Kevät 2020 ja maaliskuu: saimme siirtyä ykskaks varoittamatta etätöihin koronavaaran vuoksi.
Moni organisaatio ja sen työntekijät joutuivat nopeasti sopeutumaan etätyöhön ja ilman ennakkosuunnitelmaa. Hyppäys uuteen työtapaan, työvälineisiin ja totuttautuminen verkkokokousjärjestelmiin oli heitto altaan syvään päähän;: työtavat ja uudet työvälineet opeteltiin vauhdilla, rauhallinen sopeuttaminen jäi haaveeksi.
Nyt vuosi etätyöpyrähdyksen jälkeen on opittu ja koettu niin hyvää kuin huonoakin. Monet etätyössä opitut työn toteutustavat ja työvälineet tullevat jatkossa vakiintuneeksi osaksi asiantuntijatyötä, tässä esimerkkinä verkkokokousjärjestelmien mahdollistavat webinaarit.
Zoom ja Teams ovat olleet korvaamaton apu, jotta asiantuntijatyössä tarvittavat tiedot ja taidot ovat olleet mahdollisia saavuttaa ajantasaisesti ja kustannustehokkaasti. Tutkimusrahoituksen asiantuntijat ovat voineet kouluttautua rahoittajien webinaareissa, ja myös tutkijoilla on ollut mahdollista saada tarvittava informaatio rahoittajien ehdoista ja uudistuksista omalta työpisteeltään reaaliajassa.
Webinaarit ovat helpottaneet myös tapaamisten järjestelyjä;: on helpompi sopia tapaamisista, kun ei tarvitse siirtyä paikasta toiseen. Näin jokaisen on mahdollista päästä seuraamaan esim. Horisontti Euroopan Brysselissä toteuttamia koulutustapahtumia. Matkustaminen vie huomattavan osan kokousten työajasta, nyt sen voi käyttää työskentelyyn. Sen lisäksi hankalat etäisyydet, säätila tai kulkuvälineiden aikataulut eivät ole esteenä, eikä myöskään erillistä kokoustilaa tarjoiluineen tarvita. Tapahtumien järjestäminen webinaarina on myös oikeudenmukaisempaa, sillä paikan päällä tiettyyn kellonaikaan oleva tilaisuus ei anna kaikille samanlaisia mahdollisuuksia osallistumiseen.
Webinaarien videotallenteiden ilmiselvänä etuna on, että niitä voi katsella ko. tilaisuuden jälkeen. Myös uusia koulutustilaisuuksia tutkijoille suunnitellessa, voivat vanhat tallenteet toimia koulutusta tukevana materiaalina tai jopa korvata uuden koulutuksen kokonaan. Kun tilaisuus järjestetään etänä ja nauhoitetaan, on se saatavilla kaikille, myös niille, jotka eivät voi osallistua reaaliajassa.
Webinaarit ovat osalle myös helpompi tapa kommunikoida, koska toiset tarvitsevat vähemmän suoria, kasvokkain tapahtuvia ihmiskontakteja. Toisaalta myös uusia sosiaalisen kanssakäymisen muotoja on keksitty;: moniin työpaikkoihin on tullut tavaksi järjestää sovellusten kautta etäkahvit päivittäin tai viikoittain, minkä lisäksi sovellusten ryhmätyöhuoneet mahdollistavat pienryhmäkeskustelut kehittämistapaamisissa ja kokouksissa.
Hyötyjen lisäksi on haittojakin ̶ yksi niistä on webinaariväsymys. Varsinkin tänä keväänä, kun Horisontti Eurooppa-rahoitusohjelma käynnistyy, on webinaareja aiheesta ollut läkähdyttävän paljon useilta koulutuksen tarjoajilta. Tarjolla olevia koulutuksia ja kokouksia on lähes päivittäin, ja toisinaan ajankohdat ovat päällekkäin. Väliaika em. tapahtumien välillä jää vähiin, minkä takia muut työtehtävät joudutaan siirtämään myöhempään ajankohtaan. Kun selkeät toimintatavat puuttuvat, moni on aikatauluttanut itsensä koko työpäiväksi etäkokouksiin ja erilaisiin koulutuksiin. Työhyvinvoinnin kannalta työpäivät saattavat venyä tästä syystä usein pitkiksi.
Erilaisten verkkokokoussovellusten käytön hallinta ja niiden tarjoamat erilaiset keinot ja mahdollisuudet voivat aiheuttaa stressiä ja osaamispaineita. Käyttöohjeita on tarjolla, usein niitä opiskellaan itsenäisesti ja käyttöä harjoitellaan yrityksen ja erehdysten kautta ̶ joskus valitettavasti myös itse tapahtumassa. Tekniikan ja verkkoyhteyksien arvaamattomuus, tietoturva sekä ympäristön mahdolliset ennakoimattomat häiriöt tuovat lisää jännitystä tilaisuuden järjestäjälle kuin osallistujillekin. Isoimmissa kokouksissa ja seminaareissa esittäjä näkee useimmiten vain osallistujien mustat ”hautakivet”. Välitön palaute jää saamatta, osallistujien reaktiot ja kehonkieli näkemättä.
Verkkokokousjärjestelmät ovat uudistaneet asiantuntijan työkenttää ja työtapoja merkityksellisesti. Muutos on tuonut sekä mahdollisuuksia että haasteita. Työmatkat vähenevät, etätyö lisääntyy, työstä tulee yhä enemmän itseohjautuvaa, mikä vaatii asiantuntijalta itsekuria. Asiantuntijan työssä verkkokokousjärjestelmät tullevat jatkossakin, tilanteesta riippumatta olemaan oleellinen osa uusia työmenetelmiä. Ne helpottavat tiedon jakamista ja saavutettavuutta ̶ näin esimerkiksi tutkijoille suunnatuilla koulutustilaisuuksilla saadaan tavoitettua suurempi määrä kohderyhmästä. Sovellusten teknisten ominaisuuksien kehittyminen, ja työn säännöllinen reflektio auttaa asiantuntijoita kehittämään uusia menetelmiä verkkokokoussovellusten hyödyntämisessä. Organisaatioissa tulee jatkossa huomioida verkkokokousjärjestelmien vaikutus työn tekemiseen ja johtamiseen sekä laatia selkeät toimintatavat ja ohjeet työntekijöilleen.