Tervetuloa takaisin töiden pariin, toivottavasti kaikilla on ollut mukava kesä.

Lomakkeiden täyttöä

Aiempiin Alman käyttöönottoprojekteihin tutustuttaessa on käynyt selväksi, että käyttöönottovaiheen aikana täytetään erilaisia lomakkeita. Tätä työtä tehtiin jo keväällä ja nyt työ jatkuu. Syksyn ensimmäinen lomake, Migration Form, palautettiin 13.8. Tällä lomakkeella määriteltiin Alman rakennetta ja meidän datan siirtoa Almaan.

Seuraavaksi täytellään sitten Configuration Form. Tällä lomakkeella määritellään tarkempia asetuksia eri toiminnallisuuksiin, esimerkiksi lainaukseen liittyvät käytännöt. Tätä lomaketta projektin ydinryhmä työstää yhdessä projektiryhmäläisten kanssa. Määrityksiä tehdään asiakaskäyttöliittymään (Primo VE), hankintaan (acquisitions), kuvailuun (resource management) ja etenkin aineiston käyttöön ja lainaukseen (fulfillment) liittyen. Configuration Form -lomake palautetaan ExLibrikselle syyskuun alkupuolella, joten projektin ydinryhmällä ja projektiryhmäläisillä riittää tehtävää elokuun viimeisellä ja syyskuun ensimmäisellä viikoilla.

Kaikkien 1. aallon kirjastojen oma data siirretään Alman sandboxeihin 10. – 20.9. Tämän jälkeen saamme käyttöömme uuden sandboxin, jossa oman datan lisäksi on lähes kaikki ne toiminnallisuudet ja määritysmahdollisuudet, joita varsinaisessa ja lopullisessa Alma-versiossa tulee olemaan. Tämä sandbox tulee olemaan myös pohja varsinaiselle tuotantoympäristölle, jossa Alma toimii joulukuun migraation jälkeen.

Projektin ydinryhmää, projektiryhmäläisiä ja asiantuntijakommentoijia tarvitaan myös testaamisessa. Kun ExLibris on siirtänyt meidän datan Alman sandboxiin, on tarkoitus testata, että kaikki löytyy ja toimii. Testaamista päästään aloittamaan syyskuun loppupuolella. Yksityiskohtia hiotaan loppuvuoden aikana ja valmistaudutaan siirtymään.

Yhteistyö

Ennen lomia on ehditty aloittaa yhteistyö sekä IT- että talouspalveluiden kanssa erityisesti tarvittavien integraatioiden näkökulmasta. Olemme aloittaneet yhteistyön myös Turun korkeakoulukirjastojen kesken. Olemme kahdessa palaverissa keskustelleet esimerkiksi ideoistamme ja miten aiomme asioita määritellä Almaan. Yhteistyö jatkuu syksyllä.

Koulutukset

Almaan perehtyminen jatkuu omatoimisen perehtymisen lisäksi sisäisissä workshopeissa. Keväällä Mitja kävi sandboxia läpi aiheittain ja tarkoitus on, että jatketaan Alman toiminnallisuuksiin tutustumista myös workshoppien muodossa. Näitä on tarkoitus järjestää, kun oma data on saatu siirrettyä Almaan.

Varsinainen henkilökuntakoulutus järjestetään loppuvuodesta. ExLibris kouluttaa nimetyt henkilöt functional workshopeissa marraskuun 2 ensimmäisen viikon aikana. Henkilökuntakoulutukset ovat tämän jälkeen ajoittuen marraskuun lopusta joulukuun puoleenväliin.

Projekti

Tällä hetkellä olemme suunnitellussa aikataulussa. Syksyllä ja loppuvuodesta on varmasti hetkittäin kiirettä, ja kaikkea ei välttämättä osata ennakoida. ExLibris on tehnyt lukuisia vastaavia migraatioita, joten projekti on ammattitaitoisissa käsissä. Sama on mukava sanoa myös meidän puolelta, mukana on osaavia ihmisiä ja kiva on lähteä yhdessä kohti syksyä.

Kanban-taulun tilanne (klikkaa suuremmaksi):

-Heli