Örebron yliopistoon ja Kungliga Tekniska Högskolaniin tehtiin huhtikuun alussa seuramatka, jolla mukana oli edustajia Suomen tulevista Alma-kirjastoista. Tässä muutamia havaintoja.

Molemmilla instituutioilla oli oma tapansa ottaa Alma käyttöön: tapa jossa Alma otettiin käyttöön lähes sellaisena, kun se tuli (KTH) tai niin, että siihen on rakennettu ja rakennetaan kaikenlaista omaa mukaan (Örebro). Kumpikin tapa on siis mahdollinen.

Perusasia Alman käyttöönotossa on, että Alma on kirjastojärjestelmä (tai hienommin palvelualusta) kirjaston prosessien eli metadatan, hankinnan ja lainauksen käyttöön. Siitä on erillään asiakaskäyttöliittymä Primo (meidän tapauksessamme tarkemmin sen uusin versio Primo VE). Alma toimii taustajärjestelmänä Primolle.  Alma on web-pohjainen eli erillisiä, asennettavia ohjelmia ei ole. Primo puolestaan on web-palvelu asiakkaille.

Kokemuksia Ruotsista:

  • Ex Libriksen antama aikataulu on pitänyt pääpiirteissään. Meidän tapauksessamme se merkitsisi, että siirtyisimme tuotantoon vuodenvaihteessa 2019/2020.
  • Järjestelmään on oltu yleisesti ottaen tyytyväisiä.
  • Käyttöönottoprosessi on ollut yllättävän työllistävä. Örebro oli ainakin sitä mieltä, että he aliarvioivat työmäärän, erilaista määrittelytyötä oli riittävästi (lomakkeita, lomakkeita, lomakkeita…)
  • Uusi järjestelmä muuttaa väistämättä työprosesseja. Tähän on sopeuduttava eli asioita ei voi tehdä kuten Voyagerissa, pidemmän päälle tämä on hyödyllistä.
  • Monia vanhoja omia virityksiä ei ainakaan heti eikä samassa muodossa voi toteuttaa, mutta aina on asioita, joita sopiikin unohtaa.
  • Datan tuominen vanhoista järjestelmistä ei aina ole mahdollista. Esim. KTH oli käyttänyt samaa LM:n ERMIä kuin mekin (LibERM), eikä heidän mukaansa sen tiedon tuominen Alman ERMiin ollut mahdollista. Olennainen tieto oli heillä siirretty käsin Alman käyttöönoton jälkeen.
  • Elektronisen aineiston hallinta on ollut helpompaa: suurin osa aineistosta on aktivoitavissa Alman kautta. Paikallista elektronista aineistoa on vähän, luokkaa 10%.
  • Liittymiä taloushallintoon tai edes EDIä eli tilausten automaattista siirtämistä Almasta välittäjille EI ollut toteutettu. Tätä ei katsottu heillä vaivan arvoiseksi.
  • Analytiikka-työkaluun on oltu tyytyväisiä. Sieltä on ollut helppoa tehdä raportteja omiin tarpeisiin.
  • Primosta on ollut paljon vähemmän työtä kuin Almasta käyttöönotossa.
  • Toisaalta Primon oletusversio on varsiin karu: siinä on perustoiminnallisuudet muttei mitään ekstraa edes ulkonäöllisesti. Lisäominaisuudet kuten asiakkaiden online-maksumahdollisuus täytyy itse toteuttaa. Örebrossa tällainen oli toteutettu.

Tutustu Örebron Alma-esityksiin tarkemmin Hillerin projektisivulla.

Lopuksi vielä Kanban-taulun tilanne 16.4.2019:

Korttien määrä on kasvussa!

Teksti: Jouni
Editointi: Mitja