Yritys E on ohjelmistoalan keskisuuri yritys
Päiväkirja
Viikko 14 (15-21.6): Toimisto avattu
Yrityksen johtoryhmä on käynyt läpi pitkäntähtäimen strategiaa ja miettinyt tulevaisuutta etenkin tämän hetken lähtötilanne huomioiden. Taloudellista kuvaa käytiin läpi koko henkilöstön kanssa, vaikka mitään hälyttävää ei olekaan näkyvissä. Yrityksessä myös todettiin, että liikevaihdon lasku verrattuna viime vuoteen ei niinkään johdu markkinatilanteesta, vaan yrityksen sisäisistä asioista. Esimerkiksi kehitystyöhön on jo alkuvuodesta asti mennyt paljon henkilöstön aikaa. Tämän vuoksi laskutuskin on ollut jo alkuvuodesta matalampaa, verrattuna viime vuoden samaiseen aikaan. Toki kehitystyö tuottaa tulosta varmasti vasta tulevaisuudessa.
Vaikka taloudellisissa näkymissä onkin laskua, uskoo yritys tulokseen myös jatkossa. Tällä hetkellä lähinnä kiinnitettään enemmän huomiota asiakastyöhön fokusointiin, kuluihin ja mietitään investointeja normaalia tarkemmin.
Viime viikolla tehtiin päätös toimistolle paluusta ja tällä viikolla avattiin ovet työntekijöille. Toimistolle palasi ne työntekijät, jotka ovat toimistolle eniten kaivanneetkin. Viimeisimmässä henkilöstön koronakyselyssä kysyttiin myös jatkosta; kuinka moni aikoo palata toimistolle ja milloin? Tästä saadaan tuloksia vasta myöhemmin. Nyt porukalla on helpottunut olo ja odottavat fiilikset syksyn suhteen.
Viikko 13 (7-12.6): Tulosodotuksia jouduttu oikaisemaan
Yrityksen taloustilannetta on jouduttu tarkistamaan ensimmäistä kertaa kriisin aikana. Tilikaudesta ei enää odoteta kasvua, vaan tavoite laskettiin edellisen vuoden liikevaihtotasolle. Taustatekijöitä analysoitaessa yritysjohto on tunnistanut tiettyä tehottomuutta, joka johtuu osin koronakriisistä. Esimerkiksi projektien sisäinen kommunikointi on sakannut jonkun verran, aiheuttaen viivästyksiä ja vaikeasti havaittavissa olevia pieniä siirtymiä. Eteneminen ei ole ollut yhtä tehokasta kuin toimistoympäristössä. Työtapoja pitää siis edelleen virittää.
Paluusta toimistolle on päätetty: Suositus etätyöstä on edelleen voimassa, mutta toimistolle saa palata. Toimistotyössä pitää noudattaa turvavälejä ja käsidesipulloja on hankittu lisää. Muutoin toimistolla ei ole tehty erityisjärjestelyitä. Työntekijä saa kuitenkin itse päättää missä työnsä suorittaa, eikä päätöstä tarvitse perustella.
Asiakkaitakin on ruvettu tapaamaan, mutta pääosin vielä ulkotiloissa. Samalla periaatteella on haastateltu työnhakijoita: Kupittaan puisto on toiminut hyvänä haastatteluareenana.
Viikko 12 (1-7.6): Tee työtä siellä missä parhaiten onnistuu
Yritys E:ssä on varsin normaali tilanne. Tilauskanta on olosuhteisiin nähden hyvä ja hyviä prospekteja on työn alla. Henkilöstön vapaaehtoiseen fiiliskyselyyn tuli taas runsaasti vastauksia – yli puolet henkilöstöstä arvioi omaa tilannettaan. Kyselykin vahvistaa johdon näkemystä varsin normaalista tilanteesta. Kyselystä havaitaan myös, että koululaisten paluu kouluun on helpottanut työntekoa kotona.
Etäjohtamista on myös arvioitu, ja todettu että juuri fiiliskysely ja sisäiset keskustelufoorumit ovat nostaneet esille asioita, joita aikaisemmin ei välttämättä olisi tunnistettu. Siksi yrityksissä suunnitellaan fiiliskyselyn jatkamista vaikka tilanne normalisoituisikin.
Toimistolle paluusta ei ole vielä tehty linjauksia. Asiaa on käsitelty ja suunniteltu yhdessä työsuojeluporukan kanssa, ja asiaan tullaan palaamaan tarkemmin ensi viikolla. Mahdollisten kesähelteiden vaikutusta työolosuhteisiin kotioloissa on pohdittu. Tältäkin varalta on mahdollistettava toimistolle paluuta, mikäli tilanne sen vaatii. Mutta yrityksessä tullaan jatkamaan jo ennen koronakriisiä sovellettua periaatetta:
Tee työtä siellä missä parhaiten onnistuu
Viikko 11 (25-31.5): Pitää tehdä töitä sen eteen että tietää missä mennään
Yrityksessä E viikko on (taas) ollut varsin normaali. Tilauksia on edelleen saatu normaalin tahtiin. Joistakin asiakkuuksista normaalia enemmän, joistakin vähemmän. Koronakriisi ei loppujen lopuksi näyttäisi liiemmin vaikuttavan yrityksen talouteen tai tulosennusteeseen. Ainoastaan kansainvälistymisen askelmerkkejä joutaneen arvioimaan uudestaan. Kotimarkkinoilla on kuitenkin edelleen riittävästi mielenkiintoista potentiaalia, joten kansainvälistymisen siirtyminen ei sekään näyttäisi vaikuttavan tulevaisuuden näkymiin.
Yrityksessä toimitaan edelleen etänä. Pikkuhiljaa valmistaudutaan mahdolliseen siirtymiseen toimistotoimintaan ja asiakastapaamisiin. Päätöksiä tästä ei ole kuitenkaan vielä tehty, mutta on todennäköistä, että tällä rintamalla tule tapahtumaan seuraavien viikkojen aikana jotain.
Paluuta lähitoimintaan on myös tietyllä tavalla odotettu. Kun keskustelemme kriisivaiheen haasteista, nousee päällimmäisenä esille juuri eristäytyneisyyteen liittyvät asiat.
“Kun ei tapaa ihmisiä, yleistilannetta ei voi aistia. Pitää tehdä töitä sen eteen että tietää missä mennään, miten porukka voi.”
Yrityksessä on huomattu viestinnän tärkeyttä. Avoin ja riittävän tiheä viestintä tukee tilannejohtamista. Epävarmuuksista ei eskaloidu turhia ongelmia. Tähän varaudutaan yrityksessä myös ajatellen syyskauden mahdollisia myllerryksiä.
Viikko 10 (18-24.5): Business as usual. Melkein.
Yrityksessä E viikko on ollut varsin rauhallinen. Kauppa käy ja toimitusprojektit etenevät suunnitellusti. Tilanne vaikuttaa aika normaalilta. Miltei ainut poikkeus on, että toimitaan kotitoimistolta käsin.
Uusia tilauksia tullut mukavasti, aika normaaliin tahtiin kuten ennen koronaa
Tilanne aiheuttaa kuitenkin myös ristiriitaisia fiiliksiä. Toisaalta odotetaan että koko kriisi olisi jo ohi, mutta samalla ollaan tottumassa vallitsevaan tilanteeseen. Yrityksessä halutaan siksi seurata henkilöstönsä henkistä hyvinvointia tiiviisti, jotta voitaisiin tukea oikealla tavalla ja tarpeen tulleen tarttua asioihin riittävän ajoissa.
Talousraportointia ja –seurantaa on myös kehitetty herkemmäksi, jotta poikkeuksia havaittaisiin ajoissa. Tosin asiakkaat ovat toistaiskesi maksaneet laskunsa asianmukaisesti, joten kassavirran suhteen tilanne on hallussa. Kriisi toimii samalla ikään kuin yrityksen strategian testinä. Vähän aikaa ennen koronavaihetta yrityksessä päätettiin siirtyä toimintamalliin, jossa toimitaan usealla toimi-alalla. Tavoitteena on ollut vähentää riippuvuutta yksittäisistä toimintaympäristöistä tai asiakkaista. Ainakin koronan aiheuttamaan kriisiin strategia on toistaiseksi purrut.
Eli yrityksessä katsotaan edelleen tulevaisuuteen varsin luottavaisin mielin. Ensi syksystä keskusteltaessa toiveena olisi ettei enää olla poikkeustilassa, mutta samalla takapakkeihin on varauduttava mikäli tartuntatilanne pahenee.
Viikko 9 (11-17.5): Flexipaikat valmiina
Seurantaviikko 9 on ollut suhteellisen normaali Yrityksellä E. Parin viikon välein toistettavassa koronakyselyssä kävi ilmi pieni notkahdus negatiivisempaan suuntaan hyvinvoinnissa, mutta toisaalta taas positiivisempana ja riittävänä nähtiin vuorovaikutus kollegojen kanssa. Tällä viikolla iloisena uutisena tuli E-lounaspassin käyttöönotto Woltilla. Tämä nostatti keskustelua kotiin tilattavista lounasmahdollisuuksista.
Viikon aikana on puhuttu paljon etätöistä ja uusista mahdollisuuksista tulevaisuudessa. Yritys päätti ottaa käyttöön ainakin yhden flexihuoneen, joka on tarkoitettu henkilöille, jotka haluavat jatkossakin tehdä suurimman osan työstään etänä. Suurta kysyntää sille ei vielä ollut, mutta yritys uskoo, että moni myös jatkaa etätöissä. Yrityksen esihenkilöt ovat myös miettineet, voiko tiimiä johtaa etänä? He olivat yhdessä tulleet siihen tulokseen, että voi, koska heidän työnsä ei sisällä päivittäisten asioiden johtamista. Todettiin myös, että ehkä esihenkilöiden olisi hyvä antaa esimerkkiä eri mahdollisuuksista.
”Tee työsi sieltä mistä itse koet, että se parhaiten hoituu!”
Yritys teki myös uuden päätöksen toimistolle paluusta: ei palata vielä, kuin vain pakollisissa tapauksissa. Odotetaan hallituksen linjauksia etätöistä. Viikon aikana yritykseen oli palkattu vielä yksi uusi kesätyöntekijä, joka aloittaa toukokuun lopussa. Etäperehdytys uudelle työntekijälle nähtiin nyt jo helpompana, onhan se tehty jo isommalle joukolle tänä keväänä.
Viikko 8 (4-10.5): Tervetuloa, kesätyöntekijät!
Yrityksellä E on varsin normaali viikko takana. Projektit ovat edenneet hyvin ja porukka tekee hyvällä fiiliksellä duunia. Viikon aikana saadut vuosittain kerättävät asiakas- ja henkilöstötyytyväisyyspalautteet vahvistavat myös tämän. Korona ei ole toistaiseksi merkittävästi vaikuttanut yrityksen toimintaan tai tuloskuntoon – pitkää etätyörupeamaa lukuun ottamatta. Näin jälkikäteen tarkasteltuna voisikin todeta, että yrityksessä on onnistuttu varsin hyvin kriisin hallinnassa. Työnteko on sujunut hyvin, henki on hyvällä tasolla, toimitusprojekteja toteutetaan suunnitellusti, ja siirtyminen etämoodiin ei aiheuttanut merkittäviä häiriöitä.
Yrityksessä päätettiin toistaiseksi jatkaa etänä töitä, vaikkakin on huomattu, että porukka kyllä odottaa paluuta toimistolle. Lisäksi linjattiin, että tulevan kesän lomat pidetään normaalisti. Erityisjärjestelyihin ei siis ole tarvetta. Myönteisen taloustilanteen ansiota on uusrekrytointia jatkettu, ja 4 määräaikaista työsopimusta jatkettu yli kesäkauden. Kuluvalla viikolla 5 kesätyöntekijää aloittivat työnsä. Heille vietiin maanantai aamulla läppärit kotiin, ja etäperehdytys alkoi heti samana päivänä.
“Ainut pieni haaste on täyttää uusien henkilöiden mahdollista luppoaikaa, kun välttämättä eivät vielä itse keksi mitä voisi tehdä tai keneltä kysyä”
Myynnissä on havaittu vilkastumista vaikkakin asiakkaiden päätöksenteko uusista investoinneista tai hankkeista on edelleen hitaanlaista. Kaikkien isojen asiakkaiden kanssa on myös käyty erikseen vallitsevaa tilannetta läpi. On voitu todeta, että kokonaistilanne on edelleen varsin hyvä. Menossa olevia hankkeita viedään kaikissa asiakkaissa loppuun, ja keskusteluista on tunnistettu asiakkaiden lisätarpeita.
“Moni asiakas etsii tällä hetkellä kustannussäästöjä. Siihen kehitämme ja tarjoamme nyt täsmäpalveluita”
Yrityksessä uskotaan lisäksi, että näillä palveluilla on kysyntää kriisin jälkeenkin.
Viikko 7 (27.4-3.5): Voiko tilanne oikeasti olla näinkin hyvä?
Yrityksessä E valmistaudutaan koulujen avaamiseen ja porukan mahdollisesta asteittaisesta palaamisesta toimistotyöhön. Työpistetarpeista tehdään kartoitus, koska kaikki eivät välttämättä tule jatkossa toimiaan toimistosta käsin samalla tavalla kuin ennen. Etätyö onkin osoittautunut varsin monelle toimivaksi työtavaksi. Lisäksi pohditaan mihin muihin uusiin tilanteisiin pitää varautua, kun palataan toimistotöihin. Aktiivinen tilanneviestintä ja selkeä toiminatohjeistus – etenkin kriisitilanteessa – on osoittautunut hyvinkin tärkeäksi. Henkilöstö toimii tehokkaammin ja paljon rauhallisemmalla mielellä, jos tietää miten toimia uusissa tai poikkeavissa tilanteissa, yrityksen edustaja jatkaa.
”Koronakriisi on opettanut, että viestinnässä pitää koko ajan olla mieluummin etukenossa kuin reaktiivisessa moodissa”
Yrityksessä pyritäänkin olemaan varsin hyvin selvillä henkilöstön tilanteesta. Fiiliskyselyä toistettiin hyvällä vastausprosentilla. Tulokset antoivat edellistä kierrosta positiivisemman kuvan henkilöstön tilanteesta. Havainto askarruttaa kuitenkin johtoa hieman, koska samalla on havaittu, että palavereissa mielipiteet ovat välillä hieman kiristyneet. Ärsyyntymiskynnys on ehkä hiukan aiempaa matalampi. Pitkän poikkeustilanteen heijastuksia?
”Silti vallitsee edelleen kyllä hyvin kannustava ilmapiiri”
Yleisesti asiakas- ja projektitilanne on edelleen suhteellisen normaalia. Vaikkakin yhdellä isolla asiakkaalla on havaittavissa ongelmia, on yrityksessä E arvioitu, että mahdolliset negatiiviset vaikutukset saadaan paikattua muilla toimeksiannoilla. Siksi myös yrityksen näkemykset tulevasta ovat myös edelleen varsin positiiviset. Niin positiiviset, että hyvä tilanne jopa ihmetyttää.
”Kuulee niin paljon huonoja uutisia, että ihmetyttää jo miten meillä oikeasti tilanne on näinkin hyvä”
Viikko 6 (20-26.4): Vuosiloman takia ei päiväkirjamerkintöjä tällä viikolla
Viikko 5 (13-19.4): Melkein normiviikko
Viikko 5 on ollut päällisin puolin varsin normaali yrityksessä E. Asiakasprojektit etenevät omalla painollaan, eikä yhtään hanketta ole peruttu tai siirretty. Myynnissä on kuitenkin huomattu, että asiakkaiden päätöksenteko kestää nyt normaalia pidempään. Johdossa onkin arvioitu, että uusien projektien saaminen yksityissektorilta tulee kriisin kuluessa vaikeutumaan. Julkisella puolella tullaan kuitenkin edelleen käynnistämään uusia hankkeita, johto povaa.
Henkilöstö on pysynyt terveenä ja työilmapiiri on hyvä. Käyttöönotetut vastamelukuulokkeet ovat saaneet todella hyvää palautetta. Myös etäjoogasta tykättiin, joten sitä tullaan jatkamaan. Teams on todella ahkerassa käytössä – jopa niin ahkerassa, että…
“…pikaviestintä ei toimi enää pikaviestintänä”
Ihmisten vastaukset saattavat viipyä tavallista pidempään, kun kanavat puuroutuvat. Mutta asioita on saatu hyvin hoidettua eteenpäin myös perinteisin tavoin. Puhelimitse.
Viikko 4 (6-12.4): Työkyvystä pidetään huolta
Seurantaviikolla 4 yrityksessä E toteutettiin suunnitellut kehitystoimenpiteet etätyöolosuhteiden parantamiseksi: Työterveyden kanssa järjestetty etäluento antoi hyviä vinkkejä, miten kotioloissa voi parantaa työergonomiansa. Vastamelukuulokkeet ovat saapuneet. Ensimmäinen etäjoogasessio pidettiin. Fiiliskyselyyn vastattiin ahkerasti ja kyselyn perusteella henkilöstöllä menee pääosin hyvin. Yksityiskohtiin on tartuttu ja seuraaviin toimiin varaudutaan:
”Kriisi iski nopeiten perheellisiin. Nyt pitää pohtia yksin asuvien tilannetta”
Vakavimmista sairastumisista on vältytty ja työstä poissaolotilanne on normaalilla tasolla. Maaliskuun laskutus vastasi viime vuoden tasoa, joten yrityksen taloudessakaan ei ole koettu yllätyksiä. Projektit etenevät suunnitellusti, ja asiakkuuksissa ei ole tapahtunut juurikaan mitään poikkeavaa. Henkilöstön asenne saakin tähän liittyen erityistä kiitosta:
”Olemme erittäin ylpeitä porukkamme asenteesta ja toiminnasta tässä tilassa”
Viikko 3 (30.3-5.4): Etätoiminta laajenee
Yrityksessä E tilanne on edelleen hyvä. Etätyöskentelyn rutiinit alkavat löytymään, henkilöstön terveystilanne on hyvä, ja henki positiivinen. Esimiehet ovat olleet yhteydessä jokaiseen tilanteen kartoittamiseksi. Työsuojelutiimin kanssa aloitetaan tämän lisäksi ensi viikolla fiiliskysely, joka lähetetään jokaiselle alustavasti parin viikon välein. Etätyöskentelyn helpottamiseksi on jokaiselle halukkaalle hankittu vastamelukuulokkeet, ja porukka saa varsin joustavasti itse suunnitella työaikansa. Yhdessä työterveyden kanssa pidetään ensi viikolla etäluento kotiolojen työergonomiasta ja halukkaille järjestetään joogasessioita. Etänä tietenkin.
”Porukka keksii koko ajan uusia tapoja ylläpitää yhteisöllisyyttä etänä. Nyt kahvitauoille on syntynyt korttipeliporukoita”
Työtilanne on myös hyvä ja uusrekrytointi jatkuu. Julkiseen hakuun laitetaan pari uutta työpaikkaa. Kesäduunareiden kanssa keskusteltu, että työt tehdään suunnitellusti, mutta varauduttava siihen, että työnteko alkaa etänä. Perehdyttäminen tulee luonnollisesti myös tapahtumaan etänä, mikä tarvinnee hiukan totuttelua. Mutta pyritään valmistautumaan tähänkin huolella. Ensimmäinen perehdyttämisprosessi alkaakin jo ensi viikolla.
Ensimmäinen koronatilanteesta johtuva kauppa saatiin tällä viikolla. Myynnin liiditilanne on myös hyvä, vaikkakin on havaittavissa, että asiakkaiden kanssa käytäviä keskusteluja on paikoin hiukan vähemmän. Laskutus pyörii normaalisti, ja maksuliikenteessä ei ole ollut häiriöitä. Johtoryhmä kokoontuu viikoittain ja tiedottaa aktiivisesti henkilöstölleen yrityksen tilanteesta.
”Näkymät ovat edelleen varsin hyvät, mutta varaudutaan koko ajan siihen, että jotain voi tapahtua”
Viikko 2 (23-29.3): Etänä ollaan, mutta työt sujuvat
Yrityksen toimistolle ei enää tulla. Ainoastaan IT-ylläpitoon ja taloushallintoon liittyvät tehtävät vaativat vielä toimistokäyntejä. Edeltävällä viikolla etänä järjestetty henkilöstökokous sai hyvää palautetta ja vastaavaa infoa tullaan jakamaan jatkossakin säännöllisesti. Henkilöstön aloitteesta aloitettiin myös virtuaalikaffet korvaamaan päivittäistä toimistolla tapahtuvaa yhteistä kahvitaukoa. Yrityksen johto tiivistää työskentelyään ja siirtyy seurantaviikosta alkaen viikottaiseen kokoustamiseen. Heti kokouksen jälkeen tiedotetaan koko henkilöstölle yrityksen tilanteesta.
”Avoimuus on tärkeää. Nyt erittäin tärkeää”
Etätyökalut, kuten Teams, ovat laajassa käytössä, ja tiedonvaihto tapahtuu sujuvasti myös etänä. Teamsiin avattiin erillisen keskustelun henkilöstön omista fiiliksistä ja ajatuksista koronatilanteeseen liittyen. Aktiivisuus kanavalla on ollut hämmästyttävän vilkasta. Tästä keskustelufiidistä, sekä yleisestikin, huomaa että henkilöstön yhteishenki on kasvanut roimasti:
”Meillä on ennennäkemätön yhteisöllisyys. Näyttää siltä, että kriisi yhdistää”
Asiakashankkeet etenevät pääosin suunnitelmien mukaan. Asiakkaiden sopeuttamistoimet eivät ole vaikuttanut projekteihin. Uusiakin projektitilauksia on saatu. Ainoastaan kansainvälisessä tuotemyynnissä on huomattu, etteivät asiakkaat välttämättä halua puhua uushankinnoista. Seurantaviikolla yrityksen taloudellinen kokonaistilanne on edelleen hyvä ja näkymät varsin positiiviset tilanteesta huolimatta.
Viikko 1 (16-22.3): Business as usual. Vielä.
Yrityksessä koronatilanne ei ole vielä aiheuttanut merkittäviä muutoksia. Etätyöskentely on lisääntynyt ja työnantaja onkin määrännyt siirtymistä etämoodiin mahdollisuuksien mukaan. Etätyö on alalla ja firmassa jo ennestään varsin tuttua, joten tämä ei ole aiheuttanut isoja huolia. Työskenteleminen kotona perheen kanssa – etenkin lapsiperheissä – vaatii kuitenkin totuttelua.
Uusmyynnin asiakastyöhön etätyöskentely vaikuttaa luonnollisesti jonkun verran, mutta toistaiseksi kaikki on saatu järjestettyä etänä. Toimitusprojektit etenevät toistaiseksi suunnitelmien mukaisesti, joten tilanne ei ole vielä vaikuttanut yrityksen talouteen. Asiakkuuksien tilannetta seurataan kuitenkin tiiviisti muutosten varalta.
”Yrityksen näkymät ovat edelleen hyvät. Yllättävänkin positiiviset”
Henkilöstö on toistaiseksi pysynyt rauhallisena ja henki hyvänä – oikeasti yllättävän hyvänä. Terveystilanne on vielä hyvä. Ei mainittavaa sairastumista. Huoli omaisistaan on luonnollisesti kasvanut, erityisesti jos lähipiirissä on riskiryhmiin kuuluvia.
Suunniteltuja rekrytointeja aiotaan kevään aikana edelleen toteuttaa, ja palkattuja kesätyöntekijöitä otetaan hommiin – tosin kaikki tapahtuu nyt etänä. Mahdollisten häiriötilanteiden varalta yrityksen johto suunnittelee uusia avauksia asiakaskannan laajentamiseksi.