Jos Sirpaakin pännii, tarttis varmaan tehrä jotain
Akateemikkomme Sirpa Jalkanen puki muutama viikko sitten tällä samalla foorumilla sanoiksi meidän kaikkien turhautumista turhaan, tai ainakin turhalta tuntuvaan, byrokratiaan, kokoustamiseen, tilastointiin ja raportointiin. Heti alkuun anteeksipyyntö akateemikko Jalkaselta hänen nimensä käyttämisestä klikkikalasteluun ja samalla hänelle kiitos erinomaisesta kirjoituksesta ja tärkeän asian esiin nostamisesta. Kirjoitus toi ensinnäkin lohtua: omat tuskailut ja ajoittaiset asennevaikeudet raporttien, lausuntopyyntöjen, strategioiden, hallintosääntöjen ja mittareiden maalimassa saavat oikeutusta, kun yksi kaikkein menestyneimmistä tieteentekijöistämme kokee vallitsevan todellisuuden samoin kuin itse. Toiseksi se herätti: kannattaisi reagoida, jos keskeltä ja eturivistä ilmaistaan voimakas huoli kasvavasta byrokratiasta ja näennäistekemisen määrästä. Tarttis varmaan tehrä jotain.
Lähden tässä kirjoituksessa siitä, että akateemikkomme on oikeassa — näennäistekeminen tukahduttaa tutkimusta ja opetusta — ja fundeeraan hiukan muutamia näennäistehtävien lähteitä ja myös keinoa näiden lähteiden pulputuksen hillitsemiseen. Oletan myös, että hukutamme itsemme byrokratiaan hyvää tarkoittaen, pyrkimyksenä toimintamme tehostaminen tai parantaminen, emme kiusataksemme toisiamme turhalla työllä. Tiedostan myös, että olen osa ongelmaa, hallinnollisessa roolissani byrokratiaa tekevä ja sitä muilla teettävä. Sori siitä.
Yksi suurimmista lisätyön lähteistä on jatkuva työmme arviointi. Osa arvioinneista ovat olennaisesti työhömme kuuluvaa, kuten artikkelien ja apurahahakemusten vertaisarviointi, sekä asiantuntija-arvioinnit osana rekrytointeja ja uralla edistymistä. Toinen osa arvioinneista, kasvava työmaa, kohdistuu yksikköihimme ja ohjelmiimme. Kuluvana lukuvuonna valmistelutyötä on langennut omalle kohdalle ainakin RAE arviointiin, yrittäjyysyliopistoon liittyvään ACEEU akkreditointiin ja tietotekniikan koulutusohjelman EUR-ACE akkreditointiin. Näissä on työsarkaa riittänyt kymmenille tai jopa sadoille yliopistolaisille, niin opetus-, tutkimus-, kuin hallintohenkilöstölle.
Toinen lisätyön lähde on erilaiset tiedonkeruut ja kyselyt, ja niiden tulosten analysointi ja analysointitilaisuudet. Työhyvinvointikyselyt, opiskelijapalautteet ja vastavalmistuneitten kyselyt toistuvat vuosittain, ja webropol-kyselyitä tippuu postilaatikkoon tasaisena virtana — KoTo lähestyi meitä pari viikkoa sitten 10-15 minuutin kyselyllä, valtiovarainministeriön innovaatiobarometri odottelee vastauksiani. Kuormaan voi lisätä tiedon tuottamisen moniin tilastoihin, joita (onneksi pitkälti keskitetysti) kerätään rahoitusmallia varten OKM:öön raportoitavaksi tai muita lakisääteisiä tarkoituksia varten, ja lukuisat sisäiset ja ulkoiset lausuntopyynnöt, usein satasivuisine saatemateriaaleineen; nopea haku sähköposteistani vuoden 2021 alusta löysi 11 laajalevikkistä lausuntopyyntöä.
Arviointien, kyselyjen ja lausuntopyyntöjen tarkoitus on tuottaa tietoa, jonka avulla pyritään parantamaan toimintaamme; en epäile, etteikö tällaista tietoa saataisi, mutta mietimmekö riittävän kriittisesti tiedon hintaa? Onko tieto sen tuottamiseen käytetyn panostuksen arvoista?
Onko odotettavissa, että kerättäväksi suunnitellun datan perusteella voidaan tulevaisuudessa tehdä niin merkittävää toiminnan ohjausta, että tuota dataa kannatta kerätä?
Onko kerättävän datan laatu riittävän hyvää päätelmien tekemiseen? Asetamme tiukkoja vaatimuksia tutkimusdatalle ja sen tulkinnalle, jotta tiedeyhteisönä voimme hyväksyä nuo tulkinnat, mutta omaa toimintaa mitatessamme emme juuri hypoteeseja ja tilastollista merkittävyyttä pysähdy miettimään, kunhan kyselemme. Kyselyjen kysymyksenasettelu on sekin usein huolimatonta, vastaaminen arpomista. Pari esimerkkiä viimeaikaisesta kyselystä:
Kuinka paljon olette tukeneet innovaatiotoimintaa vahvistamalla johtajuutta ja henkilöstön innovaatio-osaamista, 1–5.
Oliko organisaatiollanne toimintakulttuuri, joka edisti kokeiluja ja riskinottoa (kyllä/ei).
Tjaa, oltaisiinko 3:n tai 4:n verran tuettu johdon vahvistamista, mitä se sitten tarkoittaakaan, ja kyllä edistetään kokeiluja, mutta onko riskinotto hyvä vai huono asia? Lähetettiinköhän sama kysely myös sijoitustoiminnasta vastaavaan yksikköön?
Eniten tosin ei huolestuta se, että kerätään niin huonoa dataa, että siitä ei voida tehdä päätelmiä, vaan se, että siitä kuitenkin tehdään päätelmiä.
Kohdistetaanko tiedonkeruu liian usein tarpeettoman laajalle, vai riittäisikö pienempi N? Tarvitaanko tosiaan tuhannen tutkijan mielipide? Laajalevikkisen ja huonon Webropol-kyselyn tekeminen on harmillisen helppoa.
Unohdammeko liian helposti kuinka työlästä tiedon tuottaminen on tietojärjestelmien ongelmien ja huonon käytettävyyden takia? Esimerkiksi kohtuuttomat Peppi-ongelmat ovat edelleen opettajien arkipäivää ja TOPI:n reagointia klikkauksiin saa joskus odotella kahvitauon verran.
Yhdysvaltojen viranomaislomakkeissa törmää arvioon lomakkeen täyttämiseen käytettävästä ajasta. Tämä on seurausta vuonna 1995 säädetystä laista (“Paperwork Reduction Act” https://www.govinfo.gov/content/pkg/PLAW-104publ13/html/PLAW-104publ13.htm), jonka tavoitteina on “to have Federal agencies become more responsible and publicly accountable for reducing the burden of Federal paperwork on the public, and for other purposes.” Yhdysvaltojen hallinto ei yleensä tule ensimmäisenä mieleen kevyen byrokratian malliesimerkkinä, mutta ajatuksesta tämän lain taustalla voisi ottaa oppia. Mitä jos vaatisimme itseltämme edes summittaisen laskelman, “Klubiaskin kanteen”, siitä mitä suunnitellut kyselyt, arvioinnit tai tietojärjestelmään kirjattavaat tiedot tulevat maksamaan. KoKu-mallin mukainen tuntihinta saadaan riittävällä tarkkudella kertomalla keskiarvopalkka kahdella, vähän lisää pyöristäen saadaan opetus- ja tutkimushenkilöstöltä ulkoisvaikutuksena napatun tunnin arvoksi n. 50€.
Kokeillaan:
- Vartin kysely tuhannelle tutkijalle maksaa yliopistollemme yli 10k€.
- Laajalle levitetty pyyntö kaikille tiedekunnille kommentoida mietintöä tai ohjeistusta voi maksaa kymmeniä tuhansia euroja.
- Viattoman tuntuinen kymmenen ihmisen parin tunnin Zoom on tonnin pieti (tai toisella tapaa laskettuna, yhden ihmisen 2,5 päivän työpanos);
- RAE arvioinnin kustannus on kuusinumeroinen, en uskalla miettiä mikä on ensimmäinen numero; akkreditoinnit lienevät hiukan halvempia.
- Kuukausittainen SOLE-rumba maksaa viisinumeroisen summan tiedon syötön kustannuksina.
- Monen sadan opiskelijan kursseilla opettajat raportoivat Pepin odotuttavan 30 sekuntia jokaisen arvosanan kohdalla: kustannus siis 41,7 eurosenttiä per arvosana. 2000 osasuorituksen kurssista voi Peppi-kustannusten sarakkeeseen lisätä 834 euroa.
En tarkoita, että meidän tulisi koko ajan kellottaa tekemistämme ja miettiä omia ja toisten “laskutettavia tunteja”, päinvastoin: luovuuteen, oivalluksiin ja keksintöihin tarvitaan vapautta ja suunnittelemattomuutta. Peräänkuulutan sitä, että pidämme kirkkaana mielessä opetus- ja tutkimushenkilöstölle sälytetyn lisätyön välilliset — mutta välittömästi vaikuttavat — kustannukset: uutta tietoa ja osaamista syntyy vähemmän. Ja koska vastuuntunto ajaa hoitamaan opetuksen ja kutsumus sekä uralla etenemisen vaatimukset tekemään tutkimustyön niin hyvin kuin mahdollista lisätyöstä huolimatta, välitön vaikutus on myös henkilöstön kuormittuminen — liiallinen työmäärä nousee toistuvasti esiin työhyvinvointikyselyissämme.
Vähenisikö byrokratiakuorma ja paranisivatko tietojärjestelmämme ripeämmin jos arvioisimme useammin, kuten yo. esimerkeissä, ihan riihikuivaksi rahaksi muutettuna toisillemme sälyttämämme lisätyön kustannuksen ja toisaalta sen teettämisellä tavoittelemamme hyödyn arvon? Jos arvioitu kustannus olisi arvioitua hyötyä suurempi, osaisimmeko ottaa aikalisän ja yksinkertaistaisimme hallintoprosessia kunnes epäyhtälön merkki kääntyisi? Tai osaisimmeko luopua koko hankkeesta, jos merkkiä ei saisi kääntymään?
Tämän blogin lukemiseen arvioidaan kuluvan 4 minuuttia, jolloin kustannus yliopistolle on 3,33€/lukukerta. Kannattiko?
Kirjoittaja on Turun yliopiston teknillisen tiedekunnan dekaani.