Kansallisarkisto siirtyy Turun toimipisteessä 16.3. lähtien digitaalisen toimittamisen malliin ja pääsin osallistumaan palvelun testaamiseen jo etuajassa. En halunnut tilata digitoitavaksi materiaalia, jonka mieluummin luen paperilta, joten päädyin tilaamaan kotelon verran Turun maakunta-arkistonhoitajien kirjeenvaihtoa 1930–1950-luvuilta. Kyseessä on aiheeni kannalta ”voisi olla hyvä joskus käydä läpi” -tyyppinen aineisto, jonka takia ei ehkä tule lähdettyä erikseen arkistoon, mutta jota voisi hyvin lukea omalta koneelta sopivan tauon aikana. Juuri tällaisten aineistojen kohdalla digitaalinen toimittaminen on asiakasystävällinen tapa toimia. Sitä voi toki miettiä, kannattaako yhteisiä resursseja käyttää tällaisten aineistojen digitointiin.

Valitettavasti osuin tilaukseni kanssa yhteen digitaalisen toimittamisen mallin keskeiseen ongelmakohtaan. Arkistoyksikköön, johon ei ole Astiassa merkitty käyttörajoitusta, saattaa tulla sellainen digitoimisen yhteydessä. En osannut tilaukseni kohdalla odottaa sitä, koska kyse on maakunta-arkistonhoitajan virkatehtävien hoitamiseen liittyvästä kirjeenvaihdosta, jossa ei itsessään ole mitään arkaluontoista. Sain kuitenkin Kansallisarkiston asiakaspalvelusta viestin, että vaikka aineisto sinällään on julista, se sisältää henkilötietoja ja sitä on siksi tultava lukemaan Kansallisarkiston sisäverkon asiakaskoneilla.

Astiaan rajoituksen perusteeksi on merkitty se, että kirjeenvaihto sisältää viranomaisen henkilörekisterin, minkä takia ”mahdolliset digitaaliset ilmentymät ovat nähtävissä vain valvotuissa olosuhteissa” ja aineiston kopioiminen on kielletty.

Digitaalinen toimittaminen, jonka tarkoituksena oli helpottaa pääsyäni aineistoon, johti siis tilanteeseen, jossa minun oli edelleen mentävä paikan päälle arkistoon lukemaan aineistoja. Turun toimipiste on vielä hetken auki kahtena päivänä viikossa, joten pystyin järjestämään arkistokäynnin melko helposti. Käytännön arkistotyön kannalta tilanne oli absurdi. Ennen joulua käytin samaan arkistoon kuuluvaa toista kirjeenvaihtoa sisältänyttä yksikköä paperiversioina tutkijasalissa ilman minkäänlaisia käyttöön liittyviä rajoituksia ja pystyin kuvaamaan itselleni talteen ne muutamat kirjeet, jotka vaikuttivat tärkeiltä tutkimukseni kannalta. Nyt käsittelin samankaltaista aineistoa, mutta jouduin lukemaan sitä asiakaskoneelta ja ottamaan kuvia tietokoneen näytöltä ilman, että sain varmuutta siitä, rikoinko niin tehdessäni kopiointikieltoa.

Huomattavasti helpommin käytettävät alkuperäiset kirjeet olisivat olleet aivan lähellä arkistomakasiinissa, mutta koska ne oli nyt digitoitu, olisin saanut ne käyttööni vain anomalla lupaa niiden käyttöön erikseen. Näin ollen arkistoyksikön digitoiminen johti siihen, että sen käyttö hankaloitui huomattavasti.

Kyse ei ole marginaalisesta ongelmasta. Viestiä siitä, että digitointi tarkoittaa käyttörajoitusmerkintää aineistoille, joilla ei sellaista ole aiemmin ollut, on kuulunut myös Hämeenlinnan aineistoja käyttäneiden tutkijoiden parista. Jos tulkinta julkisuuslaista on niin tiukka, että mikä tahansa 100 vuotta nuorempi kirjeaineisto (ja kaikki muukin henkilötietoja sisältävä aineisto) tulkitaan käyttörajoitusten alaiseksi, tarkoittaa se kaltaiselleni pääasiassa 1900-luvun tutkijalle riskiä siitä, että valtaosa käyttämistäni aineistoista siirtyy digitaalisen toimittamisen yhteydessä käyttörajoitusten alaiseksi.

Eduskunnan käsittelyssä on parhaillaan uusi arkistointilaki, joka antaisi Kansallisarkistolle mahdollisuuden tarjota myös käyttörajoitettujen aineistojen etäkäyttöä. Joulukuun 2025 keskustelutilaisuudessa Turussa kansallisarkistonhoitaja lupaili etäkäyttömahdollisuuden toteutumista jo vuoden 2026 aikana, mutta konkreettisia yksityiskohtia siitä, milloin ja millaisena etäkäyttöympäristö toteutuu, ei ole vielä julkisesti saatavilla. Aikataulu ei voikaan olla selvillä ennen kuin uusi laki menee läpi eduskunnassa ja selviää, milloin se astuu voimaan. Keskustelutilaisuudessa ei myöskään tullut ilmi, kuinka pitkällä etäkäyttöjärjestelmän rakentaminen on ja kuinka nopeasti se siis voidaan ottaa käyttöön lain astuttua voimaan. Arkistojen käyttäjän näkökulmasta olisi ollut järkevämpää, että Kansallisarkisto olisi edennyt digitaalisen toimittamisen kanssa vasta lain tultua voimaan ja etäkäyttöympäristön valmistuttua. Nyt edessä on vähintään kuukausien ajan tilanne, jossa iso osa digitaalisen toimittamisen piirissä olevista arkistoyksiköistä on digitoituna käytössä vain paikan päällä Kansallisarkiston toimipisteessä, joka Turun tapauksessa on kohta auki vain päivän kuukaudessa.

Myös muut tilaamani arkistyksikön käyttöön liittyneet hankaluudet liittyvät samaan tulevaisuuden odotusten ja tämän hetken todellisuuden ristiriitaan. Aineisto sisälsi digitoituna 1098 yhtenä pötkönä olevaa kuvaa ilman minkäänlaista jäsennystä. Mitään sisällysluetteloita ei ole myöskään paperiaineistoja sisältävässä kotelossa, mutta niissä on yleensä helppo silmäilemällä nähdä, mitkä asiakirjat kuuluvat yhteen ja esimerkiksi kääntää monisivuiset toimintakertomukset tai muut vastaavat yhtenä nippuna pois, jos niitä ei halua lukea.

Ongelman ratkaisuksi on esitetty automaattinen tekstintunnistus ja sen mahdollistama sisältöhakujen tekeminen aineistoihin. Nämä ovat kuitenkin Kansallisarkistossa suurimmassa osassa aineistoja vasta kokeiluasteella. Nyt käyttämässäni aineistossa automaattinen tekstintunnistus oli tarjolla joidenkin kuvien kohdalla. Tekstintunnistus toimi koneella kirjoitettujen kirjeiden kohdalla melko virheettömästi, mutta käsin kirjoitetut tekstit se jätti joko tunnistamatta kokonaan tai tarjosi merkityksettömiä kirjainjonoja. Lisäksi sisältöhakuja oli mahdollista tehdä vain yhteen kuvaan kerrallaan, minkä takia sen merkitys tekstimassan hallinnassa oli mitätön. 

Ensimmäisen digitaalisen toimittamisen kokeiluni lopputuloksena oli se, että vastoin Kansallisarkiston tavoitteita, aineiston käyttö muuttui entistä hankalammaksi. Kynnys seuraavan tilauksen tekemiseen nousi korkeaksi, koska mahdollisia käyttörajoituksia on vaikea ennakoida, enkä halua siirtää lisää tarvitsemaani aineistoa Kansallisarkiston koneilla katsottaviksi.

Yksi positiivinen asia kokeiluuni liittyi. Kun istuin lukemassa kirjeitäni arkiston päätteellä palvelutiskin läheisyydessä, pääsin samalla seuraamaan sitä, millaista asiakaspalvelua muut saman päivän arkistokävijät saivat. Erityisesti mieleeni jäi se, millaisella ammattitaidolla ja inhimillisellä otteella arkiston työntekijä opasti henkilöitä, jotka metsästivät jälkiä perhehistoriansa dramaattisesta tapahtumasta. Tietojen löytyminen vaati juuri Turun ja sen lähiympäristön hallintohistorian tuntemista, apua hankalien käsialojen ja lähteiden tulkinnassa.  Tällainen asiakaspalvelu olisi ollut mahdotonta chatin kautta jo siksikin, että käsittelyssä oli ihmisten nimiä ja syntymäaikoja, joita ei voi sinne kirjoittaa. Jatkossa tällaiseen on mahdollisuus Turussa vain kerran kuukaudessa.

Liisa Vuonokari-Bomström

Kirjoittaja on tutkijatohtori Suomen historian oppiaineessa ja työskentelee Anu Lahtisen johtamassa Koneen säätiön rahoittamassa hankkeessa Tieto vallan alla. Turvallisuus, arkistot ja avoimuus.