Tervetuloa Hilleri-projektiryhmän uudenkarheaan blogiin! Tässä blogissa tiedotamme projektin etenemisestä sekä julkaisemme muuta projektiin enemmän tai vähemmän liittyvää materiaalia. Ensimmäisen postauksen aiheena on mediaseksikkäästi projektinhallinta.

Projektinhallinta on olennainen osa projektityöskentelyä. Tehtävät asiat, niiden tekijät, deadlinet ja työn mitoitus ovat vain muutama esimerkki projektityöskentelyn mukanaan tuomista muuttujista. Projektinhallinnalla pyritään saamaan tähän soppaan tolkkua ja järjestystä.

Hilleri-projektiryhmä on ottanut projektinhallinnan tueksi käyttöön virtuaalisen kanban-taulun. Kanban on projektinhallinnan työkalu, jonka juuret löytyvät sodanjälkeisestä Japanista. Kanban tarkoittaa japaniksi mainoskylttiä tai taulua. Japanilaiset teollisuusjätit käyttivät tuotantojärjestelmissään suuria tauluja visualisoimaan linjoilla tapahtuvaa työskentelyä. Linjastojen ylle ripustetuissa tauluissa luki jatkuvasti päivittyviä tietoja valmistusnopeudesta, työpisteellä sijaitsevista työkaluista, paikalla olevien valmistusosien määrästä sekä muista yksityiskohdista. Tämä tieto oli kaikkien nähtävillä välittömästi, joka helpotti toimintoja linjojen välillä: esimerkiksi tietystä auton osasta vastuussa ollut taho näki jo etukäteen, mihin seuraavaksi tarvitsee toimittaa osia.

Vaikka kanban on siirtynyt tehdashalleista toimistoihin, sen toimintaperiaatteena on edelleen työnkulkujen näkyväksi tekeminen. Projektiin liittyvät työtehtävät merkitään kortteihin, jotka voidaan edelleen nimetä tiettyjen henkilöiden vastuualueiksi. Kortit asetetaan kanban-tauluun, jossa ne etenevät vaiheittain vasemmalta oikealle. Jokaisessa työvaiheessa voi olla kerrallaan ainoastaan rajoitettu kappalemäärä kortteja. Uusia tehtäviä ei voi liikuttaa eteenpäin taululla, ennen kuin edelliset on saatu pois alta. Kanban toimii ikään kuin infografiikkana työstä: mikäli johonkin kohtaan taulua kertyy pullonkauloja, näkevät projektilaiset välittömästi mihin lisäresursointia kannattaa kohdistaa. Lisäksi kortin muotoa tai väriä voi käyttää luokittelu- tai huomiovälineenä taulua navigoidessa.

Näitä päälinjauksia lukuun ottamatta kanban-taulun rakentamiseen ei ole sääntöjä. Päinvastoin, jokainen projektiryhmä muokkaa taulusta itsensä näköisen. Taulun voi toteuttaa monella tavalla joko fyysisenä tai elektronisena. Post-it -lappujen liimailun sijaan hilleriläiset käyttävät Kanban Tool -ohjelmistoa, johon Turun yliopistolla on käyttöoikeus. Viikolla 14 ryhmän taulu näyttää tältä (klikkaa kuva suuremmaksi):

Hilleriryhmän kanbanissa kortit on jaoteltu väreihin teemoittain. Kortit liikkuvat pystysarakkeelta toiselle työn edetessä. Kuvan turkoosi kortti liittyy koulutuksen ja perehdytyksen aihealueeseen, keltaiset kortit työnkulkuihin ja tummanharmaa kortti asiakaskäyttöliittymään.  Tässä tapauksessa tummanharmaa kortti on saatu valmiiksi, kaksi keltaista korttia ovat työn alla ja turkoosi kortti on valmiina työstettäväksi. Lisäksi jokaiselle Ex Libriksen projektisuunnitelman vaiheelle (onboarding, define, build, deploy) on oma vaakasuora ”uimaratansa” kanban-taulussa, joka helpottaa osaltaan projektin eri vaiheisiin sisältyvien tehtävien hahmottamista. Hilleriryhmä päivittää kortteja sekä myös itse taulun rakennetta projektin edetessä. Tähän blogiin postaamme säännöllisesti kaikenlaista Alma-projektin ympäriltä (ja välillä kenties myös vierestä). Jokaisen postauksen yhteyteen liitämme myös ajantasaisen kanban-taulun tilanteen.

Alman käyttöönotto jatkuu kevään aikana työnkulkujen selvittämisen ja verkossa tapahtuvien koulutuksien muodossa. Näistä tiedotamme lisää kirjaston intran uutisvirrassa. Linkit koulutusten tallenteisiin sekä muu virallinen projektiin liittyvä dokumentaatio löytyvät jatkossa intran Projektit-välilehden alta.

Aurinkoista kevään alkua kaikille!

-Mitja