Nuorempi Volter – moderni hakujärjestelmä parantaa tiedon löytyvyyttä

Turun yliopiston kirjastossa lähes 20 vuotta käytössä ollut Voyager-kirjastojärjestelmä vaihtui vuodenvaihteessa uuteen Alma-kirjastopalvelualustaan. Asiakkaille Volterin tuttu nimi säilyy, mutta kaikki muu käyttöliittymässä ja sen taustajärjestelmässä on uutta. Uusi Volter tarjoaa sujuvamman käyttäjäkokemuksen ja monipuolisemman pääsyn tietoaineistoihin. Yksi tärkeimmistä vaikuttavista tekijöistä järjestelmäuudistuksessa on ollut juuri asiakaslähtöisyys.

Kirjaston tietoaineistotarjonta on viime vuosina voimakkaasti painottunut digitaalisiin aineistoihin. Tietoaineistojen digitalisoituminen ei ole kuitenkaan muuttanut tieteellisen kirjaston perimmäistä tarkoitusta, vaan kirjaston tehtävänä on edelleen tarjota luotettavaa ja relevanttia tietoa julkaisumuodosta riippumatta niin opiskelun, tutkimuksen kuin opetuksenkin tueksi.

Digitaalisessa ympäristössä tiedon määrä kasvaa koko ajan ja tietoa tuotetaan ja jaetaan erilaisissa kanavissa ja konteksteissa. Tiedon tarvitsijalla on valtava työ luovia koko ajan muuttuvassa informaatioympäristössä ja juuri siksi aineistojen löydettävyyden merkitys on entisestään kasvanut. Panostamalla uuteen moderniin hakujärjestelmään kirjasto pyrkii parantamaan sekä aineistojen löytyvyyttä että niiden käyttöä. Toiveena on, että erityisesti e-aineistot ovat uudistuksen jälkeen entistä helpommin hyödynnettävissä.

Järjestelmäuudistuksessa ei ole kysymys pelkästään teknisestä ratkaisusta, vaan uusi järjestelmä muuttaa myös kirjaston työprosesseja ja parantaa kirjaston kykyä vastata asiakastarpeisiin. Asiakaslähtöisten toiminnan edellytys on, että organisaatio tuntee asiakkaansa ja heidän tarpeensa ja kykenee hyödyntämään tietoa palvelujen kehittämisessä. Tähän asti asiakasymmärrystä on rakennettu erityisesti asiakaspalautteesta saatavan tiedon pohjalta, mutta uuden järjestelmän myötä kirjasto pystyy paremmin kokoamaan myös reaaliaikaista tietoa esimerkiksi aineistojen käytöstä. Tietoa tarvitaan toiminnan kehittämisen ohella myös päivittäisessä työssä, jotta voidaan varmistaa palvelujen sujuvuus.

Kirjaston näkökulmasta suuri parannus on myös se, että uusi järjestelmä selkiyttää kirjaston järjestelmäkokonaisuutta, kun siinä pystytään hallinnoimaan sekä painetut että e-aineistot aineistojen hankinnasta käyttöön saakka.

Kansallinen uudistus – korkeakoulukirjastojen yhteistyö

Suomalaiselle tieteelliselle kirjastokentälle on jo vuosikymmeniä ollut leimallista vahva yhteistyöorientaatio. Yhteistyön perinne näkyy myös tässä uudistuksessa. Järjestelmävaihdos on osa suurempaa kokonaisuutta, jossa kaikki suomalaiset korkeakoulukirjastot uudistavat kirjastojärjestelmänsä.

Turun yliopisto toimi kilpailuttavana organisaationa kirjastojen yhteisessä Lumikko-hankintakonsortiossa, joka kilpailutti kirjastojärjestelmät syksyllä 2018. Turun yliopiston kirjasto on myös aktiivinen toimija käyttöönoton yhteydessä muodostetussa Suomen ALMA-kirjastojen verkostossa.

Turun yliopisto on yksi ensimmäisistä korkeakoulukirjastoista, jotka ottivat uuden järjestelmän käyttöön vuoden 2020 alussa. Myös Itä-Suomen ja Tampereen yliopistot ja Åbo Akademi sekä Karelian, Satakunnan, Seinäjoen ja Turun ammattikorkeakoulut ottavat järjestelmän käyttöön tammikuussa. Helsingin, Lapin ja Oulun yliopistot, Taideyliopisto, LUT-yliopisto, Savonian, Jyväskylän, Kajaanin ja Oulun ammattikorkeakoulut sekä Eduskunnan kirjasto siirtyvät Alman käyttäjiksi kesällä 2020. Järjestelmä otetaan käyttöön myös eräissä tutkimuslaitosten kirjastoissa, kuten Suomalaisen kirjallisuuden tutkimuksen seuran kirjastossa.

Uusi järjestelmä mahdollistaa myös turkulaisten korkeakoulukirjastojen yhteistyön ja asiakkaita helpottavat yhteneväiset käytännöt. Turun korkeakoulukirjastot ovat viime vuoden aikana yhteistyössä suunnitelleet ja yhtenäistäneet joitakin palvelukäytäntöjään. Kirjastoilla on paljon yhteisiä asiakkaita ja yhtenäiset laina-ajat ja maksukäytännöt palvelevat erityisesti heitä.

Personoitava ja yhteisöllinen asiakaskäyttöliittymä

Asiakkaiden tarpeet ovat erilaisia ja erilaisten personoitavien digitaalisten palvelujen merkitys kasvaa koko ajan. Myös kirjastoilta odotetaan moderneja palveluita, jotka tarjoavat ratkaisuja hyvin monenlaisiin tiedonhakuongelmiin. Lisähaasteena on se, että tieteellisen kirjaston asiakas voi olla kuka tahansa yliopistoyhteisön jäsenestä muuhun tiedontarvitsijaan. Uusi Volter tarjoaa tässäkin mielessä paljon aiempaa paremman asiakaskokemuksen, sillä hakuja on mahdollista personoida ja nostaa itselle tärkeimmät aineistot hakutulosten kärkeen.

Volter kannustaa myös yhteisöllisyyteen ja käyttäjien aktiiviseen osallistumiseen, sillä kirjautuneet käyttäjät voivat keksiä ja lisätä löytämiinsä kirjoihin, lehtiin ja artikkeleihin yhteisiä avainsanoja, ”tägejä”.

Volterin nimipäiväjuhlat 29.1. ja Suomen ALMA-kirjastojen avajaiset Turussa

Järjestelmän uudistusprojekti on ollut iso ponnistus kirjastossa ja viime kuukausien aikana se on vaatinut kärsivällisyyttä ja joustavuutta myös asiakkailta. Nyt kun kehittämistyö on valmistumassa, haluamme juhlistaa uutta Volteria yhdessä kirjaston asiakkaiden kanssa. Volterin nimipäivänä 29.1 kannattaa siis poiketa kirjastoissa muutenkin kuin Volterin välityksellä!

Isoa kansallista uudistustyötä juhlistetaan Turussa keväällä 2020, kun projektissa mukana olleet organisaatiot ja tekijät kokoontuvat Feeniks-kirjastossa järjestettävään juhlaan.

Heli Kokkinen ja Minna Niemi-Grundström
Kirjoittajat työskentelevät Turun yliopiston kirjaston palvelupäällikköinä.