Sähköpostin kirjoittaminen

Tässä artikkelissa käydään läpi muodollisen ja epämuodollisen sähköpostiviestin tyylipiirteitä. Samalla pohditaan sitä, missä tilanteissa Suomessa teititellään (vai teititelläänkö).

Sähköpostiviestin tyyli ja sävy riippuvat muun muassa

  • viestin osapuolten välisestä suhteesta,
  • viestin aiheesta ja
  • kirjoittajan persoonasta ja henkilökohtaisesta tyylistä.

1. Alkutervehdys

  • Tervehdyksen loppuun voi laittaa pilkun, huutomerkin tai ei mitään.
  • Jos alkutervehdyksen lopussa on pilkku, viesti alkaa pienellä alkukirjaimella.
    Hei Mikko,
    tässä lupaamani sanasto.
  • Muussa tapauksessa viesti alkaa aina isolla alkukirjaimella.
    Hei Mikko
    Tässä lupaamani sanasto.


    Hei!
    Tässä lupaamani sanasto.

2. Lopputervehdys

  • Lopputervehdys kirjoitetaan omalle rivilleen ennen allekirjoitusta tai samalle riville
    Ystävällisin terveisin
    Niina Kekki

    Terv. Niina
  • Lopputervehdys kirjoitetaan yleensä isolla alkukirjaimella.
  • HUOM! Lopputervehdyksen ja nimen väliin ei tule pilkkua virallisten oikeinkirjoitussääntöjen mukaan (mutta moni käyttää sitä silti).

3. Vastaanottajan puhuttelu

Suomessa ei ole aina helppoa valita sopivaa puhuttelumuotoa. Yleisesti ottaen Suomessa voi sinutella niin perheenjäseniä, ystäviä, työkavereita, pomoa, opettajia kuin vieraita ihmisiäkin. Teitittely on edelleen melko yleistä esimerkiksi asiakaspalvelussa, mutta sähköpostiviesteille ja muulle kirjalliselle kommunikoinnille ei ole selkeitä sääntöjä. Yrityksillä ja organisaatioilla voi olla omia käytäntöjä siitä, teititelläänkö asiakkaita tai hierarkiassa korkeammalla olevia.

Sähköpostiviesti on useimmiten turvallista aloittaa ”liian” kohteliaasti ja siirtyä tuttavallisempaan puhetapaan sen mukaan, millaisen vastauksen saa aloitusviestiinsä.

  • Teitittelyn ja sinuttelun perussääntö:
  • Kirjoittaja voi viitata lukijaan joko suoraan tai epäsuorasti. Jos ei ole varma, pitääkö sähköpostin vastaanottajaa teititellä, voi aina käyttää epäsuoria viittauskeinoja.

Epäsuoria viittauskeinoja:
a) Passiivi
Matkakuitti toimitetaan osastosihteerilla.
Matkakuitti
voidaan toimittaa osastosihteerille.
Vertaa: Voit/voitte toimittaa matkakuitin osastosihteerille.

b) Pronominin jättäminen pois (= nollapersoona)
Matkakuitin voi toimittaa sihteerille.
Haluaisinkin kysyä, onko mahdollista
Vertaa: Haluaisinkin kysyä Teiltä, onko…

c) Asian kääntäminen omaan/yleiseen näkökulmaan (minä-muoto)
Voinko hakea laskun hyvitystä jo nyt? 
Vertaa: Tiedättekö, voiko laskun hyvitystä hakea jo nyt?

d) Tittelin käyttö subjektina
Työntekijä voi halutessaan ottaa yhteyttä…
Vertaa: Halutessasi/halutessanne voitte ottaa yhteyttä…

4. Kohteliaisuuskeinoja

  • Konditionaali on kohtelias, kun pyydät jotain.
    Saisinko viime tunnin kotitehtävät?
    Olisiko minun mahdollista saada viime tunnin kotitehtävät?
    Voisinko saada viime tunnin kotitehtävät?
    Tuttavallisempi: Saanko viime tunnin kotitehtävät?
  • Käskyä voi pehmentää –han/hän-päätteellä, joka lisätään 2. persoonan verbimuotoon.
    Vastaathan mahdollisimman pian.
    Olethan ajoissa paikalla.
    Ilmoitattehan, mikäli tarvitsette lisätietoja hakemukseeni.
    Tuttavallisempi: Vastaa pian!

5. Pahoittelukeinoja

  • Pahoittelen + että-lause
    Pahoittelen, että otan yhteyttä näin viime hetkellä.
    Pahoittelen, että vastaukseni on viipynyt.
  • Pahoittelen + substantiivi partitiivissa
    Pahoittelen maksun viivästymistä.
    Pahoittelen tapahtunutta.
  • Valitettavasti / Ikävä kyllä
    Valitettavasti / Ikävä kyllä en pääse kurssin ensimmäiselle tapaamiskerralle.
  • Anteeksi on myös mahdollinen ilmaus, mutta silloin sävy on henkilökohtaisempi ja epävirallisempi.
    Heippa Anne!
    Kiitos viestistäsi. Anteeksi, etten ole vastannut aiemmin. Viime viikot ovat olleet tosi kiireisiä…

Artikkelin pohjana on käytetty Kielitoimiston oikeinkirjoitusopasta (Kotus 2007, 2. painos).

6 thoughts on “Sähköpostin kirjoittaminen

  1. Diakonia-ammattikorkeakoulu
    Helsinki

    Hakutoimisto

    Olen Ali Mahmoud irakilainen. Äidinkieleni on arabia. Olen kiinnostunut sosionomi koulutuksesta.
    Haluaisin tietoa
    . minkälainen pohjakoulutusvaatimus on?
    . minkälaiset pääsy- ja soveltuvuuskokeet ovat?
    . kuinka kauan koulutus kestää?
    Lisäksi haluaisin tietää minkälainen työllistymistilanne on sosionomi ala tällä hetkellä?

    Ystävällisin terveisin

    Ali Mahmoud

    1. olen Qalinle Ahmed, opiskelija logistiikka perustutkinto varasto hoitaja TTS koulussa myös jatkan nelija kuukautta ja se on mahdollista veila jatkaa kaksi kuukautta.
      koulu on hyvä laatu tietä myös kertoi teille kehittää hyvä asia.
      miloinen saurava ryhma alkaa?
      talevaisuudessa onko sisään teille ohjelma uudet ammattia?

  2. Hyvä Mahmoud,

    Sosionomi koulutuksen edellytys on opiskella sosiaalialan perusteet,esim. Lähihoitajan koulutus,josta voinet hakea ammattikorkeakoulutukseen sosionomin linjalle.
    Sosiaalialan perustutkintoon on soveltuvuuskoe josta valitaan alalle sopivat opiskelijat.
    Koulutus on kolmivuotinen jonka jälkeen voi hakea ammattikorkeakoulutkseen.
    Työllistymistilanne sosiaalialalla on hyvä. Vapaita työpaikkoja jo pelkästään pääkaupunkiseudulla on useita kymmeniä.
    Toivottavasti sait riittävät vastaukset
    Ystävällisin terveisin
    Diakonia ammattikorkeakoulun hakutoimisto

  3. Hei Päivi
    Minulla on vaatteiden korjausyritys. Minä haluan tiedä teetteko yhteistyötä kanssani?
    Kuinka allekirjoittaa sopimus? Mitkä ovat vaadittavat asiakirjat?
    Ja olen erittäin kiinnostunut työskentelemään kanssasi.

    Maryam Khalili
    terveisin

  4. Hei Ilona Antila
    Olen Ederson Baioni, olen CNC-Koneistaja. Tulin Suomeen tietämättä mitään suomen kielestä. Haluan oppia lisää suomen kieli, olen kiinostunut siitä.
    Miten kehitän tietoni sanastolla ja kieliopilla?
    Onko sinulla vinkkejä kehittäkseni nopeammin?

    Ystävällisin Terveisin

    Ederson Baioni

  5. Hei Joulupukki.

    Joulu lähestyy. Joka perhe odottaa joulupukki, lahjoja ja hyvää mieli. Pöydän ympärillä istu perhe, pöydän päällä kinkku ja laatikot. Joulukuusin alla odottavat lahjapakettia.
    Jokaiset jota toivoo Joulupukilta, minä toivon että minun perhe usein tapaisimme.

    Hyvää Joulu toivoksi Ludmilla

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *