Docentföreningen vid Universiteten i Åbo rf. Registerbeskrivning

Registeransvarig

Docentföreningen vid Universiteten i Åbo rf.
Valtio-oppi, Assistentsg. 7, 20014 Åbo
050-3265172
anpaja@utu.fi

Kontaktperson

Docentföreningen vid Universiteten i Åbo rf.
Sekreterare Antti Pajala
Valtio-oppi, Assistentsg. 7, 20014 Åbo
050-3265172
anpaja@utu.fi

Registrets namn
Docentföreningen vid Universiteten i Åbo rf. medlemsregister och postningslista

Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Docentföreningen vid Universiteten i Åbo rf. medlemsregister anges alla medlemmar. Postningslistan används för att förmedla information som berör föreningens verksamhet eller dess nära verksamhetsområde till medlemmar och för att göra anmärkningar om medlemsavgifter. Rättslig grund för behandlingen är EU:s dataskyddsförordning artikel 6, sektion 1, paragraf a, om datahantering som utgår från den registrerades samtycke. Information om föreningens medlemsantal behövs då föreningen betalar sin medlemsavgift till Finlands docentbörbund, i vilken Docentföreningen vid Universiteten i Åbo rf. är ett medlemssamfund.

Registerdata används inte för automatiserade beslut eller profilering.

Registrets persongrupper och datainnehåll

De som hör till registret är personer som personligen ansökt om medlemskap och godkänts av styrelsen samt betalat medlemsavgift, personer som personligen angett sig som ständiga medlemmar, samt personer som styrelsen valt till hedersmedlemmar. I registret sparas medlemmens namn, ställning i föreningen, postadress, e-postadress samt information om betalning av medlemsavgift. Föreningens sekreterare upprätthåller medlemsregistret. Sekreteraren, ordföranden samt vice-ordföranden har tillgång till registrets innehåll.

Informationskällor

Medlemmarna själva.

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter överlämnas inte till utomstående.

Skydd av registret

Materialet i pappersform bevaras i ett låst skåp dit utomstående inte har tillgång. Endast sekreteraren och ordföranden hanterar det fysiska materialet. Medlemsregistrets innehåll förvaras på en extern hårdskiva som förvaras i en låsbar låda. Datorerna finns i låsta kontorsutrymmen. Användningen av materialet är begränsat på så sätt att endast sekretetaren använder materialet i sitt arbete. Informationen i medlemsregistret hanteras med stor omsorgsfullhet.

Förvaringstid för personuppgifter

Personuppgifter förvaras under den tid då personen är medlem. Medlemskapet upphör då medlemskapet förblivit obetalt två påföljande gånger. Därefter avlägsnas personen ur registret och e-postlistan. En medlem kan också själv avsäga sig sitt medlemskap eller från listan genom att meddela föreningens sekreterare.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rättigheten att:

– be registerinnehavaren om tillsyn till de personuppgifter som gäller honom eller henne samt be om korrigering eller radering av ifrågavarande uppgifter.
– be registerinnehavaren att begränsa behandlingen av personuppgifter som gäller honom eller henne, motsätta sig hanteringen eller överföring av uppgifter från ett system till ett annat.
– för den del som behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke, har den registrerade rättigheten att avsluta samtycket när som helst, utan att detta påverkar lagenligheten av den behandling som skett på grund av samtycket innan samtycket upphörde.
– överklaga behandlingen av personuppgifter till den nationella övervakningsmyndigheten om den registrerade anser att behandlingen av hans eller hennes personuppgifter bryter mot EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Den nationella dataskyddsombudsmannens kontaktuppgifter är:

PB 800 00521 Helsingfors / Bangårdsvägen 9, 6:e vån,00520 Helsingfors
tel. 029 56 66700
tietosuoja(at)om.fi