Kansallisarkistossa on käynnissä Astia-verkkopalvelun uudistustyö. Astia on verkkopalvelu, joka lienee monelle historiantutkijalle ja -opiskelijalle tuttu. Astiaa ei voi olla käyttämättä, mikäli haluaa perehtyä Kansallisarkiston toimipisteissä säilytettäviin alkuperäisaineistoihin.

Astia-verkkopalvelun kautta voi hakea Kansallisarkistossa säilytettäviä aineistoja ja tutkia löytämiään aineistoja joko verkossa tai tilata ne käytettäviksi jossakin arkiston toimipaikoista. Astian kautta voi myös hakea oikeutta käyttörajoitettuun aineistoon. Lisäksi verkkopalvelussa voi tehdä tietopyyntöjä ja seurata, koska tilattu materiaali on käytettävissä tutkijasalissa. Vaikka Astia on monikäyttöinen, ovat käyttäjät usein todenneet sen myös hankalaksi.

Verkkopalvelun uudistuksesta vastaavan ylitarkastaja Satu Sorvalin mukaan yksi Astian uudistuksen syistä onkin se, että verkkopalvelun käyttö on koettu vaikeaksi. Asiakaspalautteissa Astiaa on luonnehdittu sekavaksi ja ulkoasultaan karuksi. Tämä ei ole ihme, sillä verkkopalvelua ei ole uudistettu sen käyttöönoton jälkeen vuonna 2012. On siis aika kehittää jotakin uutta ja käyttäjäystävällisempää.

Astia-verkkopalvelu ei ole kuitenkaan ainoa kehityksen kohde Kansallisarkistossa. Samaan aikaan ollaan siirtämässä Vakka– ja Aarre-tietokannoissa olevat aineistojen kuvailutiedot uuteen kuvailutietojärjestelmään, jota uusi Astia tulee hyödyntämään. Kun kuvailutiedot on siirretty ja uusi Astia on voitu ottaa käyttöön, Vakan, Aarteen ja Digitaaliarkistojen käyttöliittymät poistetaan käytöstä. Kuvailutietojen siirto järjestelmistä toiseen kestää useita kuukausia ja se vaikuttaa Astian käyttöönoton aikatauluun. Digitaaliarkistosta luovuttaessa digitoidut aineistot tulevat käyttöön keskitetysti uuden Astia-verkkopalvelun kautta. Digitoitujen aineistojen käyttöön ei kuitenkaan tule katkosta, Sorvali lupaa.

Satu Sorvalin mukaan uuden Astian myötä Kansallisarkiston aineistojen haku paranee, verkkopalvelu on käytettävämpi ja saavutettavampi kuin nykyinen Astia ja digitaalisten aineistojen käyttö monipuolistuu.

Uudistuksessa on pyritty muun muassa siihen, ettei käyttäjän tarvitsisi tuntea Kansallisarkiston arkistorakennetta samalla tavoin kuin nykyään tehdäkseen tehokkaita hakuja, joskin myös tulevaisuudessa Astiasta näkee hakutuloksissa arkiston rakenteen. Nykyisin Astia antaa hakutuloksiksi vain arkistoyksiköitä, uudessa Astiassa hakutuloksia saa arkistoista, sarjoista, alasarjoista ja arkistoyksiköistä. Lisäksi uudessa Astiassa voi hakea aineistoon liittyvällä toimijalla, joka voi olla henkilö, yhteisö, organisaatio tai vaikkapa jokin suku.

Edelleenkään yksittäistä menneisyyden henkilöä ei kuitenkaan löydä Astian kautta, ellei hänen nimeään mainita aineiston tai aineistoon liitetyn toimijan kuvailutiedoissa. Tämä tarkoittaa sitä, että Astiassa ei voi kohdistaa hakua yksittäisen asiakirjan sisältöön (esim. perukirja, tuomiokirja, kirje jne.), vaan palvelussa tehtävät haut tuottavat tuloksia aineistojen ja niihin liitettyjen toimijoiden kuvailu- eli metatiedoista. Yksittäiseen henkilöön liittyviä aineistoja etsivän tulee siis edelleen olla jossain määrin tietoinen siitä, minkä tyyppisestä lähteestä hänen etsimänsä tieto voisi löytyä.

Astiassa säilyy kaksitasoinen käyttömahdollisuus: verkkopalvelua voi käyttää tunnistautumatta tai tunnistautuneena. Tunnistautuminen tapahtuu esimerkiksi verkkopankkitunnuksilla tai Haka-järjestelmän kautta. Kuten nykyäänkin, aineistotilaukset tehdään tunnistautuneena ja samoin käyttörajoitettuun aineistoon haetaan käyttöoikeutta ainoastaan tunnistautuneena. Järjestelmään tunnistautuminen kannattaa muutenkin, sillä tällöin voi nähdä henkilötietoja sisältäviä kuvailutietoja, olettaen, että on ilmoittanut hyväksyttävän käyttötarpeen näille tiedoille.

Haastatellessani Satu Sorvalia sain nähdä suunnitelmia siitä, millainen uusi Astia tulee olemaan ja miten verkkopalvelu tulee toimimaan. Lyhyen perehtymisen perusteella sanoisin, että uuden Astian käytettävyys on helpompi ja intuitiivisempi kuin vanhan, hakuehdot ovat myös laajemmat kuten on luvattukin. Yleisesti voi sanoa, että jos on tottunut käyttämään Finnaa, osannee käyttää myös uutta Astiaa. Käyttöliittymä on hyvin samankaltainen.

Digitoitujen aineistojen osalta uudessa Astiassa voi esimerkiksi zoomata ja kääntää digitoituja kuvia kuten aiemminkin. Kuvien tallentaminen on myös edelleen mahdollista uudessa verkkopalvelussa. Suurin uudistus digitoitujen aineistojen osalta tapahtuu kuitenkin aikaisintaan muutaman vuoden kuluttua. Sorvalin mukaan tulevaisuudessa aineistojen haussa ja selauksessa on mahdollista hyödyntää tekstin koneellista tunnistusta: verkkopalvelussa tulee olemaan mahdollisuus kohdistaa haku koneella tai käsin kirjoitetun digitoidun asiakirjan sisältöön ja tarkastella rinnakkain kuvaa ja koneluettua tekstiä.

Kansallisarkisto oli mukana Euroopan unionin rahoittamassa READ-hankkeessa, jossa käsikirjoitusten koneluentaan kehitettiin Transkribus-sovellus. Transkribusta tullaan hyödyntämään myös Astia-verkkopalvelussa käsinkirjoitettujen tekstien lukemisessa. Parhaillaan on käynnissä Transkribuksen testaus suomalaisilla aineistoilla. Tällä hetkellä transkribusta voi testata Tuomiokirjahaussa, jossa voi suorittaa hakuja ja selata renovoitujen eli puhtaaksikirjoitettujen tuomiokirjojen ilmoitusasioiden pöytäkirjoja Ilmajoen, Janakkalan, Jämsän, Kajaanin, Karjalan alisen ja ylisen, Kemin ja Keski-Pohjanmaan tuomiokunnista vuosilta 1810–1870. Muut tuomiokunnat tulevat saataville vuoteen 2020 mennessä.

Astia-verkkopalvelun julkaisun alkuvaiheessa tuomiokirjojen yhteyteen tulee linkki, joka ohjaa erillisille sivuille, joilla voi konelukea edellä mainittuja tuomiokirjoja. Myöhemmin on tarkoitus, että käsinkirjoitettujen aineistojen koneluenta on mahdollista Astia-verkkopalvelussa.

Uusi ja ehompi Astia-verkkopalvelu on näillä näkymin tutkijoiden käytössä aikaisintaan syksyllä 2020. Julkaisun aikatauluun vaikuttavat edellä mainitut yhtäaikaiset uudistukset Kansallisarkiston järjestelmissä.

Jos ei malta odottaa uuden Astian julkaisemista, voi verkkopalveluun tutustua Kansallisarkiston asiakasraadin jäsenenä. Asiakasraatilaiset pääsevät testaamaan ensimmäisinä uudistettua verkkopalvelua ja antamaan palautetta sen ominaisuuksista. Asiakasraatiin pääsee liittymään Facebookissa: Kansallisarkiston asiakasraati

Mari Välimäki
Kirjoittaja toimii Suomen historian oppiaineessa väitöskirjatutkijana ja työskentelee Turun yliopiston ja Åbo Akademin yhteishankkeessa Tie meren yli / Vägen över havet

Yläpalkin kuva: Kansallisarkisto.