Millainen kirjasto on kyseessä?
Pääsin Ullan organisoimana käymään Karoliinisen instituutin kirjastossa tutustumassa heidän Alma-projektiinsa. Karoliininen instituutti (KI) on johtavia lääketieteellisiä yliopistoja maailmassa. Heillä on henkilökuntaa n 6 000 ja opiskelijoita on lähes saman verran. Karoliinisen instituutin kirjastolla on kaksi kirjastoa: toinen Solnassa Berzelius vägillä, ja toinen Flemingsbergissä. Minä tapasin Alma-projektiin osallistuneita henkilöitä Solnassa.
Miten Alman ja Primo-käyttöliittymän käyttöönotto eteni?
Karoliinisen instituutin kirjasto siirtyi Almaan ja Primoon vuonna 2015. Heillä on käytössä asiakasliittymän vanhempi versio (Primo), kun taas meille tulee asiakaskäyttöliittymän uudempi versio, Primo VE. KI:n kirjasto siirtyi Innovativen Millenium-järjestelmästä Almaan. Ilmeisesti Millenium-järjestelmä oli Voyageria uudempi järjestelmä, joten töiden organisointi on ollut erilaista eikä välttämättä ole ollut tarvetta suureen uudelleen organisointiin.
KI:n kirjastossa edettiin Alman käyttöönottoprojektissa hieman ExLibriksen suosituksista poiketen. Ensiksikin KI:n kirjastossa otettiin ensin käyttöön asiakaskäyttöliittymä ja se otettiin käyttöön väistyvään kirjastojärjestelmään, eli Milleniumiin. Näin tehtiin, koska aiemmin käytössä olleen asiakasliittymän sopimus oli loppumassa eikä sitä enää haluttu uusia. Aikataulu yhtäaikaiselle Alman käyttöönotolle olisi ollut liian tiukka eli sen vuoksi Primo otettiin käyttöön Milleniumin kanssa. Tämä ensimmäinen käyttöönotto sujui kaikkien hämmästykseksi vähän jouhevammin kuin käyttöönotto Almaan.
Primo-käyttöliittymä on ollut jo jonkin aikaa ExLibriksen valikoimissa ja sitä on myös Ruotsissa otettu käyttöön asiakasliittymäksi ilman Almaa. Sen vuoksi Primossa ei ollut käännöstarvetta Alman käyttöönoton yhteydessä. Tilanne on siis erilainen kuin mitä Suomen Alma-kirjastojen kohdalla.
Miten töiden organisoiminen ja työnkulun muutokset järjestettiin?
KI:n kirjastossa oli jo ennen Alman ja Primon käyttönottoa sovittu organisaatiomuutoksesta, joka toteutettiin samanaikaisesti käyttöönoton kanssa. Eniten muutoksia tuli hankintaan, jossa muutoksen myötä erotettiin vastuita: haluttiin, että ihmiset hoitavat lisenssi-asiat ja toiset taas varsinaisen aineiston aktivoinnin. Tällä pyrittiin mahdollistamaan se, että tietyt henkilöt pystyivät tarkemmin keskittymään tiettyihin tehtäviin. Kaikkiin tehtäviin tai toimintoihin ei tullut suuria muutoksia esim. asiakaspalvelun puolella ei muokattu juurikaan töiden organisoitumista.
KI:n kirjasto oli tyytyväinen Almaan. He näkivät hyötynä sen, että toiminnot on keskitetty yhteen järjestelmään monien eri järjestelmien sijasta. He kertoivat, että Alman myötä toiminta on muuttunut reaktiivisesta proaktiivisempaan suuntaan ja tämä on koettu mielekkääksi.
Mitä vinkkejä saimme jatkoon?
KI:n kirjastosta tuli samaa viestiä kuin muiltakin Alma-kirjastoilta. Sieltä korostettiin, että mahdollisimman monet asiat on hyvä hoitaa kuntoon käyttöönottoprojektin aikana, jolloin ExLibriksen puolelta on mukana nimetyt henkilöt. Perustukeen siirryttäessä vasteajat kasvavat.
Samoin kerrottiin, että Primon käyttöönotto on oma iso kokonaisuus, johon kannattaa varautua sekä ajallisesti että resurssimielessä.
Kävin vierailulla läpi tiimeistä kerättyjä kysymyksiä. Kiitos kaikille niiden toimittamisesta! Saan KI:n kirjastosta vastaukset ja liitän niihin myös omat muistiinpanoni. Tämä” tietopaketti” tulee kirjaston intraan lähiaikoina.
-Heli.