Jäsenrekisterin rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Turun Auskultantit r.y.:n  EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 12.07.2021. Viimeisin muutos 12.07.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Turun Auskultantit r.y.

Yhdistyksen puheenjohtajan kotiosoite. Järjestöllä ei ole virallisia tiloja. 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Turun Auskultantit r.y.:n sihteeri, sihteeri-turaus[at]utu.fi

3. Rekisterin nimi

Turun Auskultantit r.y.:n jäsenrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)

– rekisterinpitäjän oikeutettu etu (jäsenyys).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito jäsenistöön ja jäsenmäärän kartoittaminen muun muassa TYY:n avustushakemuksia varten. Tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön täydellinen nimi, sähköpostiosoite, kotikunta, TYYn jäsenyys ja aineryhmä. 

Täydellinen nimi ja kotikunta ovat yhdistyslain vaatimia tietoja, sähköposti on jäsenistön sähköpostilistaa varten tarvittava tieto, aineryhmä on jäsenistön kartoitusta varten tarvittava tieto ja TYYn jäsenyys on TYYn edellyttämä tieto yhdistyksen toiminta-avustushakemusta varten.

Tietoja säilytetään yhdestä jäsenmaksusta saatavan jäsenyyden ajan eli viisi vuotta. Tämän jälkeen tiedot poistetaan rekisteristä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan yhdistyksen yhdistyksen verkkosivuilla olevan liittymislomakkeen kautta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden toimijoiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).