Tässä Kansallisarkiston uuden digitaalisen toimittamisen mallin vaikutuksia tutkimukseen käsittelevän blogisarjan toisessa osassa syvennymme tarkemmin siihen, millaisia ongelmia arkistoaineistojen digitoimiseen liittyy.

Digitoitu asiakirja ei ole sama kuin alkuperäinen 

Digitoiminen on hyvä ja tarpeellinen tapa asettaa arkistoaineistoja käytettäväksi. Tutkijat eivät kaipaa takaisin maailman, jossa ainoa tapa päästä tutkimusaineiston äärelle oli matkustaa arkistoon usein toiselle paikkakunnalle tai kenties maasta toiseen. Helpomman saavutettavuuden lisäksi digitoimalla voidaan yrittää varmistaa arvokkaimpien aineistojen säilyminen. 

Hyvä esimerkki sekä tutkijoita että suurta yleisöä erinomaisesti palvelevasta digitointihankkeesta on renovoitujen tuomiokirjojen digitointi ja saattaminen tekstihaettavaan muotoon. Päivi Happonen ja Tanja Välisalo Kansallisarkistosta markkinoivatkin kesäkuussa 2025 Turun Sanomien vastineessaan oppiaineemme tutkijoiden mielipidekirjoitukseen digitaalisen toimittamisen mallin ongelmista digitaalisuuden ja erityisesti tekstintunnistuksen tuomia uusia mahdollisuuksia tutkijoille. Yksittäisten, onnistuneiden hankkeiden taakse ei saa kuitenkaan jäädä se, että digitointi ei ole paras ratkaisu kaikenlaisten aineistojen kohdalla, eikä digitoitu asiakirja ole läheskään aina tutkijalle helpommin käytettävä kuin fyysinen.

Tekstintunnistus, joka mahdollistaa nopean keinon etsiä tietoa laajoista aineistoista, on voitu tehdä vasta  pienelle osalle Kansallisarkiston digitoiduista aineistoista. Yleensä digitoituja aineistoja käytetään auttamattoman kankeissa käyttöjärjestelmissä kuvia hitaasti sivu kerrallaan selaten ilman mahdollisuutta hakuihin. Tutkija kohtaa välillä myös tilanteita, joissa digitoiduista aineistoista puuttuu sivuja tai kuvat ovat vahingoittuneita. Digitointi on myös voitu tehdä mikrofilmeistä alkuperäisten asiakirjojen sijaan, jolloin kuvien laatu voi olla niin huono, ettei niitä voi käyttää. Toisinaan paperin laatu tai musteen reagointi paperiin aiheuttaa sen, että digitoituna asiakirja on miltei lukukelvoton. Kun asiantunteva tutkija pääsee tarkastelemaan asiakirjaa arkistossa, pystyy hän kuitenkin lukemaan tekstiä. Digitoitujen asiakirjojen käytettävyys ja laatu toivottavasti paranevat tulevaisuudessa, mutta Kansallisarkiston tämän hetken palvelu ei voi perustua  toiveeseen siitä.

Digitaalisen toimittamisen malliin siirtymistä Kansallisarkisto perustelee esimerkiksi tutkijasalien kävijämäärillä ja digitaalisen aineiston käytön lisääntymisellä. Lisäksi Kansallisarkisto vetoaa siihen, että tutkijat usein käyvät arkistossa vain kuvaamassa tarvitsemansa aineiston ja siten “käytännössä digitoivat aineistoja omaan käyttöönsä”. Tässä on kuitenkin ymmärretty väärin tutkijoiden tapa toimia arkistoissa. Arkistovalokuvaus on useimmiten tapa tehdä muistiinpanoja. Tutkija selaa lyhyessä ajassa suuren määrän aineistoja ja kuvaa itselleen vain ne asiakirjat, joista hän on kiinnostunut. 

Tarve päästä käyttämään fyysisiä asiakirjoja ei tule myöskään poistumaan kokonaan, koska digitoitu asiakirja ei koskaan täysin vastaa alkuperäistä. Digitoinnissa paperin pienet merkinnät, musteen laatu ja väri, käsialat tai painojäljen yksityiskohdat eivät välttämättä ole näkyvillä. Paperin paino, paksuus, laatu ja korjaukset jäävät tavoittamattomiin. Usein arkin taustapuolta ei ole digitoitu. Pienet yksityiskohdat ovat tutkijalle tärkeitä vihjeitä asiakirjan synnystä ja sen käytöstä. Vain asiakirja esineenä kertoo siitä, miten sitä on käsitelty ja säilytetty. Tällaiset kysymykset ovat keskeisiä materiaaliselle historiantutkimukselle, joka on merkittävä nouseva tutkimusala niin Suomessa kuin maailmalla. (Lester 2018; Koivunen & Syrjämaa 2016)

Digitoinnin satunnaisuus 

Digitaalisen toimittamisen malli perustuu ensikatsomalta järkevältä vaikuttavaan ajatukseen, jossa digitoidaan juuri niitä arkistoja, joita todella käytetään. Käytännössä malli kuitenkin johtaa siihen, että laajojen kokonaisuuksien järjestelmällisen digitoinnin sijaan digitoidaan yksittäisiä arkistoyksiköitä sieltä täältä. Tämä näkyy jo nyt esimerkiksi Porvoon tuomiokapitulin arkiston kohdalla. Siitä on Hämeenlinnan kokeilun aikana digitoitu joitakin arkistoyksikköjä sarjasta Saapuneet kirjeet. Asiakirjat tilanneen tutkijan näkökulmasta relevantit ja tarpeelliset tilaukset eivät välttämättä hyödytä kovin paljon muita käyttäjiä. Kansallisarkiston Astia-palvelussa ei ole edes mahdollista saada helposti kokonaiskuvaa siitä, mitä osia arkistoista on digitoitu. Käytännössä käyttäjä joutuu tarkastamaan jokaisen arkistoyksikön tilanteen erikseen.

Digitaalisen toimittamisen malli uhkaa viedä resursseja pois suunnitelmallisesta, systemaattisesta, ja parhaiten kokonaisuutta palvelevasta digitoinnista. Pian meillä voi olla käsissämme tilanne, jossa digitaalisesti on saatavilla satunnainen joukko asiakirjoja. Sekä tutkijat että arkistot ovat jo pitkään olleet huolissaan siitä, että digitointipäätöksillä on kauaskantoiset seuraukset tutkimukselle (Elo 2016; Dever 2013). Digitaalisten asiakirjojen saavutettavuus ohjaa helposti tutkimusta tiettyihin teemoihin ja aikakausiin. Kansallisarkiston suunnitelmissa tämä huoli ei kuitenkaan näy. 

Kansallisarkistolla ei ole koskaan ollut tarpeeksi resursseja kaikkien aineistojensa yksityiskohtaiseen luettelointiin. Kun aineistoja digitoidaan, siirtyvät myös aikaisemassa aineistossa olleet virheelliset ja puutteelliset luettelointitiedot ellei digitoijalla ole tarpeellista asiantuntemusta ja aikaa päivittää tietoja. Kun tiedetään, että resurssipula ja kiire ovat jatkuvia ilmiöitä ja digitaalinen toimittaminen asettaa huomattavan aikapaineen työtä tekeville henkilöille, voidaan kysyä, olisiko hyödyllisempää digitoida vähemmän ja valikoidummin ja panostaa sen sijaan digitoitavien aineistojen laadun varmistamiseen. 

Vaikka digitointipäätösten kritisoidaan ohjaavan vahvasti tutkimusta, on myös välttämätöntä esittää kysymys, onko kaiken aineiston digitointi todella järkevä tavoite. Arkistoyksikköjen digitointi ja sähköinen pitkäaikaissäilyttäminen vaativat huomattavan määrän resursseja. Monien paljon käytettyjen arkistokokonaisuuksien kohdalla tällainen resurssien käyttö voi olla tarkoituksenmukaista, mutta koskeeko tämä myös hyvin harvoin käytettäviä aineistoja? Esimerkiksi historiantutkimuksen tulevaisuudesta huolestunut Åbo Akademin pohjoismaisen historian professori Johanna Ilmakunnas piti Svenska Ylen haastattelussa harvoin käytettävien arkistojen digitointia aivan liian kalliina ratkaisuna.

Jos päädymme tilanteeseen, jossa yhä suurempi osa Kansallisarkiston aineistoista säilytetään sekä digitaalisena että paperisena, on seuraava looginen askel miettiä, mitkä kaikki fyysiset aineistot voidaan digitoinnin jälkeen hävittää? Tällä hetkellä Arkistolaitos linjaa, ettei kulttuurihistoriallisesti arvokkaita paperiaineistoja hävitetä, mutta miten ja kuka määrittelee, mitkä ovat näitä kulttuurihistoriallisesti arvokkaita aineistoja?

Itsepalveluasiointi ei korvaa auki olevaa arkistoa

Mahdollisuus harkinnanvaraiseen itsepalveluasiointiin saattaa kuulostaa siltä, että se ratkaisee esimerkiksi isoja arkistokokonaisuuksia käyttävien tai asiakirjojen materiaalisuudesta kiinnostuneiden tutkijoiden ongelmat. Itsepalveluasiointi ei kuitenkaan korvaa sitä, että paikalla olisi osaavaa henkilökuntaa auttamassa oikeiden aineistojen löytämisessä ja vastaamassa tutkimuksen edetessä nouseviin kysymyksiin. Onkin hämmästyttävää, kuinka vähän arvoa Kansallisarkisto tuntuu antavan oman henkilökuntansa ammattitaidolle, kun se näkee, että asiakkaat pärjäävät täysin ilman heidän apuaan. Verkkosivuilla tarjottava chat-asiakaspalvelu ei korvaa kasvokkain tarjottavan palvelun tarvetta etenkään, kun sen ohjeissa kerrotaan sieltä saatavan apua vain verkkopalveluiden ja digitaalisten aineistojen käyttöön.

Kansallisarkistossa on myös paljon arkistoja, joita on pakko käyttää paikan päällä. Tällaisia ovat esimerkiksi ne säilytettäväksi annetut aineistot, jotka ovat tallettajan omistuksessa. Laajimpia tällaisia aineistoja lienevät seurakuntien arkistot. Kansallisarkisto säilyttää aineistoa, mutta ei voi digitoida sitä ilman omistajan lupaa. Erityisesti seurakuntien laajojen aineistokokonaisuuksien kohdalla tämä tulee tuottamaan tutkijoille vaikeuksia. Vaikka kirkonkirjoja on digitoitu melko laajasti, on seurakuntien arkistoissa vielä paljon digitoimatonta aineistoa.  Kun arkistoja ei voida digitoida ja alkuperäisen aineiston tutkiminen on laajasti rajoitettua, tulee se vaikuttamaan tutkijoiden työhön, ja väistämättä myös siihen, mitä tutkitaan. Jos kansallisarkiston säilytykseen annettuja aineistoja ei voida käyttää eikä numeroita niiden käyttömääristä siten ole esittää, tehdäänkö seuraavaksi päätelmä, etteivät ne ole tarpeellisia? 

Hankalaan asemaan joutuvat myös ne tutkijat, jotka käyttävät aineistoja, joissa on käyttörajoitus. Tällaisia aineistoja saa digitoitunakin käyttää toistaiseksi vain Kansallisarkiston toimipisteissä. Jos lupaa omatoimikäyttöön ei ole, arkistotutkimusta on mahdollista tehdä vain kerran kuussa avoimena tutkijasalipäivänä. Vaihtoehtona on matkustaa sellaiselle paikkakunnalle, jossa Kansallisarkiston toimipiste on useammin auki.

Kirjoitus on osa blogisarjaa, jossa käsitellään Kansallisarkiston digitaalisen toimittamisen mallin vaikutuksia historiantutkimukseen.

Taina Saarenpää, FT, tutkijatohtori
Liisa Vuonokari-Bomström, FT, tutkijatohtori
Mari Välimäki, FT, dosentti

Topi Artukka, FT, tutkijatohtori
Ulla Ijäs, FT, dosentti
Terhi Kivistö, FM, Arkistoalan yliopisto-opettaja
Mikael Korhonen, FT
Jenni Kuuliala, FT, yliopistonlehtori
Kirsi Laine, FT, tutkijatohtori
Tiina Männistö-Funk, FT, dosentti
Heidi Pitkänen, FM, väitöskirjatutkija
Suvi Rytty, FT, tutkijatohtori
Mikko Saira, FM, väitöskirjatutkija
Sakari Salokannel, FM, väitöskirjatutkija
Anna Sassali-Tanila, FM, väitöskirjatutkija
Josefine Sjöberg, FM, väitöskirjatutkija
Maria Syväniemi, FM, väitöskirjatutkija
Kirsi Vainio-Korhonen, Suomen historian professori
Noora Viljamaa, FM, väitöskirjatutkija
Charlotta Wolff, Suomen historian professori

Lähteet:

Dever, Maryenne, “Provocations on the pleasures of archived paper”, Archives & Manuscripts 41, 2013:3, 173–182, doi: 10.1080/01576895.2013.841550
Elo, Kimmo, ”Digitaalisen historiantutkimuksen kenttää louhimassa”, Kimmo Elo (toim.) Digitaalinen humanismi ja historiatieteet, THY, Turku 2016.
Koivunen, Leila & Syrjämaa, Taina, “Esineet ja materiaalisuus historiassa”, Historiallinen Aikakauskirja 114, 2016:2, s. 123–124, doi: 10.54331/haik.140309.
Lester, Peter, ”Of mind and matter: the archive as object”, Archives and Records 39, 2018:1, s. 73–87, doi: 10.1080/23257962.2017.1407748.