Tiedotusopin professori Osmo Wiiolla oli tapana sanoa, että ”viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta”. Jos tämä näkemys on oikeanlainen, (eikä meillä ole mitään syytä epäillä tätä) edellytykset organisaatioiden väliselle verkostoyhteistyölle eivät ole kovinkaan häävit. Organisaatioiden välinen yhteistyö ei voi toimia, jos organisaatioiden välinen viestintä ei toimi edes välttävästi. Tilanne ei kuitenkaan ole näin lohduton. Vaikka viestintä on parhaissakin olosuhteissa haastava taiteenlaji, toimivaan viestintään panostaminen ei ole koskaan turhaa. Viestintään tehdyt investoinnit maksavat aina itsensä, jos investoinnit on tehty taidolla.
Organisaatioiden välisen viestinnän parantaminen kannattaa aloittaa muutoksista, jotka eivät vaadi suuria rahallisia tai ajallisia panostuksia. Viestinnässä on sekä rakenteellinen, että taitoihin liittyvä ulottuvuus. Hyvää viestintää edistäviä rakenteita voi usein olla haastavaa ja aikaa vievää synnyttää. Henkilökohtaisia viestintätaitoja ja asenteita kaikki voivat muuttaa koska vain.
Hyvän viestinnän tulee perustua avoimuuteen ja haluun jakaa tietoa, lakeja, säädöksiä ja etiikkaa kuitenkaan unohtamatta. Tämä on pitkälti asenne- ja viitseliäisyyskysymys. Arvostanko muita ihmisiä siinä määrin, että haluan tarjota heille tietoa, joka voi tehdä heidän työstään helpompaa. Kannattaa kuitenkin pohtia sitä, mitä toinen henkilö oikeasti tarvitsee. Kenenkään ei oikeasti tarvitse kuulla viimeisimpiä juoruja muista.
Missään nimessä tiedolla ei tulisi ”politikoida” kertomalla eri ihmisille eri asioita vain omia päämääriä edistääkseen. Näin toimiva henkilö jää aina jossain vaiheessa toiminnastaan ”kiinni” ja tämän jälkeen kukaan ei enää luota näin toimivaan henkilöön, saatikka kunnioita tätä. Viestinnän tulee olla myös rehellistä. Asiat voi sanoa suoraan ja selkeästi ilman, että loukkaa toista osapuolta.
Hyvä viestintä perustuu myös aitoon kuunteluun ja haluun oppia toisilta. Kukaan ei halua kertoa mitään henkilölle, jota ei kiinnosta vähäisessäkään määrin, mitä hänelle kerrotaan. Henkilölle joka tietää jo valmiiksi mielestään kaiken on turhakin kertoa mitään. Tällainen ”viestintä” kuluttaa vain kaikkien aikaa. Jos oikeasti haluaa, että omalla viestinnällä on edes teoriassa vaikutusta, kannattaa omat näkemykset perustella huolellisesti. Mikäli henkilölle vain sanotaan, että kasvomaskia tulee käyttää, muttei samalla perustella miksi, henkilö todennäköisesti jättää maskin hyllyyn.
Kuuntelu, toisten tarpeiden huomioiminen, halu oppia ja näkemysten perustelu viestittävät kunnioituksesta ja välittämisestä. Kunnioittaminen puolestaan lisää avoimen viestinnän todennäköisyyttä.
Suomessa on perinteisesti ajateltu, että viestinnässä on kyse vain tiedon levittämisestä ja vaihtamisesta. Uusimmat tutkimukset eivät tällaista väitettä juurikaan tue. Yli 90 prosenttia viestinnästä tapahtuu nykytiedon mukaan sanattomalla tasolla. Esimerkiksi puheviestinnässä ihmiset kiinnittävät enemmän huomiota äänensävyymme, puhenopeuteemme, äänemme voimakkuuteen, eleisiimme ja ilmeisiimme kuin siihen, mitä me sanomme. Jos sanaton viestintämme on ristiriidassa sanomamme kanssa, meillä ei ole uskottavuutta. Omaa sanatonta viestintääkin voi silti kehittää ja parantaa, jos vain haluaa oppia. Asenteen merkitys nousee kuitenkin tässäkin keskeiseksi kysymykseksi, koska nimenomaa peittelyn ja ”näyttelyn” tuntu synnyttää usein kuulijassa epäuskon ja epäluottamuksen tunteen. Paras vaihtoehto tässäkin on se, että omaksuu aidosti ajatuksen toisten kunnioittamisesta ja auttamisesta.
Hyvä viestintä on siis pitkälti asennekysymys. Kunnioitus ja avoimuus kumpuavat oikeasta tiedosta. Erilaisissa verkostoissa toimivien tulisi sisäistää ajatus, jonka mukaan verkoston jäsenet tarvitsevat toinen toisiaan. Kun verkoston jäsenet ymmärtävät, että heistä jokainen voi yhteistyön avulla saavuttaa huomattavasti enemmän kuin yksin, palvelualttiudella on vakaa pohja, jonka varaan on hyvä rakentaa. Ajoittaisiin epäonnistumisiinkin on tällaisessa verkostossa varaa.
Kirjoittaja: Markus Kantola. Kirjoittaja toimii tutkijatohtorina KumppanuusAkatemia –hankkeessa.
