Hilleri

Tervetuloa takaisin töiden pariin, toivottavasti kaikilla on ollut mukava kesä.

Lomakkeiden täyttöä

Aiempiin Alman käyttöönottoprojekteihin tutustuttaessa on käynyt selväksi, että käyttöönottovaiheen aikana täytetään erilaisia lomakkeita. Tätä työtä tehtiin jo keväällä ja nyt työ jatkuu. Syksyn ensimmäinen lomake, Migration Form, palautettiin 13.8. Tällä lomakkeella määriteltiin Alman rakennetta ja meidän datan siirtoa Almaan.

Seuraavaksi täytellään sitten Configuration Form. Tällä lomakkeella määritellään tarkempia asetuksia eri toiminnallisuuksiin, esimerkiksi lainaukseen liittyvät käytännöt. Tätä lomaketta projektin ydinryhmä työstää yhdessä projektiryhmäläisten kanssa. Määrityksiä tehdään asiakaskäyttöliittymään (Primo VE), hankintaan (acquisitions), kuvailuun (resource management) ja etenkin aineiston käyttöön ja lainaukseen (fulfillment) liittyen. Configuration Form -lomake palautetaan ExLibrikselle syyskuun alkupuolella, joten projektin ydinryhmällä ja projektiryhmäläisillä riittää tehtävää elokuun viimeisellä ja syyskuun ensimmäisellä viikoilla.

Kaikkien 1. aallon kirjastojen oma data siirretään Alman sandboxeihin 10. – 20.9. Tämän jälkeen saamme käyttöömme uuden sandboxin, jossa oman datan lisäksi on lähes kaikki ne toiminnallisuudet ja määritysmahdollisuudet, joita varsinaisessa ja lopullisessa Alma-versiossa tulee olemaan. Tämä sandbox tulee olemaan myös pohja varsinaiselle tuotantoympäristölle, jossa Alma toimii joulukuun migraation jälkeen.

Projektin ydinryhmää, projektiryhmäläisiä ja asiantuntijakommentoijia tarvitaan myös testaamisessa. Kun ExLibris on siirtänyt meidän datan Alman sandboxiin, on tarkoitus testata, että kaikki löytyy ja toimii. Testaamista päästään aloittamaan syyskuun loppupuolella. Yksityiskohtia hiotaan loppuvuoden aikana ja valmistaudutaan siirtymään.

Yhteistyö

Ennen lomia on ehditty aloittaa yhteistyö sekä IT- että talouspalveluiden kanssa erityisesti tarvittavien integraatioiden näkökulmasta. Olemme aloittaneet yhteistyön myös Turun korkeakoulukirjastojen kesken. Olemme kahdessa palaverissa keskustelleet esimerkiksi ideoistamme ja miten aiomme asioita määritellä Almaan. Yhteistyö jatkuu syksyllä.

Koulutukset

Almaan perehtyminen jatkuu omatoimisen perehtymisen lisäksi sisäisissä workshopeissa. Keväällä Mitja kävi sandboxia läpi aiheittain ja tarkoitus on, että jatketaan Alman toiminnallisuuksiin tutustumista myös workshoppien muodossa. Näitä on tarkoitus järjestää, kun oma data on saatu siirrettyä Almaan.

Varsinainen henkilökuntakoulutus järjestetään loppuvuodesta. ExLibris kouluttaa nimetyt henkilöt functional workshopeissa marraskuun 2 ensimmäisen viikon aikana. Henkilökuntakoulutukset ovat tämän jälkeen ajoittuen marraskuun lopusta joulukuun puoleenväliin.

Projekti

Tällä hetkellä olemme suunnitellussa aikataulussa. Syksyllä ja loppuvuodesta on varmasti hetkittäin kiirettä, ja kaikkea ei välttämättä osata ennakoida. ExLibris on tehnyt lukuisia vastaavia migraatioita, joten projekti on ammattitaitoisissa käsissä. Sama on mukava sanoa myös meidän puolelta, mukana on osaavia ihmisiä ja kiva on lähteä yhdessä kohti syksyä.

Kanban-taulun tilanne (klikkaa suuremmaksi):

-Heli

Hilleri-projekti on edennyt projektin aikajanassa toiseen vaiheeseen. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että Ex Libriksen päässä projekti on siirtynyt johdantotiimiltä teknisen toteutuksen tiimille. Alapuolelta löytyy projektin aikajana, jossa olemme nyt siis siirtyneet Onboarding-vaiheesta implementaation ensimmäiseen osuuteen (Define). Define-vaihe on merkitty kuvaan punaisella:

Klikkaa kuva suuremmaksi.

Hilleriläiset osallistuivat 5.7. järjestettyyn kick-off -kokoukseen, jossa käytiin läpi implementaation eri osa-alueita. Ensimmäisenä vuorossa on lisää lomakkeiden täyttöä: lomien jälkeen alkaa puurtaminen migraatio- ja konfiguraatiolomakkeiden kanssa. Näiden lomakkeiden avulla Ex Libris määrittelee Almaan halutun arkkitehtuurin (kirjastot, kokoelmat, asiakastyypit yms.), jonka päälle lopullinen Alma-instanssimme rakentuu.

Lomakkeiden pohjalta suoritettava datan testilataus tapahtuu 10-20 syyskuuta. Bibliografinen data, hankintadata sekä asiakasdata ladataan vielä uudestaan järjestelmään vuoden lopussa Alman siirtyessä käyttöön. Voyagerin datan siivoaminen on jo tässä välissä erittäin hyvässä mallissa, tästä suurkiitokset metatiedon ja hankinnan supertehokkaalle väelle!

Kiitokset myös kaikille koulutuksiin ja työpajoihin osallistujille; kirjaston väki on ollut sekä uteliaan kiinnostunutta että ymmärrettävän huolestunutta Alman ja Primon käyttöönotosta sekä niiden vaikutuksista työnkulkuihin sekä muihin käytäntöihin. Lisää koulutuksia seuraa syksyllä testilatauksen jälkeen, jolloin pääsemme Alman testauksessa tositoimiin oman datamme kanssa.

Hilleri käy nyt pienelle kesälevolle, projektiryhmästä Harri on jälleen paikalla 29.7. alkaen ja loput Hilleriläiset 5.8. alkaen. Mukavaa ja virkistävää kesää kaikille!

-Mitja

Millainen kirjasto on kyseessä?

Pääsin Ullan organisoimana käymään Karoliinisen instituutin kirjastossa tutustumassa heidän Alma-projektiinsa. Karoliininen instituutti (KI) on johtavia lääketieteellisiä yliopistoja maailmassa. Heillä on henkilökuntaa n 6 000 ja opiskelijoita on lähes saman verran. Karoliinisen instituutin kirjastolla on kaksi kirjastoa: toinen Solnassa Berzelius vägillä, ja toinen Flemingsbergissä. Minä tapasin Alma-projektiin osallistuneita henkilöitä Solnassa.

Miten Alman ja Primo-käyttöliittymän käyttöönotto eteni?

Karoliinisen instituutin kirjasto siirtyi Almaan ja Primoon vuonna 2015. Heillä on käytössä asiakasliittymän vanhempi versio (Primo), kun taas meille tulee asiakaskäyttöliittymän uudempi versio, Primo VE. KI:n kirjasto siirtyi Innovativen Millenium-järjestelmästä Almaan. Ilmeisesti Millenium-järjestelmä oli Voyageria uudempi järjestelmä, joten töiden organisointi on ollut erilaista eikä välttämättä ole ollut tarvetta suureen uudelleen organisointiin.

KI:n kirjastossa edettiin Alman käyttöönottoprojektissa hieman ExLibriksen suosituksista poiketen. Ensiksikin KI:n kirjastossa otettiin ensin käyttöön asiakaskäyttöliittymä ja se otettiin käyttöön väistyvään kirjastojärjestelmään, eli Milleniumiin. Näin tehtiin, koska aiemmin käytössä olleen asiakasliittymän sopimus oli loppumassa eikä sitä enää haluttu uusia. Aikataulu yhtäaikaiselle Alman käyttöönotolle olisi ollut liian tiukka eli sen vuoksi Primo otettiin käyttöön Milleniumin kanssa. Tämä ensimmäinen käyttöönotto sujui kaikkien hämmästykseksi vähän jouhevammin kuin käyttöönotto Almaan.

Primo-käyttöliittymä on ollut jo jonkin aikaa ExLibriksen valikoimissa ja sitä on myös Ruotsissa otettu käyttöön asiakasliittymäksi ilman Almaa. Sen vuoksi Primossa ei ollut käännöstarvetta Alman käyttöönoton yhteydessä. Tilanne on siis erilainen kuin mitä Suomen Alma-kirjastojen kohdalla.

 Miten töiden organisoiminen ja työnkulun muutokset järjestettiin?

KI:n kirjastossa oli jo ennen Alman ja Primon käyttönottoa sovittu organisaatiomuutoksesta, joka toteutettiin samanaikaisesti käyttöönoton kanssa. Eniten muutoksia tuli hankintaan, jossa muutoksen myötä erotettiin vastuita: haluttiin, että ihmiset hoitavat lisenssi-asiat ja toiset taas varsinaisen aineiston aktivoinnin. Tällä pyrittiin mahdollistamaan se, että tietyt henkilöt pystyivät tarkemmin keskittymään tiettyihin tehtäviin. Kaikkiin tehtäviin tai toimintoihin ei tullut suuria muutoksia esim. asiakaspalvelun puolella ei muokattu juurikaan töiden organisoitumista.

KI:n kirjasto oli tyytyväinen Almaan. He näkivät hyötynä sen, että toiminnot on keskitetty yhteen järjestelmään monien eri järjestelmien sijasta. He kertoivat, että Alman myötä toiminta on muuttunut reaktiivisesta proaktiivisempaan suuntaan ja tämä on koettu mielekkääksi.

Mitä vinkkejä saimme jatkoon?

KI:n kirjastosta tuli samaa viestiä kuin muiltakin Alma-kirjastoilta. Sieltä korostettiin, että mahdollisimman monet asiat on hyvä hoitaa kuntoon käyttöönottoprojektin aikana, jolloin ExLibriksen puolelta on mukana nimetyt henkilöt. Perustukeen siirryttäessä vasteajat kasvavat.

Samoin kerrottiin, että Primon käyttöönotto on oma iso kokonaisuus, johon kannattaa varautua sekä ajallisesti että resurssimielessä.

Kävin vierailulla läpi tiimeistä kerättyjä kysymyksiä. Kiitos kaikille niiden toimittamisesta! Saan KI:n kirjastosta vastaukset ja liitän niihin myös omat muistiinpanoni. Tämä” tietopaketti” tulee kirjaston intraan lähiaikoina.

-Heli.

Örebron yliopistoon ja Kungliga Tekniska Högskolaniin tehtiin huhtikuun alussa seuramatka, jolla mukana oli edustajia Suomen tulevista Alma-kirjastoista. Tässä muutamia havaintoja.

Molemmilla instituutioilla oli oma tapansa ottaa Alma käyttöön: tapa jossa Alma otettiin käyttöön lähes sellaisena, kun se tuli (KTH) tai niin, että siihen on rakennettu ja rakennetaan kaikenlaista omaa mukaan (Örebro). Kumpikin tapa on siis mahdollinen.

Perusasia Alman käyttöönotossa on, että Alma on kirjastojärjestelmä (tai hienommin palvelualusta) kirjaston prosessien eli metadatan, hankinnan ja lainauksen käyttöön. Siitä on erillään asiakaskäyttöliittymä Primo (meidän tapauksessamme tarkemmin sen uusin versio Primo VE). Alma toimii taustajärjestelmänä Primolle.  Alma on web-pohjainen eli erillisiä, asennettavia ohjelmia ei ole. Primo puolestaan on web-palvelu asiakkaille.

Kokemuksia Ruotsista:

• Ex Libriksen antama aikataulu on pitänyt pääpiirteissään. Meidän tapauksessamme se merkitsisi, että siirtyisimme tuotantoon vuodenvaihteessa 2019/2020.
• Järjestelmään on oltu yleisesti ottaen tyytyväisiä.
• Käyttöönottoprosessi on ollut yllättävän työllistävä. Örebro oli ainakin sitä mieltä, että he aliarvioivat työmäärän, erilaista määrittelytyötä oli riittävästi (lomakkeita, lomakkeita, lomakkeita…)
• Uusi järjestelmä muuttaa väistämättä työprosesseja. Tähän on sopeuduttava eli asioita ei voi tehdä kuten Voyagerissa, pidemmän päälle tämä on hyödyllistä.
• Monia vanhoja omia virityksiä ei ainakaan heti eikä samassa muodossa voi toteuttaa, mutta aina on asioita, joita sopiikin unohtaa.
• Datan tuominen vanhoista järjestelmistä ei aina ole mahdollista. Esim. KTH oli käyttänyt samaa LM:n ERMIä kuin mekin (LibERM), eikä heidän mukaansa sen tiedon tuominen Alman ERMiin ollut mahdollista. Olennainen tieto oli heillä siirretty käsin Alman käyttöönoton jälkeen.
• Elektronisen aineiston hallinta on ollut helpompaa: suurin osa aineistosta on aktivoitavissa Alman kautta. Paikallista elektronista aineistoa on vähän, luokkaa 10%.
• Liittymiä taloushallintoon tai edes EDIä eli tilausten automaattista siirtämistä Almasta välittäjille EI ollut toteutettu. Tätä ei katsottu heillä vaivan arvoiseksi.
• Analytiikka-työkaluun on oltu tyytyväisiä. Sieltä on ollut helppoa tehdä raportteja omiin tarpeisiin.
• Primosta on ollut paljon vähemmän työtä kuin Almasta käyttöönotossa.
• Toisaalta Primon oletusversio on varsiin karu: siinä on perustoiminnallisuudet muttei mitään ekstraa edes ulkonäöllisesti. Lisäominaisuudet kuten asiakkaiden online-maksumahdollisuus täytyy itse toteuttaa. Örebrossa tällainen oli toteutettu.

Tutustu Örebron Alma-esityksiin tarkemmin Hillerin projektisivulla.

Lopuksi vielä Kanban-taulun tilanne 16.4.2019:

Korttien määrä on kasvussa!

Teksti: Jouni
Editointi: Mitja