin osallistuneet ilmeisesti kuitenkin tuntuivat pitävän tästä uudesta tavasta ja samoin suunnittelupäivissä ToDon käytön lisääminen keräsi kiitosta (aiemmin on toistuvasti retropalautteessa kaivattu juuri sitä). Uskoakseni siis tämä kokeilu saa jatkoa ja toimintatavatkin löytävät hiljalleen uusiin uomiinsa. Ehkä jossain välissä päästään siihen asti, että suunnitelmat ovat suoraan tarkasteltavina ToDosta niillekin, jotka eivät suunitteluun itse osallistu.

Mitä tulee itse suunniteltuihin asioihin: tekemisen kärjessä keikkuvat edelleen tekoäly, prosessiautomaatiojärjestelmän hankinta ja yliopiston toiminnan kannalta kriittiset raportit. Valintakokeet pääsee aina keväisin listan kärkeen ja tänä keväänä uutena tuulahduksena on pitkään työstetty Digivision opin.fi-palvelun julkaisu. Tämän lisäksi työlistan kärjessä on ”näkymättömiä” tehtäviä, joilla taataan, että ympäristömme on ajan tasalla ja sen myötä turvallinen ja toimintavarma.

Jakson 11 suunnitelma

✅ = uskotaan, että saadaan valmiiksi; ⚡ = epävarmuuksia; ⛔ = ei toteudu tässä jaksossa