Hankevalmistelu projektinhallintana

Hankevalmistelu projektinhallintana

Täydentävästä rahoituksesta puhuttaessa projektin on perinteisesti katsottu alkaneen silloin, kun rahoittaja on tehnyt myönteisen päätöksen, projekti on avattu ja sen rahoja voidaan alkaa käyttää. Myöntöä edeltävää aikaa eli tutkimustoimintaa ja sen vähittäistä muuttumista varsinaiseksi hankevalmisteluksi ei tavata nähdä selkeänä projektina, jolle määritellään työvaiheet, jaetaan vastuita ja seurataan aktiivisesti työn etenemistä. Aikataulutuksessa on lähinnä pidetty mielessä kaksi määräaikaa: rahoittajan ehdoton määräaika ja yliopiston sisäiset, joustavammat määräajat. Tilanne johtaa helposti ajanhallintaongelmiin, eli valtaosa työstä kasaantuu aivan määräaikojen tuntumaan, jolloin laadusta voidaan joutua karsimaan ja prosessin hallinta uhkaa kadota.

Jotkut saattavat yllättyä tiedosta, että Turun yliopistossa hallinnon näkökulmasta projekti on olemassa jo ennen myönteistä rahoituspäätöstä. Rehtorin päätöksellä (2016) projekti syntyy jo tutkijan hakiessa rahoitusta määräaikaisen tutkimuksen tekemiseen. Menemättä syvemmälle siihen, miksi projekti syntyy – siis hallinnollisessa mielessä – jo hakuvaiheessa, on todettava, että useat syyt puoltavat hankevalmistelun hahmottamista omana projektinaan:

  • Projektinomaiselle hankevalmistelulle on helpompi allokoida aikaa ilman että se vie sitä muilta tehtäviltä
  • Kun valmistelu on projekti, on siihen helpompi – tai ylipäätään mahdollista – osallistaa muita esimerkiksi kommentoimaan tai valmistelemaan tiettyjä osia, jolloin oma työmäärä pienenee.
  • Tutkimuksen tukipalvelut voidaan hyödyntää täysimääräisesti, kun valmistelun alussa sovitaan selkeästi, mitä tukea hyödynnetään missäkin vaiheessa.

Rahoitusinstrumentteja on monenlaisia, eivätkä kaikki vaadi pitkällistä ja järjestelmällistä hakemusvalmistelua. Horizon 2020 -puiteohjelman konsortiohankkeet kuitenkin kuuluvat joukkoon, jossa järjestelmällisyys on valttia. Tätä silmällä pitäen olemme tutkimusrahoitus-yksikössä laatineet Gantt-taulukon (TY:n intranetissä), joka kertoo hakijalle kuukauden tarkkuudella, mitä hänen pitäisi valmistelutyössään tehdä, minkälaista tekstinosaa hänen tulisi valmistella ja minkälaisia tukipalveluita hänellä on kulloinkin saatavana. Tarkoituksena on esittää hakeminen omana projektinaan, joka on ennakoitavissa, hallittavissa ja ennen kaikkea ajanhallinnan kannalta realistinen.

Taulukko alkaa 12 kuukautta ennen hakuajan päättymistä, mikä on herättänyt huvittuneita reaktioita: ”Kuka muka aloittaa hankevalmistelun vuotta aiemmin?” Todennäköisesti ei juuri kukaan, mutta taulukon tarkoituksena onkin hahmotella absoluuttisen ajan sijaan suhteellista aikaa eli sitä, miten erilaiset työvaiheet sijoittuvat toisiinsa nähden. Jos valmisteluaikaa on vuoden sijaan vaikka 4 kuukautta tai jopa alle, käy hakijalle selväksi, kuinka tiiviistä (lue: stressaavaa!) työskentelyä hakeminen vaatii. Samat askeleet on käytävä läpi tarjolla olevasta ajasta huolimatta: partnerien houkuttelu mukaan, budjetointi, hakemustekstin työstäminen, pakollisten liitteiden hankinta jne.

Rahoituksen hakemisen yhteydessä ajanhallinta voitaneen määritellä siten, että kukin työvaihe saadaan suoritettua sellaisessa ajassa, joka ei edellytä hakijaa tekemään kompromisseja laadussa. Laatimaamme Gantt-taulukkoon sisältyy piilo-opetussuunnitelma: se pyrkii osoittamaan hakijalle, että hakemiseen voi käyttää määrällisesti aivan yhtä pitkän ajan riippumatta siitä, onko käytettävissä 12 vai 4 kuukautta. Hakemuksen laadun kannalta voi osoittautua ratkaisevaksi kumman valitsee, puhumattakaan siitä, miten valinta vaikuttaa omaan työssäjaksamiseen tai työn mielekkyyteen. Hakemusten valmistelu vie kasvavassa määrin opetus- ja tutkimushenkilöstön aikaa, joten ”hankehumpalle”, kuten tutkimuksesta vastaava vararehtori Kalle-Antti Suominen asian ilmaisi, tulisi osoittaa selkeät, ajalliset raamit – ja niissä tulisi pysyä.

Kuvitus: Rtv 77 (CC BY-SA 4.0)
https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Rillsoft-time-scheduling.png