Koronaviruksen aiheuttama globaali kriisi on vasta alussa, mutta jo nyt alkaa hahmottumaan muutoksia, joista jää todennäköisesti pysyviä jälkiä yritysten toimintaan. Tässä kuukausianalyysissä käymme läpi kolmeen teemaan liittyviä muutoksia: riskienhallinta, etätyö sekä kokeileva ja ketterä kehitys.
Koronatilanne on laukaissut riskejä
Yksi koronakriisin testaamista yritystoiminnan alueista on eittämättä riskiensietokyky ja riskienhallinta. Erittäin nopea siirtyminen normaalioloista koronamaailmaan oli todennäköisesti hieman helpommin hallittavissa, mikäli PK-yritysten riskienhallintaprosessit ovat kunnossa, kenties jo aikaisemmin myös tositilanteessa testatut. Omassa seurannassamme emme ole kattavasti keränneet tietoa kunkin yrityksen riskienhallinnan tilasta ennen koronakriisiä, mutta nostamme tässä esille muutamia huomioita epidemiatilanteen alkamisen jälkeen.
Toteutuneista riskeistä monet, ellei lähes kaikki, ovat luonteeltaan sellaisia, että ne olisivat voineet toteutua myös ns. normaaliaikana.
Pääosalla seuraamistamme yrityksistä koronatilanne on laukaissut tähän mennessä jonkin asteisia riskejä. Toteutuneista riskeistä monet, ellei lähes kaikki, ovat luonteeltaan sellaisia, että ne olisivat voineet toteutua myös ns. normaaliaikana. Koronatilanne on vain vauhdittanut riskien toteutumista ja tilanteen erittäinkin nopeaa muuttumista. Tällaisia lauenneita riskejä ovat seuraamissamme yrityksissä olleet esimerkiksi asiakkaan maksukyvyn äkillinen romahtaminen ja tästä johtuvat seurattavan yrityksen maksuvalmiushaasteet, toimitusketjun osittainen pysähtyminen ja tuotanto-ongelmat sekä jotkut markkinoihin ja asiakkaisiin liittyvät ennakoimattomat liiketoimintaongelmat. Ei varsinaisesti mitään sellaista, johon etukäteen ei periaatteessa voisi riskienhallinnalla varautua. Kuitenkin yllätyksiä tuli.
Koronakriisin laajoista yhteiskunnallisista ja taloudellisista riskeistä seuraamamme yritykset ovat pitkälti välttäneet työterveyteen ja työturvallisuuteen liittyvät riskit, poliittiset/lainsäädännölliset riskit (terveyspolitiikan osalta) tai esimerkiksi sopimus- ja vastuuriskit. Tässä kohtaa nostamme seuraamillemme yrityksille hattua. Esimerkiksi työterveyteen ja työturvallisuuteen liittyvät riskit on vältetty yritysten nopeilla ja oikein suunnitelluilla toimilla. Viruksen leviämisen estävät varotoimet otettiin oikeastaan kaikissa yrityksissä käyttöön välittömästi ja tehokkaasti. Niitä on kriisin aikana myös noudatettu tarkasti. Vastaavasti julkiset kokoontumisrajoitukset ja muut terveyspoliittiset rajoitustoimet eivät laajasti vaikuttaneet B2B-sektorin toimintaan. Erityisesti omien toimittajien suuntaan yritykset ovat hoitaneet myös esimerkillisesti ja tarkasti sopimus- ja maksuvelvoitteitaan, mikä ehkäisee myöhemmin mahdollisten sopimusriskien syntymisen.
Uskallamme väittää, että harva yritys lopulta oli riskienhallinnan osalta varautunut muutosten nopeuteen ja syvyyteen
Uskallamme väittää, että harva yritys lopulta oli riskienhallinnan osalta varautunut muutosten nopeuteen ja syvyyteen. Tämä on ymmärrettävää tilanteen ainutlaatuinen luonne huomioiden. Samalla uskomme, että koronakriisi jättää yrityksiin pysyvän jäljen ensinnäkin riskienhallinnan näkökulmasta. Yritykset tiedostavat aikaisempaa selvemmin sen, että muutokset niiden liiketoimintaan voivat olla erittäin nopeita. Ennakoimme myös, että yritykset oppivat ymmärtämään matkan varrella yhä laajemmin riskienhallinnan koko kenttää ja varautumista. Erityisesti talouden ja rahoituksen riskit nostavat tällaisina aikoina merkitystään. Nyt jos koskaan on tilausta kokonaisvaltaisten riskienhallintamallien päivittämiselle ja kehittämiselle. Korona-aika ei edelleenkään ole ohi.
Pakotettukin etätyö edellyttää luottamusta
Vaikka digitalisaatio onkin kohtalaisen väljähtänyt käsite, niin käynnissä olevan kriisin myötä se on ajankohtaisempi kuin aikoihin. Seuraamissamme yrityksissä siirtyminen poikkeustilaan kävi jouhevimmin niiltä yrityksiltä, joissa oli jo entuudestaan totuttu hyödyntämään digitaalisia välineitä työssä (ja joissa työ on paikasta riippumatonta). Isompaa kuvaa katsoen voi todeta, että hyppy totutusta arjesta täysin etätyöhön oli kuitenkin iso muutos monessa organisaatiossa. Ensimmäisen kuukauden aikana etätyöskentelyssä korostuivat uusien rutiinien löytäminen, teknisten välineiden käyttö koko organisaation laajuisesti sekä tietysti yhteisöllisyyden ylläpitäminen. Poikkeustilan toisen kuukauden aikana tehtiin edelleen uusia havaintoja etätyöhön ja digitalisaatioon liittyen. Toisen kuukauden aikana työntekoa pystyttiin tarkastelemaan syvällisemmin ja pohtimaan myös kokemuksen heijastumista koronan jälkeiseen aikaan.
Etätyöskentelyn välittömistä hyödyistä iloittiin jo ensimmäisistä viikoista lähtien, mutta toisaalta kaivattiin kollegoiden tapaamista ja pohdiskeltiin työajan ja vapaa-ajan välisen eron muutosta entistä häilyvämmäksi. Hieman hitaammin ilmeni positiivisia vaikutuksia, jotka liittyvät muun muassa ajankäytön tehostumiseen. Yhtenä havaintona on, että asiat, jotka vaativat palaveria, kuten keskustelun aloittaminen uuden potentiaalisen asiakkaan kanssa, etenevät nopeammin kuin aiemmin. Palaveriaikoja saa sovittua jopa samalle viikolle kun joidenkin yritysten kokemus aiemmin oli, että aika menee kahden tai kolmen viikon päähän. Juurikin tältä osin uusmyynti korona-aikaan toimii paremmin kuin osa yrityksistä odotti ja keskusteluja on saatu alkamaan varsin hyvin. Osittain tämä johtuu myös siitä, että kaikki ovat nyt ”samassa etätyöveneessä”.
Etämyynnin suurimpana haasteena on ihmisten välisen kontaktin luominen ja etenkin toisen osapuolen sanattomaan viestintään perustuvat havainnot. Mitä pidemmällä myyntiprosessissa ollaan, sitä oleellisemmassa osassa nämä ovat. Toisaalta heti alusta lähtien myyvällä osapuolella voi olla haasteita tuottaa ”lennossa” asiakkaan tarvitsemaa lisätietoa esimerkiksi piirtämällä asiaa selventäviä kuvioita. Kaikkien etäpalavereiden tapaan myös etämyynti edellyttää perusteellisempaa valmistautumista niin materiaalien kuin tilanteen juoksutuksenkin osalta.
Monessa perinteisessä organisaatiossa on ennen koronakriisiä eletty maailmassa, jossa etätyö on perusteluja edellyttävä poikkeus
Toisena etätyöhön liittyvänä haasteena ja toisaalta mahdollisuutena on luottamus työntekijään. Monessa perinteisessä organisaatiossa on ennen koronakriisiä eletty maailmassa, jossa etätyö on perusteluja edellyttävä poikkeus. Yksi iso tekijä tässä ajatusmallissa on luottamus työntekijään. (Toki myös tekniset asiat ja tietoturva voivat joissain tapauksissa vaikuttaa jos niissä on kohdattu ongelmia menneinä vuosina.) Koronakriisi on kuitenkin pakottanut etätyöhön myös ne työyhteisöt, joissa etätyö ei aiemmin ole ollut hyväksyttyä. Seuraamissamme yrityksissä etätyötä tekevä henkilöstö on osoittanut olevansa luottamuksen arvoinen. Työt on hoidettu johdon kertoman mukaan todella mallikkaasti ja asiakkaidenkin suunnalta on tullut hyvää palautetta.
Tähän mennessä näkemämme ja kuulemamme perusteella uskomme, että tästä maailmanlaajuisesta etätyökokeesta voidaan poimia parhaat palat ja jatkossa yhä useammassa organisaatiossa käytetään etätyötä siinä määrin kuin se on työntekijöille mielekästä. Esimerkiksi Twitter on jo ilmoittanut, että sen työntekijät saavat halutessaan jatkaa etätyössä koronakriisin jälkeenkin. Vaikka etätyö ei luonnollisestikaan sovi kaikille, moni asiantuntijatyötä tekevä kuitenkin hyötyy etätyön joustavuudesta silloin kun työnantaja ja lähiesimies tukevat etätyössä onnistumista. Näinä poikkeuksellisina aikoina on vielä syytä muistuttaa, että työn tehokkuuden sijaan tärkeintä on vaalia hyvinvointia ja jaksamista.
Ketterämpää kehittämistä kohti?
Edellä mainitun etämyynnin lisäksi luovuutta ja ideointia vaativien yhteistyötehtävien toteuttaminen etäyhteyksien kautta on myös todettu varsin haastavana, iso osa vuorovaikutuksesta kun ei välity. Osa haastavuudesta selittynee kuitenkin vähäisen rutiinin ja tilanteeseen sopivien prosessien ja toimintatapojen puutteesta. Lisäksi etätyöskentely saattaa olla varsin staattista ruudun edessä istumista. Liikkuminen sekä eri ympäristöihin ja ärsykkeihin altistuminen edistää usein luovuutta. Vastaisuudessa syntyneekin erilaisia hybridiprosesseja, jossa yhdistellään erityyppistä kanvaasityöskentelyä, ideointia, liikkumista ja vuorovaikutusta etäyhteyksien kautta.
Etäluovuutta edistäviä toimintatapoja tarvitaankin vastaisuudessa, koska kriisi on myös osoittanut kehityskeskeisyyden voimaa. Toki kriisin lauettua iso osa yritysten kehitysresursseista osoitettiin puhtaasti akuutteihin pelastusoperaatioihin, ja fokus oli aluksi lyhyen aikajänteen toimenpiteissä. Varsin moni yritys heräsi kuitenkin nopeasti tunnustelemaan muuttuneiden toimintatekijöiden tuomia mahdollisuuksia. Ryhdyttiin kehittämään kriisin aiheuttamiin ongelmiin ratkaisukonsepteja ja palveluita. Osuakseen oikeaan, yritysten kehittämistoimintaa on havaintojemme mukaan muutettu aikaisempaa kokeellisempaan ja asiakaslähtöisempään suuntaan. Yrityksissä on myös todettu verkostomaisen yhteistoiminnan voimaa yhdistelemällä eri toimijoiden osaamisia uusilla tavoilla. Kriisi on siten synnyttänyt uusia palveluita sekä uusia kumppanuuksia. Osa on tarkoituksella suunniteltu kestävän vain lyhyen aikaa, osa pidempään. Osa kriisin vauhdittamana pitkän hiljaiselon jälkeen, osa täysin uudelta pohjalta.
Tämänkaltaisten ketteryyttä vaalivien kehitystoimintapojen toivoisi elävän myös kriisin yli
Tämänkaltaisten ketteryyttä vaalivien kehitystoimintatapojen toivoisi elävän myös kriisin yli, koska koronakriisi on tuskin ainut lähivuosina talouttamme uhkaava disruptio. Tällaisessa toimintaympäristössä korostuvat kuitenkin sellaiset strategiset valinnat ja kyvykkyydet, jotka edistävät nopeaa sopeutumis- ja muuntelukykyä. Mutta asia mikä usein unohtuu on se, että volatiilissa ympäristössä avautuu stabiilia tilannetta enemmän mahdollisuuksia uusille avauksille. Mahdollisuuksia luoda uutta kysyntää, uusia markkinoita. Toivottavasti sellaisella arvopohjalla, joka vie meidät kestävämpään kehityssuuntaan.
Lisätietoja:
Taina Eriksson: taina.eriksson(at)utu.fi, 040 728 6196
Antti Saurama: antti.saurama(at)utu.fi, 040 592 4921
Thomas Westerholm: thomas.westerholm(at)utu.fi, 050 449 3351