Samaan aikaan kun poikkeustilanne koronaepidemian takia siirsi Tutkimusrahoitus-yksikön työntekijät etätöihin, pääsimme avustamaan Turun yliopiston virustutkijaa laatimaan isohkoa COVID-19 EU-puiteohjelmarahoitushakemusta. Melko absurdi tilanne kaikkiaan, kun uutiset ovat tulvillaan koronaa, kadut ja koulut hiljentyneet, yliopiston tilat suljettu nopealla aikataululla ja koronahakemusta työstettiin loppuun kaikkien ollessa etätyössä kotona. Samalla mieleen hiipi, miten hakemuskonsortion italialaiset ja espanjalaiset partnerit mahtavat toisaalla pärjätä tilanteen eskaloituessa heillä lähes katastrofaaliseksi. Vaikka uuden edessä oltiin, itse tutkimusrahoituksen asiantuntijan työhön poikkeustilanne ei juurikaan tuonut muutosta. Sähköposteja läheteltiin, konsortiota ja hakudokumentteja kerättiin kasaan ja hakemusta koostettiin sujuvassa yhteistyössä tutkijan kanssa.
Poikkeustilanne on ajanut kaikki omaksumaan etätyökäytänteet ja välineet nopealla aikataululla. Tutkimusrahoitustiimimme työssä tämä ei kuitenkaan suuremmin ole muuttanut jo vallitsevia työskentelytapoja. Sähköiset työvälineet, kuten Teams, Skype for Business ja Zoom ovat olleet jo aktiivisessa käytössä tiimissämme, joten niiden käyttöönotto etätyössä oli ongelmatonta. Koronaeristäytymisen aikanakin tutkijat tavoittavat tutkimusrahoituksen asiantuntijat edelleen pääsääntöisesti sähköisen palveluosoitteen kautta (tutkimusrahoitus@utu.fi). Lisäksi tutkijat saattavat olla yhteyksissä suoraan joko henkilökohtaiseen sähköpostiin eikä sovi unohtaa myöskään perinteistä puhelinsoittoa. Etätyövälineet Turun yliopistossa olivat jo valmiiksi hyvällä mallilla ja iloksemme sähköinen allekirjoitusprosessikin mahdollistettiin nopeutetulla aikataululla.
Eräs iso haaste tutkijoiden etäauttamisessa on erinäisten rahoitusehtojen selventäminen, etenkin budjettia laatiessa. Budjettipohjissa vilisevät termit kokonaiskustannusmalli, lisäkustannusmalli, yleiskertoimet ja henkilösivukulut eivät välttämättä heti aukea ja niiden selventäminen puhelimessa, sähköpostitse tai videon välityksellä ei aina olekaan yhtä yksinkertaista kuin budjetin työstäminen henkilökohtaisessa tapaamisessa. Tästä johtuen sama Excel-tiedosto on saattanut seilata sähköpostien välillä useita kertoja. Summa summarum, vaikka etätyöskentely sujuu, onhan se kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus kuitenkin yksi oman työn suola – on mukava tavata tutkijoita tai pitää koulutusta ihan vain livenä.
Kiistattomasti suuren haasteen työskentelyyn tuovat työskentelyolosuhteet. Keskittyminen omaan työhän on ollut työn ja arjen tasapainottelua, kun muutkin perheenjäsenet ovat samanaikaisesti kotona. Lapset huutavat vähän väliä leikkimään, tylsyyttään, auttamaan läksyissä, antamaan ruokaa, mehua, välipalaa, milloin mitäkin. Ruutuaika paukkuu ja kuin huomaamatta 2-vuotias on oppinut sellaiset sanat kuin ”youtube”, ”please” ja ”hiljaa kaikki”. Me vanhemmat yritämme kotikoulun, ruokailun, ulkoilun ja yleisen hääräilyn välissä saada töitäkin tehtyä. Jousto työajoissa on tuonut tähän kuitenkin lievennystä.
Korona-ajan eristäytymisessä eräs positiivinen ilmiö on yksikkömme Zoom-kahvit, jotka ottivat nopeasti paikkansa työyhteisössämme. Näille kahveille kukin voi osallistua oman aikataulunsa mukaan, joko päivittäin tai harvemmin. Yhteishenki yksikössä on toista kannustava ja on mukava ”nähdä” työkavereita, vaihtaa kuulumisia ja keskustella samalla ajankohtaisista työasioista. Joskus linjoilla voi olla vain kaksi henkilöä, joskus koko tiimi. Pääasia on, että voidaan jutella ja jakaa asioita.
Reilun kuukauden etätyöskentelyn aikana on tullut selväksi se, että kaikki kaipaavat nimenomaan niitä ihmiskontakteja. Toisaalta positiivista on ollut myös se, että koulutuksia järjestetään nyt enemmän etänä. Toivomme, että monet korona-ajan hyvät käytänteet jäisivät pandemian mentyä enemmänkin säännöksi kuin poikkeukseksi!
Palataksemme alun EU-puiteohjelman COVID-19-pikahakuun – konsortiohakemus saatiin lähetettyä hyvissä ajoin. Se oli sarjassaan jo toinen koronahaku, jossa kyseistä biolääketieteen tutkijaa, dosentti Petri Sutta, pääsimme auttamaan. Itse haku toteutettiin hyvin nopealla aikataululla – hakuaikaa oli konsortion kasaamiseen ja itse hakemuksen kirjoittamiseen muutama viikko. Kyselimme Petrin ajatuksia hauista ja millaista oli lähteä koordinoimaan isohkoa puiteohjelmahakemusta lukuisten partnerien kanssa ja vieläpä nopeutetulla aikataululla. Petri rohkaisee kokemuksensa perusteella tähän muitakin. Esimerkiksi EU-portaalin kautta on ”rohkeiden koordinaattorikandidaattien” mahdollista löytää sopivia partnereita omaan konsortioonsa. COVID-19-pikahauissa hakemusten aikajänne on lyhyt sekä hakemuksen jättämisen että päätöksen suhteen, mikä voi olla hyväkin asia. Lopuksi hän halusi vielä korostaan yliopiston kehittämispalvelujen tutkimusrahoitusasiantuntijoiden roolia EU-hakemusten valmistelussa. Ilman heitä tehtävä voisi olla ”mission impossible”.
Tutkimusrahoitusyksikkömme kiittää saadusta positiivisesta palautteesta, haluaa kannustaa tutkijoita lähtemään rohkeasti myös hakemusten koordinaattoriksi sekä hyödyntämään yksikkömme palveluja – sekä livenä että etänä.
Tutkimusrahoituksen asiantuntijat Hanna Honkanen & Maritta Löytömäki