Onnistumisia täydentävän rahoituksen kentällä
Turun yliopisto on menestynyt viime vuosina erinomaisesti täydentävän rahoituksen hankinnassa ja kotiuttamisessa. Täydentävän rahoituksen osuus yliopiston talousarviossa on kasvanut vuosi vuodelta ja viime vuosi oli sen suhteen ennätyksellinen. Tämä on johtanut iloisiin uutisiin monille tutkijoille ja tutkimusryhmille. Nämä rahoitukset vahvistavat yliopiston monitieteisyyttä ja tutkimuksen korkeaa tasoa sekä edistävät menestystä kansainvälisessä ja kansallisessa vertailussa.
Viimeisen kahden vuoden aikana täydentävän tutkimusrahoituksen myöntöjä on tullut Turun yliopistolle noin 200 miljoonan euron edestä (www.tiedejatutkimus.fi), joista pelkästään EU-puiteohjelmiin liittyviä sopimusneuvotteluita on käyty yli 80 kertaa, ja ne ovat tuoneet yli 50 miljoonaa euroa kansainvälistä rahoitusta. Puhumme siis isoista määristä euroja ja suurista määristä henkilötyövuosia!
Kiitos kuuluu tutkijoille – rahoituksen taustalla kova työ
Rahoituksen saaminen vaatii pitkäjänteistä työtä ja ympäripyöreitä työpäiviä, joihin kuuluu oman akateemisen urapolun matkalla koetut lukuisat rahoituksen hakuprosessit, monta pöytälaatikkoon jäänyttä käsikirjoitusta, monet hylkäykset, mutta myös onnistumiset.
Kansainvälisiä rahoituksia tai tutkimushankkeita ei voi rakentaa yksin. Ympärille tarvitaan loistavan idean tai olemassa olevan tutkimusaihion lisäksi toimivat kansalliset tai kansainväliset verkostot, osaavat tutkijakollegat, toimintaympäristö tutkimushankkeelle sekä muuta organisaatiotason tukea. Yksittäisen tutkijan näkökulmasta jo tämä ponnistus ennen tutkimushankkeen toteutumista on valtava. Kun sitten lopulta onnistuminen tulee ja myöntökirje saapuu komissiolta, voivat tunteet olla hyvinkin ristiriitaisia:
“Onhan tämä hienoa, mutta APUA, mitä nyt seuraavaksi!”
Kun tutkija saa EU-rahoituksen, lähtee komissiolta myöntökirje, joka käynnistää sopimusneuvotteluvaiheen. Tässä niin kutsutussa GAP-vaiheessa (Grant Agreement Preparation) on lukuisia “liikkuvia palikoita”, monia vaiheita, toimitettavia dokumentteja ja useita päällekkäisiä sisäisiä ja ulkoisia prosesseja. Usein vasta noin puolen vuoden päästä rahoituspäätöksestä pääsevät projektipalvelut perustamaan projektin ja varsinaisesti käynnistämään itse hanke.
Neuvotteluvaiheen tavoitteena on määritellä ja huolehtia hankkeen toteuttamisen puitteet ja rahoituksen kanavoiminen hankkeen aikana optimaalisesti partnereille ja itse koordinoivalle yliopistolle. Keskeistä on sopia yhteistyössä osapuolten, organisaation, rahoittajan ja tutkimuksen tekijöiden kanssa hankkeen kehyksistä, suunnitelmista, budjetin vastaavuudesta, sopimusten sisällöistä ja tutkimussuunnitelman askelmerkeistä. Tavoitteena on näin välttää suurimmat sudenkuopat itse toteutusvaiheessa.
Vastuullisen johtajan rooli oman hankkeensa käsikirjoittajana
Vastuullisella johtajalla on merkittävä rooli oman hankkeensa käsikirjoittajana ja ohjaajana. Tehtävälistan kasvaessa on tärkeää kääriä hihat ja ottaa ohjat käsiin. On erityisen tärkeää tiedostaa, että lopputulokseen ei päästä ilman rahoittajaa ja tiimiä.
Oman käsikirjoituksensa toteuttamiseksi koottava tiimi tarkoittaa paitsi omaa olemassa olevaa tutkimusryhmää, niin myös tutkimuksen tukipalveluita, muita yliopistotason tukipalveluita puhumattakaan talous- ja HR-palveluista. Tiimille on tarpeen nimetä jo neuvotteluvaiheessa organisaatiotasolta henkilöitä ja palveluja. Siinä vaiheessa, varsinkin kun omaa taustajoukkoa ei vielä ole koottu ja tiimin pyörittämiseen ei ole projektirahoitusta, korostuu organisaation keskitetyistä palveluista tuotettavan tuen merkitys.
Vastuullisen johtajan tulee omata hyvät sopimusneuvottelijan taidot, kärsivällisyyttä ja määrätietoisuutta, jotta hankkeeseen rakennettavat sopimukset ja budjetit vastaavat sitä mitä tarvitaan. Yhteistyötä tarvitaan kaikkien osapuolten välillä: tutkimuskonsortion ja tutkimusryhmän kesken sekä myös organisaation sisällä.
Ulkopuolelta tulevat vaatimukset
Ulkopuolelta tulevat vaatimukset, kuten rahoittajan odotukset, voivat yllättää sekä kokeneet tutkijat että hankehallinnan asiantuntijat. Jo hakuvaiheessa huomaat, että rahoittaja edellyttää paitsi uraauurtavaa tutkimusta, myös tiettyä vakautta ja toimintaedellytyksiä koordinoivalta ja toteuttavalta organisaatiolta sekä uskottavaa rahoitussuunnitelmaa.
Kun myöntökirje on tullut, alkaa pyöritys. Tässä vaiheessa prosessit ja byrokratia voivat tuntua monimutkaisilta ja haastavilta. Tutkimuksen toteuttamiseksi tekemäsi käsikirjoitus voi yhtäkkiä, alkuperäisestä draaman kaaresta poiketen, saada jopa jonkinmoisia absurdeja ja tragikomedian piirteitä.
Sopimusneuvotteluvaiheessa voi tuntua siltä, että vaikka jossain välissä oletit tutkimushankkeesi olevan pääosissa ja sinä ohjaajana, se onkin rahoittajan edustaja, joka on tekemässä omaa käsikirjoitusta ja roolitusta koko hommaan. Muokattavana on uusia ja vanhoja dokumentteja, tutkimussuunnitelma käydään läpi suurennuslasin kanssa ja budjettikin saattaa mennä uusiksi. Hankittavana on monta allekirjoitusta, hyväksynnät rahoittajalta, omasta organisaatiosta tai ties miltä kaikilta muilta tahoilta.
Tutkimuspalvelut toteutusvaiheen tukena
Tutkimuspalveluissamme on tarjolla palveluja taklatakseen yllä kuvattuja haasteita ja tehtäviä: hakuvaiheen ja neuvotteluvaiheen lisäksi tarjolla on tukea toteutusvaiheen koordinointiin. Asiantuntijamme tekevät kaikkensa mukautuakseen rahoittajien vaatimuksiin ja ehtoihin sekä joustavat nopeasti muuttuvissa tilanteissa. Pyrimme parhaamme mukaan auttamaan myös tarpeiden kartoituksessa siihen, millainen tukirakenne kullekin hankkeelle on tarpeen ja minkälaista koordinointiapua tai tukihenkilöstöä hankkeen tulisi toteutusvaiheeseen saada.
Vaikka omassa tiimissäsi ei vielä olisi henkilöstöä hallinnon asioiden hoitamiseen rahoitusmyönnön saatua, tukea on tarjolla tekemisen eri tasoille: olipa kyse hankkeen sopimusneuvottelusta ja lakikiemuroista, konsortion koordinoinnista, datan hallinnasta, julkaisuista, infrastruktuurin rakentamisesta, hankinnoista tai eettisten asioiden hoitamisesta.
Saatuasi komissiolta myöntökirjeen, saat myös tutkimuspalvelujen asiantuntijalta viestin, jonka sisältö on yksinkertainen: “Onnittelut! Miten voimme auttaa?”.
Ole rohkea
Kannattaa rohkeasti lähteä suunnittelemaan tutkimushankkeita, selvittää soveltuvimmat rahoituskanavat ja hakea rahoitusta. Sinä ja tutkimusryhmäsi ette ole yksin tässä prosessissa. Taustajoukkoja oman tutkimushankkeen elinkaaren käsikirjoitukseen ja toteutukseen on tarjolla, tutkimuspalvelut ovat rinnallasi:
Avun varmistamiseksi tässä muistilista
- Varmista asiantuntijuus: Palvelujemme asiantuntijat hallitsevat rahoittajainstrumentteihin liittyvän retoriikan ja varmistavat organisaation sisäisten prosessien sujuvuuden. Sinun tulee huolehtia, että asiantuntijat ovat mukana keskusteluissa koko prosessin ajan.
- Administraatio ja tehtävänjaon suunnittelu: Ota selvää, miten ja kuka auttaa missäkin asioissa. Huomioi laitoksen HR- ja talousammattilaiset, projektipalvelujen ja tutkimuspalvelujen henkilöstö sekä oman tutkimusryhmäsi osaaminen. Arvioi myös se, mihin on tarve saada nimettyä oma henkilö. Tarpeet vaihtelevat hanke- ja rahoitusinstrumenttikohtaisesti, joten on tärkeä selvittää hyvissä ajoin, millainen osaajaverkosto hallinnon osalta on ja tulee olla saatavilla.
- Koordinaation osaaja: Tarvitset rinnallesi henkilön, joka tuntee rahoitusinstrumentit ja hankehallinnon. Suunnittele tutkimushankkeen henkilöstörakenne, perehdyttämis- ja rekrytointitarpeet heti alussa myös tämän osalta.
- Hyödynnä osaamista ja apua: Saat apua koordinaation ja hallinnon tuen tarpeen arvioinnissa, edellytetyn työpanoksen kartoittamisessa, perehdyttämisessä tai oman projektikoordinaattorin rekrytoinnissa tutkimuspalvelujen post-award -tiimiltä.
Tutkimusrahoituksen hakeminen on investointi tulevaisuuteen ja Turun yliopiston tutkimuspalvelut ovat auttamassa sinua onnistumaan siinä.
Pyydä siis apua – “Don’t panic, ask help from the experts!”
Lisätietoa Turun yliopiston tutkimuspalvelujen post-award -palveluista ja projektikoordinaattoripalveluista saat allekirjoittaneelta sekä UTUn intranetistä. Saat sieltä myös yhteystietomme.
Intranetistä löytyy myös lisätietoa hakuvaiheen asiantuntijatuesta sekä Projektin vastuullisen johtajan opas.
Tartu rohkeasti tilaisuuteen ja hyödynnä tarjolla olevaa tukea!